原本返却とは？意味・流れ・注意点をやさしく解説！ファクタリングで失敗しない知識

金融現場の「原本返却」を完全ガイド：意味・流れ・注意点をやさしく解説

「原本返却って何を指すの？」「原本は預けっぱなしで大丈夫？」「ファクタリングで請求書の原本は返してもらえるの？」——そんな不安や疑問に、金融・ファクタリングの現場経験に基づいてやさしくお答えします。この記事では、現場で実際に使われる言い回しから、返却のタイミング、紛失を防ぐコツ、郵送時の注意まで、初心者の方にもわかりやすく解説します。読み終えるころには、「いつ、何を、どう返してもらうべきか」が具体的にイメージできるはずです。

業界ワード（原本返却）

定義

原本返却とは、相手方（金融機関、ファクタリング会社、商社、士業など）に提出・預け入れた書類の「原本」を、確認・コピー・記録化などの手続きが終わった後に、提出者へ返すことを指します。ここでいう「原本」は、契約書の正本、請求書・納品書・受領書の原本、印鑑証明書など、唯一性や証拠力が高いオリジナルの紙書類全般を含みます。なお、電子取引が増える現在では、電子データが「原本」に相当するケースもありますが、本稿では主に紙書類の実務を中心に解説します。

原本返却の基本と背景

「原本」「正本」「写し」「控え」のちがい

現場で混同されがちなため、まず用語の整理をしておきます。

• 原本／正本：オリジナルの書類。契約書なら当事者が割印した正本、領収書なら手書きの実物など。
• 写し／コピー／複写：原本を複製したもの。証拠力は原本に劣るが、実務ではこれを保存することが多い。
• 控え：社内保管用の写しや同内容の別通。原本と同時に作成される場合もある。
• 謄本／抄本：官公庁・登記の「正確な写し」。登記事項証明書など、原本性を担保した「公的な写し」。

金融・ファクタリング実務では、提出された書類の真実性確認（原本確認・照合）を行い、コピーやスキャンで保存したうえで、原本自体は返却する——という運用が一般的です。法令上の保存義務（取引記録・本人確認記録など）はありますが、多くは「写し・電子データ」での保存が許容されるため、原本返却が行われます（個別の運用は各社方針・案件ごとの合意に従います）。

法令・コンプライアンスの観点（かんたんに）

銀行や貸金業者、ファクタリング会社は、各種法令・ガイドラインに基づき、取引記録の保存や本人確認を行います。たとえば、本人確認は原本提示（対面）や適法な方法で確認し、記録は一定期間保存することが求められます。一方で、原本自体の長期保管を義務づけるものではないため、コピー・スキャン保存を前提に「原本返却」とするのが実務では一般的です。逆に、「法令・契約・担保実務上、原本を保有する必要がある」場合は、返却しない運用（原本預り）となることもあります。

現場での使い方

言い回し・別称

• 原本返却でお願いします（原本返却希望）
• 原本返却不要です（原本は御社で保管してください）
• 原本還付（法律・登記・裁判実務寄りの表現。ほぼ同義）
• 原本提示のみ（確認後、即時返却）
• 原本預り（返却しない／一定期間預かる運用）
• 原本照合済（原本と写しの一致確認を完了した状態）

使用例（メール・稟議・書類欄への具体例）

• 例1：稟議・申込書の備考欄「請求書は原本返却でお願いします。写し保存のうえ、返送方法はレターパックプラス希望。」
• 例2：取引先へのメール「契約書2通をご送付ください。原本返却希望のため、当社で締結・スキャン後、割印済の正本1通を返送いたします。」
• 例3：ファクタリング書類案内「納品書・受領書は原本をご用意ください。原本照合後に返却いたします（返却予定：受領日から2営業日以内）。」

使う場面・工程

• 与信・審査段階：決算書・請求書・納品書の原本照合、本人確認書類の原本提示など。
• 契約締結：基本契約・個別契約の正本授受、割印後の返却。
• ファクタリング買取：売掛債権関係書類（請求書・受領書等）の原本照合と返却。
• 回収・消込：入金確認後の書類返却（受領書など）や、完了後の原本整理。
• 担保・保全：場合により原本預り（譲渡通知受領書の原本、念書の正本等）を行い、弁済・解約時に返却。

