原本確認とは？金融・ファクタリング業界で必須の理由と正しい手順を徹底解説

原本確認の意味と実務のコツ：ファクタリング・金融の審査で失敗しないために

「原本確認って、コピーじゃダメなの？」「オンライン契約でも必要？」——ファクタリングや融資、口座開設などの手続きで必ずと言っていいほど出てくるのがこのワードです。はじめて聞くと難しく感じますが、実は「本物をちゃんと見たか」を確認する、とてもシンプルで重要な作業。この記事では、金融・ファクタリングの現場で使われる“原本確認”を、意味から実務の手順、注意点まで丁寧に解説します。読み終える頃には、何をどう準備すればいいかが具体的にイメージできるはずです。

業界ワード（原本確認）

定義

原本確認とは、コピーやスキャン画像に頼らず、実物の書類（原本）または真正性が担保された電子原本を直接確認し、記載内容や真正性（改ざんの有無・発行主体の正当性）を確かめる行為です。金融・ファクタリングでは、本人確認、取引の実在確認、債権の存在確認などの審査・与信工程で実施されます。紙の場合は現物を目視し、電子の場合は電子署名やタイムスタンプ、発行元サイトの照会などで真正性を確認します。

原本確認が重要な理由

原本確認は、単なる形式チェックではありません。以下のリスクを減らすための、実務上の要（かなめ）です。

• 偽造・改ざんリスクの低減：コピーや画像は改変が容易。原本で見れば不自然な印影、網掛け、微妙な色味の違いに気づけます。
• なりすまし・反社リスクの抑制：本人確認や法人資格確認の精度が上がり、KYC/AML（犯罪収益移転防止）の実効性が高まります。
• 二重譲渡・架空債権リスクの抑止：ファクタリングでは売掛債権の実在性と一者性が重要。請求書や納品・検収の原本で裏付けます。
• 後日トラブルの防止：誰が、いつ、何を、どう確認したかの証跡を残すことで、監査・紛争時の立証力が高まります。

現場での使い方

原本確認は、金融・ファクタリング・為替事務などの幅広い工程で登場します。言い回しや関連語も合わせて押さえておきましょう。

言い回し・別称

• 原本提示：原本を見せてください、という依頼の言い方。
• 原本照合：原本と写し（コピー）を突き合わせて一致を確認。
• 原本預かり／原本回収：一定期間、原本そのものを預かる運用。
• 現認（げんにん）／現物確認：現物を実際に目で見ること。
• 原本確認済印／現認印：確認済であることを示す印影や記載。

使用例（3つ）

• ファクタリング審査時：「請求書と検収書の原本確認をさせてください。対面または郵送での現認、もしくは電子原本の真正性確認でも結構です。」
• 本人確認（KYC）：「運転免許証の原本確認を実施します。表裏と斜め撮影、厚み確認のための動画撮影にご協力ください。」
• 法人資格確認：「最新の登記事項証明書と印鑑証明書の原本照合を行い、社判との一致を確認します。」

使う場面・工程

• 口座開設・融資申込・ファクタリング申込の受付
• 与信審査（売掛債権の実在確認、本人・法人の資格確認）
• 契約締結（契約書の原本確認、電子契約の署名者確認）
• 債権譲渡実行（譲渡通知・承諾書の原本確認、通帳原本照合）
• モニタリング・監査（保存原本の再確認、写しとの照合）

関連語

• 写し（コピー）／謄本・抄本／受領印／訂正印／割印
• 電子署名／タイムスタンプ／電子原本／真正性・見読性・関連性の確保
• KYC／AML／本人確認書類／反社会的勢力チェック
• 債権譲渡登記／譲渡通知／債務者承諾／二重譲渡

対象書類と確認ポイント（ファクタリング・金融の実務）

本人確認書類（個人・個人事業主）

• 運転免許証、マイナンバーカード（表面）、パスポート（所持人記入欄の有無に注意）、在留カードなど
• 確認ポイント：氏名・住所・生年月日・有効期限・券面の厚みやホログラム、ICチップ一致（可能な場合）

法人資格・権限確認

• 登記事項証明書（履歴事項全部証明書）、印鑑証明書、定款の写し（原本照合）、取締役会議事録（必要時）
• 確認ポイント：最新発行日、商号・本店所在地、代表者、目的、権限（代表権）、社印の一致

取引・債権関連書類（ファクタリングの肝）

• 見積書／発注書（注文書）／納品書／検収書（受領書）／請求書
• 譲渡通知書／債務者承諾書／基本契約書（取引基本契約）／売掛金元帳
• 確認ポイント：取引先名、品目・数量・金額・日付の整合、社判・受領印の真偽、訂正の有無、請求書番号の連続性、検収の事実

金融・残高確認

• 通帳原本（表紙・1〜最終記帳）、ネットバンク明細（公式画面の原本性確認）
• 確認ポイント：売掛金の入金実績、資金の流れ、名義一致、スクリーンショットの改ざん排除（画面共有または公式出力）

