照合表とは？ファクタリングや金融業界で失敗しない使い方と作成のポイント徹底解説

金融実務の「照合表」完全ガイド—ファクタリング・振込・為替で迷わない作り方と読み解き方

「照合表って何のためにあるの？」「請求書や元帳とどう違うの？」——はじめて金融や経理の現場に入ると、耳慣れない言葉に不安を感じる方は多いものです。この記事では、ファクタリングや銀行・為替の実務で日常的に使われる「照合表」の意味、作成・運用のコツ、現場での言い回しや関連用語まで、初心者にもわかりやすく丁寧に解説します。読むだけで、書類の見方がクリアになり、照合や確認作業のミスがグッと減らせるはずです。

業界ワード（照合表）

定義

照合表とは、当事者間（社内・社外を問わず）で取引明細や金額の一致を確認するための一覧表です。取引番号・日付・相手先・金額・消費税・期日・差引や控除などの明細を並べ、合計と内訳を相手と突き合わせ（照合）ます。目的は「記録と現実（入金・支払・残高）が整合しているか」を明確にし、差異があれば早期に原因を突き止めること。ファクタリングでは債権の有無・金額・支払期日の確認、銀行実務では振込内訳の通知や入金の消込、為替では送金・手数料・着金額の整合確認等に使われます。

似た用語に「残高照合表」「残高確認書（バランス・コンファメーション）」「ステートメント（取引計算書・取引残高通知）」などがあります。実務では会社ごとに名称が異なることがありますが、本質は「双方の数字を合わせて相違を埋める」ためのコミュニケーションツールです。

照合表の役割と価値

照合表の主な役割は次のとおりです。

• 整合性の担保：記録と事実（入金・支払）のズレや認識違いを見える化します。
• 内部統制・監査対応：相手方確認の痕跡（エビデンス）として、監査や社内統制で評価されます。
• 回収・支払の実務効率化：消込や督促の前提情報を整理し、差異原因の切り分けを容易にします。
• 信用管理：ファクタリングや与信判断で、請求の正当性・紛争有無の確認材料になります。

金融・ファクタリング・為替での典型パターン

照合表は使われる場面によって形が少しずつ異なります。代表例は以下のとおりです。

• ファクタリング（債権買取）：債務者向けの債権照合表（請求書番号・金額・期日・受領確認など）／回収時の入金照合表（どの請求分に充当するかの内訳）
• 銀行・振込：振込照合表（Remittance Advice、振込明細の内訳通知）／給与や総合振込の内訳表（従業員・支払先ごとの金額一覧）
• 外国為替：為替照合表（SWIFT通知と手数料・為替差損益・着金額の整合確認）
• 会計・経理：売掛金残高照合表／買掛金残高照合表（期末の相手先確認・差異解消）

基本構成と記載項目

最低限おさえるべき項目

照合表のフォーマットは自由ですが、以下の項目を押さえると実務に強くなります。

• 照合対象期間・締日（例：2025年3月度、3/1〜3/31）
• 相手先名・コード、担当者、連絡先
• 明細情報：取引日、請求書番号／伝票番号、品目・案件名（必要に応じて）、数量、単価、税抜金額、消費税額、税込金額
• 支払・回収条件：支払期日、支払サイト、約定通貨、レート（為替が絡む場合）
• 差引・控除：値引、返品、延払利息、手数料控除、源泉徴収（該当する場合）
• ステータス：入金日、消込状況（未消込／一部消込／消込済）、差異メモ
• 合計欄：明細合計、繰越／期首残、期中増減、期末残
• 確認欄：相手方の承認方法（社印・署名・メール同意・ポータル承認など）

ファクタリング特有の追記事項

債権買取（2社間・3社間）での照合表には、次の情報を加えると効果的です。

• 債権譲渡日、買取代金支払日、買取率、留保金・手数料の内訳
• 債務者（買い手）名・コード／元請・下請の階層
• 債権の対価性（役務提供完了・検収済みの有無）
• 否認・減額・遅延に関する備考（紛争リスクの早期検知）

作成のポイント（ミスを防ぐ設計思想）

1. 一意の識別子で「名寄せ」できる設計

請求書番号・注文番号・案件IDなど、どのデータソースにも共通するキーを必ず入れます。これがないと「誰が何に対する支払（回収）なのか」の突合が困難になり、消込が進みません。

2. 合計＝明細合計の一致を常に可視化

照合表のフッターで「明細合計」「差引後合計」「相手方計上額」「差異額」を横並びに。差異がゼロでない限り承認できない運用にしておくと、確認漏れが激減します。

3. 通貨・税・手数料の「基準」を明記

為替や消費税、手数料控除が絡むとズレの原因が複雑化します。通貨、レート基準日、税率、控除方式（総額相殺か明細控除か）を明記しましょう。海外取引では「送金額＝請求額−送金手数料」となることが多く、手数料を差し引いた実入金額で照合してしまうミスが頻発します。

