ファクタリングの書類って何が必要？それぞれの意味と取得方法を解説！1

はじめに

売掛債権の譲渡による現金化で注目を集めるファクタリング、そんなファクタリングに必要な書類についてわかりやすく解説していきます。ファクタリングの書類を知ることは、売掛債権を使った資金調達方法を知ることに繋がります。

そしてそれは資金繰りの安定化、急な資金不足に対応するのに役立つことになります。

大切なのは必要書類の意味と、それを取得する方法を理解することで、いずれもファクタリングの利用における大事なポイントです。

一見難しそうに思えても、1つ1つ確認して理解していけば、やがてファクタリングは実用的で難しくないものと捉えられるようになるでしょう。

①登記簿謄本（法人の場合）

ファクタリングの必要書類の1つで特に重要なのは、いわゆる登記簿謄本です。

登記簿謄本は法人がファクタリングを利用する場合に必要なものです。

登記簿謄本とは正確には商業登記簿謄本と呼ばれる書類で、会社に関する基本的な情報が記されています。

例えば本社所在地や会社名に役員の名前、会社が設立された目的などが含まれます。

これは事業の事実を証明する書類でもあって、履歴事項証明書や現在事項証明書、閉鎖事項全部証明書と代表者事項証明書に分けられます。

取得方法は窓口が法務局で、直接出向いて申請書の提出か証明書発行請求機の操作、郵送で収入印紙や切手つき返信用封筒と共に申請、オンライン申請のいずれかとなります。

法務局のオンライン申請を利用される場合は下記のリンクをご利用ください「オンライン申請のご案内」はこちら

②身分証明書

身分証明書は会社の代表者のもので、銀行口座を開設する時などに用意するものと同じで、免許証やパスポート、マイナンバーカードといった写真つきの公的な書類が該当します。

どの身分証明書の提出を認めるかはファクタリング会社によりますが、これらの書類は大抵の場合認められるケースが多いです。

取得方法は当然のことながらそれぞれ異なり、免許証であれば試験を受けて合格、パスポートは書類を揃えて申請が基本となります。

マイナンバーカードはスマホやパソコンの他、郵送や証明写真機で申請します。

受け取りは市区町村から届いた交付通知書と身分証明書などを持参して、指定の窓口に出向いて行います。

③決算書（法人の場合）or 確定申告（個人の場合）

決算書は法人の場合、ファクタリング会社が企業の業績を確認する目的で必要となる書類です。

決算書とは正式名を財務諸表といって、一定期間の経営成績や財務状態を知るのに役立ちます。

具体的には貸借対照表や損益計算書、株主資本等変動計算書やキャッシュ・フロー計算書などがあてはまります。

しかし開業したばかりで決算書が用意できない場合は、ファクタリング会社に相談する必要があるでしょう。

決算書の取得方法は自社で作成するのが基本で、パソコンを使いソフトに項目を入力して作成できます。

経理部や会計担当がいる会社であれば、これらに問い合わせることで決算書を取得できる可能性があります。

個人事業主の場合は決算書ではなく確定申告書類を提出することになります。

これは税務署に申告済みの確定申告書を用意するのが基本です。

いずれも直近3ヶ月分の状況がわかる書類が望ましいといえます。

④通帳

通帳は説明不要ですが、これは過去の取引を証明する書類となります。

こちらも過去3ヶ月分の用意と提出がポイントで、ファクタリング会社に取引の事実を確認してもらうのに必要です。

通帳は基本的に手元に置いてあるはずですが、ない場合は金融機関に申請して発行が不可欠です。

⑤印鑑証明書 

印鑑証明書とは印鑑が本物と証明する為の書類で、印鑑登録証かマイナンバーカードを用意して申請となります。

これらの取得に必要な書類は、役所の窓口だけでなくコンビニでも取得できます。

コンビニの場合はマイナンバーカードのみが有効で、他に手数料が必要となります。

⑥請求書・発注書・納品書・契約書など売掛債権の存在を確認できる物

売掛債権の存在を認識してもらう書類とは、請求書や発注書に納品書、それと契約書があります。

ファクタリング利用者と取引先との取引内容を証明したり、売掛債権の金額や入金日などを知るのに必須です。

請求書は取引が発生した際に発行されたものが必要で、紛失しないように保管することが大事ですが、紛失してしまったら再発行となります。

発注書は文字通り発注する側が取引先にその旨を伝える書類で、発注時に作成され発行されます。

同様に、納品書は商品が納品された時に発行されるもので、契約書は取引の契約が締結される時に作成、発行される書類です。

いずれにしても売掛が発生したことを証明するのに欠かせませんから、必ず有効な書類を用意して提出することが求められます。

契約が架空のものではないこと、売掛債権とその存在を認識してもらう書類が正真正銘の本物とファクタリング会社に認めてもらうことが肝心です。

⑦売掛先企業との基本契約書 

売掛先企業との基本契約書は、継続的な取引などで請求書や納品書といった書類がない場合に必要です。

基本契約書とは継続的取引の際に、継続される取引の契約内容を予めまとめて合意する内容の契約書です。

基本契約書の取得方法は、契約時に作成して保管しておいたものを提出となります。

基本契約書には契約の目的と納入や検収に関すること、所有権が移転するタイミングや瑕疵が発生した場合の責任の所在などが記されるのが一般的です。

他にも契約期間や契約解除に関する項目、個別契約が適用される範囲なども内容に含まれます。

基本契約書は作成後、相手方に送付して押印してもらい返送となります。

郵送だと印紙代が掛かりますが、電子契約書なら不要です。

ファクタリングの必要書類ーまとめー

ファクタリングに必要な書類をまとめると、会社の基本情報といえる登記簿謄本や身分証明書、業績を確認する為の決算書や確定申告書、取引を把握する為の通帳が必要だとわかります。

これらの他にも印鑑を本物と証明する印鑑証明書、請求書や発注書に納品書、契約書といった売掛債権の存在を確認する書類も必要となります。

取得方法は異なりますが、どれもファクタリング会社にとって、ひいては売掛債権の譲渡に必要な書類と理解して用意すること、提出を行うことが大事です。

また、ファクタリング 初回のみ提出物が多いですが2回目からの利用は必要書類が少なくなることもあります。初回の利用でもファクタリング 請求書のみで行える会社もあります。