税務・売上裏付け

• 確定申告書控え・申告書別表・税務署の受理印または電子申告の受信通知
• 確認ポイント：売上高・相手先の分布、受理の真正性（電子の受信通知ファイルを含む）

紙の原本確認の手順（対面・郵送）

• 事前案内：対象書類、目的、返却可否、所要時間を明確化。相手に安心感を与えます。
• 受領方法：対面での現認が基本。遠方や非対面時は郵送で原本預かり（追跡・転送不要指定など安全手段を選択）。
• 確認観点：発行元、発行日、鮮明さ、改ざん痕（不自然な余白・ズレ）、印影のにじみ・圧痕、割印の貫通、訂正箇所と訂正印。
• 照合：申込情報・他書類と突合（氏名／会社名／住所／金額／日付／番号）。一貫しない点は理由ヒアリング。
• 記録：確認者・確認日・方法・対象・相違点を記録。必要に応じ「原本確認済」「原本照合済」と明記し、写しに現認印。
• 保管・返却：原本預かりが不要なら速やかに返却。写しは社内規程に沿って安全に保管。

電子原本の確認（オンライン時代の実務）

電子契約や電子請求書が普及し、「電子でも原本性を担保できるか」が重要になりました。ポイントは「真正性」「見読性」「保存性」の3つです。

• 真正性の確認：電子署名（発行者の証明書と有効期限）、タイムスタンプ（改ざん検知）、発行元システムからの直接取得（ダウンロードURLや監査証跡）。
• 見読性：誰が見ても読み取れる形式（PDF、標準的レイアウト）。文字欠けやレイヤー問題がないこと。
• 保存性：改ざん防止（WORM的管理）、アクセス権限、バックアップ。業務規程に従った保存期間の設定。

国内で広く使われる電子契約サービス（例：クラウドサイン、GMOサイン、DocuSignなど）では、署名者・タイムスタンプ・監査ログの出力ができ、原本性の確認に役立ちます。利用の可否や要件は各社規程に従ってください。

ファクタリング特有の着眼点

• 架空・循環取引の排除：見積→発注→納品→検収→請求の流れが自然か、相手先の実在性（所在地・電話）と過去入金実績を原本で裏付け。
• 二重譲渡の抑止：譲渡通知・承諾書の原本確認、必要に応じて債権譲渡登記の照会を活用（必須かはスキーム・規程による）。
• 支払サイトと与信の整合：請求日・支払期日・約款の整合、相手先の支払慣行（遅延の有無）を通帳原本で補強。
• 三者間/二者間の違い：三者間は債務者承諾の原本確認が要点。二者間では債務者への通知方法と証跡の厳格化が重要。

よくあるNGと注意点

• 白黒コピーのみで判断：偽造の見抜きが難しい。原本か、電子なら署名・タイムスタンプ付きの正本データで。
• 有効期限切れの身分証：KYC不備の典型。期限・住所変更の裏書まで確認。
• スクリーンショットの乱用：ネット明細は公式ダウンロードや画面共有で真正性を補強。改ざんの余地を抑える。
• 個人情報の過剰取得：目的外の写し保管はリスク。マスキング（不要箇所の黒塗り）や最小限収集の原則を徹底。
• 確認者の属人化：ダブルチェックやチェックリスト、現認印・ログで仕組み化。

関連ルールの概要（実務で意識したいこと）

具体的な適用は各社規程・契約・最新法令に従いますが、実務で意識される枠組みは次の通りです。

• 本人確認（KYC）：犯罪収益移転防止の観点から、真正な本人確認が求められます（対面確認、eKYCなど）。
• 電子文書の信頼性：電子署名法、タイムスタンプの活用、電子帳簿保存に関する要件に沿った保存管理。
• 個人情報保護：利用目的の明示、適切な安全管理、最小限の取得・保管。
• 商慣行・監査対応：確認記録の整備、保存期間の社内規程化、監査時の再現性確保。

保存と記録：どれくらい保管する？

保存期間は法令・契約・社内規程によって異なります。会計・税務関連は中長期の保管が一般的で、審査・KYC関連も監査対応を考えた期間設定が多いです。電子で保存する場合は、改ざん防止とアクセス管理、バックアップ、検索性の確保まで含めて運用設計しましょう。

原本確認の実務フロー（チェックリスト付き）

事前準備

• 対象書類の一覧化（本人確認、法人資格、取引裏付け、残高、税務など）
• 確認方法の決定（対面／郵送／オンライン）と代替手段（電子原本の真正性確認）
• 相手への案内文（目的、必要書類、所要時間、返却方針、情報保護）

確認時

• 発行元・発行日・真正性の要素（印影・ホログラム・署名・タイムスタンプ）
• 相互突合（氏名・住所・金額・日付・番号）：不整合はメモとヒアリング
• 訂正の有無（二重線＋訂正印の有無）、割印の貫通、受領印の整合性
• 電子の場合は署名検証・証明書の有効期限・監査ログの取得