4. 締め日と計上基準を固定

計上基準（検収基準・出荷基準・役務完了基準）と締め日を相手と共有。これが食い違うと、いつまで経っても残高が合いません。

5. 変更履歴・承認履歴を残す

差異修正は履歴が命。誰がいつ何を直したか、相手の同意方法（メール・ポータル・押印）を保存します。監査や与信審査で評価されます。

運用フロー（社内外の動き）

標準的なワークフロー

• 作成：基幹システムや会計データから抽出し、フォーマットに整形
• 一次チェック：担当者が合計・明細・差引項目の整合を確認
• 送付：相手先にメール、専用ポータル、郵送などで送付（期日を設定）
• 相手確認：相違点の指摘・合意形成（電話・メール・オンライン会議）
• 差異解消：返品・値引・計上移動・再請求・追加請求などの処理を実行
• 承認・保管：承認印や電子承認の記録を保存（リポジトリ管理）
• フォロー：未返答先へのリマインド、回収・支払への反映、仕訳連携

ファクタリングの実務ポイント

• 3社間では債務者への「債権照合（債権確認）」が肝。請求番号・金額・期日の相手承認が回収可能性を高めます。
• 2社間では取引先との合意書面が乏しくなりがち。少なくとも検収済みの証跡や納品書、受領書、メール同意を添付して照合力を上げます。
• 回収時は入金照合表で「どの請求分に充当か」を明示。未回収残と遅延理由のメモを残すと次回回収が速くなります。

現場での使い方

言い回し・別称

• 残高照合表／残高確認書／取引残高通知／ステートメント（Statement）
• 債権照合表／売掛金照合表／買掛金照合表
• 振込照合表（Remittance Advice）／入金照合表／消込表
• リコンシリエーション（Reconciliation）／アロケーション（充当）

使用例（3つ）

• 「来週回収予定分の債権照合表、債務者A社に送って承認もらっておいてください。」
• 「今日の総合振込は照合表を先方経理にメールで先出し。請求番号ベースで消込してもらいます。」
• 「期末監査に向けて、主要5社の残高照合表を回収。差異は返品処理と締め日の違いが原因でした。」

使う場面・工程

• 取引開始・期中：請求ベースの金額・期日の整合確認（与信・条件交渉）
• 回収・支払直前：入金・振込の内訳明示（消込をスムーズに）
• 月次・四半期・年度末：残高照合（監査・内部統制）
• ファクタリング：債権譲渡前後の債権確認・入金アロケーション
• 為替送金：SWIFT通知と手数料差引後の着金額の整合

関連語（あわせて理解すると強い）

• 残高確認状／バランス・コンファメーション（Balance Confirmation）
• 入金消込／相殺／充当（Allocation）
• EDI／全銀フォーマット／ZEDI（銀行間の電子データ交換）
• SWIFT MT/MXメッセージ（海外送金通知）
• インボイス（請求書）／検収／適格請求書（制度対応）

よくあるつまずきと対処法

つまずき1：合計は合っているのに明細がズレる

原因例：返品や値引の計上タイミング差、締め日のズレ、相手の伝票区分違い。対処は「調整行を別明細で立てる」「締め日・基準日の共通定義」を徹底。合計で合わせず、必ず明細で原因を特定します。

つまずき2：銀行手数料・源泉の差引で実入金が少ない

海外・国内いずれも、送金側や中継銀行の手数料、源泉徴収が差し引かれて着金するケースがあります。照合表には「請求額」「控除項目」「差引後着金額」の三段構えで記載。請求残や手数料負担者の取り決めも追記します。

つまずき3：通貨とレートの誤解

相手はUSDで請求、社内は円建て管理——このときはレート基準（約定・TTS/TTB・月中平均など）を明示。照合表にレートと換算後金額を併記し、為替差損益の会計処理方針もメモしておくと後工程がスムーズです。

つまずき4：2社間ファクタリングで確認資料が薄い

債務者確認が取れない場合は、検収書・納品書・受領メール・勤怠/成果報告などの「対価性の証憑」を束ね、照合表に関連付け。将来の回収時に差し戻されにくくなります。

電子化・システム連携のコツ

CSV/Excel整形のポイント

• 列順序の固定とヘッダ統一（インポート・エクスポートの再現性を確保）
• 請求番号・取引先コードの前ゼロ保持（文字列型で扱う）
• 金額は符号で管理（値引・返品はマイナス）し、集計の二重起票を防止
• 合計・差異セルを色分け（視認性を上げる）

銀行連携の活用例

• 総合振込の通知時に「振込照合表（Remittance Advice）」を相手へ先送。請求番号ベースでの消込が加速します。
• 全銀EDI（ZEDI）の文字情報を活用し、請求番号を送金データに埋め込むと、人手の照合作業が減ります。

チェックリスト（出す前・受け取った後）

発行側チェック

• 明細合計＝差引後合計＝相手計上額（差異ゼロ）
• 締め日・通貨・税率・レートの明記
• 請求番号・注文番号の抜けなし、重複なし
• 控除（手数料・源泉・値引）は明細化し、根拠を添付
• 承認方法・期日の明確化（メール記載でも可）

受領側チェック

• 自社台帳と突合（取引日・金額・期日・相手コード）
• 差異の原因分類（計上タイミング／返品・値引／手数料／レート差）
• 合意できる修正案を明記し、返信期限を守る
• 承認後は会計・支払/回収へ反映し、履歴を保存

ミニ辞典：似ているけど少し違う書類

請求書（インボイス）との違い

請求書は「請求の通知書」であり、通常は一取引（または一期間）の金額を示します。照合表は「複数明細の一致確認」が目的で、請求書や元帳、入金実績を束ねて整合を取るための一覧です。

残高確認状（バランス確認）との違い

残高確認状は期末などの特定時点で残高が正しいかを確認する文書。照合表は残高に至る内訳まで明示し、差異を解消するための実務向けです。多くの現場では両者をセットで用います。

銀行入出金明細との違い

入出金明細は「事実としての動き」。照合表は「どの取引に紐づくか」の説明書。明細だけでは請求や注文との紐付けが曖昧なため、照合表で橋渡しします。

ケーススタディ：ファクタリングの照合表

3社間ファクタリング

ファクタ（買取会社）が債務者へ債権照合表を送付。請求番号、検収済みの有無、金額、支払期日を確認し、否認・減額がないかを事前に確かめます。債務者の承認が取れれば、回収遅延や紛争リスクが下がり、資金繰りが安定します。

2社間ファクタリング

債務者確認がない分、請求の正当性と提供済み役務の証憑が重要。照合表には、納品書・受領書・作業報告などの根拠とリンクさせ、回収時には入金照合表で充当先を明示。未回収残は早期に原因（支払条件差異、手数料控除、与信制限など）を切り分けます。

FAQ（よくある質問）

Q1. 照合表に押印や署名は必須？

実務上は、押印・署名・メール同意・ポータル承認など、双方が合意と認識できる方法であれば機能します。監査対応の観点では、相手の承認を示す記録が残る方法（メールやログ）が望まれます。

Q2. 照合表は毎月必ず出すべき？

取引量やリスクで決めます。金額が大きい先、差異が出やすい先、回収が不安定な先は月次。安定した先は四半期や期末のみなど、重要度に応じて頻度を調整しましょう。

Q3. 英語表記はどれを使えばよい？

用途で使い分けます。内訳通知は「Remittance Advice」、残高・内訳の突合は「Reconciliation Statement」、月次の明細通知は「Statement of Account」が一般的です。

実務テンプレート（列項目の例）

次の並びにすると、会計・回収・支払のどこからでも活用しやすくなります。

• 取引先コード／取引先名／担当者
• 取引日／検収日／請求書番号（伝票番号）
• 品目・案件名／数量／単価
• 税抜金額／消費税額／税込金額／通貨／レート
• 支払条件（サイト・期日）／債権譲渡日（ファクタリング）
• 控除（値引・返品・手数料・源泉）
• 入金日／入金額／消込状況（未・一部・済）
• 差異額／差異理由メモ／次アクション
• 合計（期首残＋当期発生−当期回収＝期末残）

品質を上げるコツ（現場で効く小ワザ）

• 単位・端数処理を統一（四捨五入／切上げ／切捨てを明記）
• 返品・値引は元請求番号とひも付け（どの請求の修正かを明示）
• 合意済みの控除は別欄に集約（明細に埋め込むと見落としが増えます）
• 「未回答先」一覧を作り、締切前に電話でフォロー
• ファイル名規則（YYYYMM_相手名_照合表）で再検索性を担保

コンプライアンス・セキュリティの留意点

• 個人情報を含む振込照合表（給与など）は最低限の情報に限定し、送付方法も安全な手段を選択
• 機密保持契約（NDA）の範囲内か確認。外部共有は必要箇所のみ
• 改ざん防止のため、PDF化や電子承認のログ保全を実施

まとめ：照合表は「数字を合わせるための会話の台本」

照合表は単なるリストではなく、相手との認識を合わせ、回収・支払・監査を滑らせるための「台本」です。キー情報（請求番号・期日・通貨・控除）を漏れなく、差異は明細で透明化。ファクタリングなら債権の対価性と相手承認、銀行・為替なら実入金との突合を徹底すれば、手戻りは大きく減らせます。今日からフォーマットを整え、運用フローと承認の痕跡を仕組みに落とし込んでみてください。数字が合うことは、信用が積み上がること。照合表が、その最短ルートになります。