記録・保存

• 確認者・日時・方法・対象・結果・差異・対応策を記録（テンプレート化）
• 写しへの「原本照合済」「原本確認済」記載と現認印（社内ルールに準拠）
• 保存先の区分（機密度、アクセス権限）、改ざん防止とバックアップ

「原本確認」と似た言葉の違い

• 原本確認：原本（または真正な電子原本）そのものを見て真正性を確認。
• 原本照合：原本と写しを付き合わせ、一致しているかを確認。
• 原本証明（写しの原本証明）：写しに「原本と相違ない」と明記し、作成者が署名・押印する行為。
• 謄本／抄本：戸籍や登記などで、全部（謄本）／一部（抄本）を写した公的写し。公的機関発行でも、最新性や目的適合性を要確認。

ケーススタディ：ファクタリング審査の原本確認

ある製造業A社が、取引先B社に対する売掛金3,000万円をファクタリングで資金化したいケースを想定します。

• 対象書類：基本契約、発注書、納品書、検収書、請求書、売掛金元帳、通帳原本、B社との過去入金実績、代表者本人確認、商業登記。
• 確認の要点：
  • 取引の連続性：発注→納品→検収→請求の整合と不自然な日付の飛びがないか。
  • 印影・受領印：B社の受領印またはシステム受領の証跡、訂正の有無。
  • 請求書番号の連続性：過去請求と整合するか、ダブりや飛びがないか。
  • 入金裏付け：同様取引の過去入金が通帳原本で確認できるか。
  • 三者間の承諾：B社の承諾書原本または確実な送達証跡（内容証明等）で通知の実効性を担保。
• 電子書類が混在する場合：電子契約の署名検証、電子受領の監査ログ、PDFのタイムスタンプ確認を併用。

オンライン時代のeKYCと原本確認の考え方

非対面での口座開設・契約が一般化し、eKYC（オンライン本人確認）が広く使われています。ここでも本質は「原本性の担保」です。

• 動的チェック：顔の向き・瞬き・厚み（斜め）確認など、実物性の検出でなりすましを防止。
• IC読み取り：可能な場合は公的IDのIC情報で券面との一致確認。
• 画像改ざん対策：リバースイメージ検索、メタデータ、解析ツールで異常検知。
• 運用面：再撮依頼の基準、保管領域の暗号化、アクセス権限の最小化。

トラブル時の対処

• 原本紛失：発行元への再発行依頼、代替証明（受領証、発行元照会結果）、紛失経緯の申立書。
• 不一致が判明：差異の記録、相手先への確認、第三者証跡（メール履歴・システムログ）で補強。重大なら取引見送りも検討。
• 電子署名の検証不可：別経路で発行元に真偽照会、紙に落とした写しではなくオリジナルデータの再送を依頼。

原本確認Q&A

• Q. 写真やPDFだけで足りますか？
  A. 原則は原本（または真正な電子原本）。写真・PDFは補助で、真正性が確認できる条件（電子署名・タイムスタンプ・公式出力）を満たす必要があります。
• Q. 「原本確認済」はどう記録しますか？
  A. 写しに確認者・日付・方法を記載し現認印、またはワークフローに電子記録（ログ）を残します。規程で統一しましょう。
• Q. 原本は返してもらえますか？
  A. 多くは確認後に返却（写し保管）。稀に一定期間預かりが必要なケースもあるため、事前に方針を確認してください。
• Q. 電子請求書は“原本”になりますか？
  A. 適切な電子署名・タイムスタンプ・監査ログがあれば、電子原本として扱えます。運用要件は各社規程に従います。
• Q. 「原本照合」との違いは？
  A. 原本確認は実物や電子原本の真正性チェックを含む広い概念、原本照合は原本と写しの一致確認にフォーカスした行為です。

導入・運用のコツ（小さな工夫で品質を上げる）

• テンプレ化：対象書類ごとのチェックリスト、現認記載欄、差異メモ欄を標準化。
• 二重化：高額・高リスク案件はダブルチェック。電子は署名検証＋発行元照会の二段構え。
• 教育：実物サンプル（偽造例・正規例）でOJT。判定の迷いをすぐ共有できるチャネル整備。
• IT活用：OCR・画像解析・ログ自動取得で作業を省力化。人の判断はリスク箇所に集中。

まとめ：原本確認は“形”ではなく“本質”を確かめる作業

原本確認は、コピーを嫌う形式的な手続きではなく、「取引が本物か」「相手が本当の相手か」を確かめるための要。紙でも電子でも、真正性をどう担保するかがポイントです。とくにファクタリングでは、取引の流れと証跡の一貫性、売掛金の実在性の確認が資金化の成否を分けます。

この記事のチェックリストと手順を使えば、初めての方でも何を提示・確認すべきかが明確になり、審査のスピードと精度が上がります。迷ったら「発行元は正当か」「改ざんの余地はないか」「他書類と矛盾はないか」を自問し、記録を丁寧に残す。これが原本確認の最短ルートです。