関連語

• 原本／正本：オリジナルの書面。
• 写し／控え：複製・保存用。
• 原本照合・原本確認：原本と写しの一致確認。
• 原本還付：法務・行政文書での返却用語。
• 原本預り：返却しない（一定期間保有）運用。
• 受領印・預り証：受け渡しの記録に使う証跡。
• 二重譲渡：同一債権を重ねて譲渡するリスク（原本管理不備が一因になることも）。

ファクタリングにおける原本返却の実務

2社間ファクタリング（得意先に通知しない形）の基本

2社間では、売掛先に通知しない分、書類の真正性を社内で厳格にチェックします。典型的には以下の流れです。

• 提出書類：請求書、納品書、検収書・受領書など。原本の提示・原本照合を求められることがある。
• 手順：原本受領→原本照合→スキャン保存→原本返却。返却は対面、または記録が残る郵送で行うのが一般的。
• 例外：与信や不正抑止の観点から、一部書類は一定期間「原本預り」とする運用が合意されることもある（契約で明示するのが安心）。

3社間ファクタリング（債権譲渡を通知する形）の基本

3社間では、通知や承諾に関わる文書の扱いが重要です。

• 提出書類：債権譲渡契約書、譲渡通知書、取引先の受領書など。
• 運用：譲渡と通知の証跡性が重視されるため、通知受領書などは原本を一定期間保有することがある。その他の書類は照合後に原本返却とするケースが多い。
• 注意：原本の所在（誰が保有し、いつ返却するか）を契約書・覚書に明確化。回収・紛争時の証拠となるため、保管者と返却条件は必ず文書化。

原本返却のタイミングと方法

• タイミング：原本照合・スキャン完了後、もしくは資金実行後に返却するのが一般的。返却予定日を事前に共有するとトラブル防止に役立つ。
• 方法：対面返却（受領サイン取得）、郵送返却（書留／レターパックプラス／セキュリティ便など追跡可能な手段）。
• 記録：返却リスト、追跡番号、受領者名・日時を残す。社内台帳やCRMに紐づけると紛失防止に有効。

NG例・トラブルと対処

• 原本紛失：封入ミスや宛先誤りが原因。封入チェックリスト・ダブルチェック・追跡付き便の利用で予防。
• 改ざん疑義：原本不在だと否認されやすい。原本照合時にスキャンに「原本照合済」スタンプや電子署名付きで保存。
• 二重譲渡の疑念：請求書原本管理がずさんだと不信を招く。社内で原本台帳を持ち、第三者への提出・返却履歴を残す。
• 相手が返してくれない：契約・申込書の備考に「原本返却」を明記。返却が必要な書類は受領時に「原本預り証」を取り、返却期限と方法を記載。

何の原本を返してもらうべき？（代表例と考え方）

全ての書類で原本返却が必要とは限りません。次の考え方で仕分けすると実務がスムーズです。

• 返却前提が多いもの：請求書原本、納品書、検収書・受領書、契約書の相手控え（自社の正本が必要な場合）。
• 相手先保有が多いもの：本人確認のための提示書類（原本は提示のみ、コピー保存）、登記事項証明書などの公的証明（原本性は「証明書」自体に宿るため、通常はコピーでも保存目的を満たす）。
• 預りになりやすいもの：譲渡通知の受領原本、担保関係の書面（合意による）、手形・小切手（決済・不渡り処理が絡むため原本返却は原則的にプロセス依存）。

迷ったら、用途（証拠性が必要か／社内処理に必須か）と、誰が保管すべきか（回収や税務・監査の観点）で判断し、相手と書面で取り決めましょう。

郵送・返送の実務ポイント

安全・確実・早いを両立させるコツ

• 封入前チェック：送る点数、通し番号、割印位置をリスト化。相互で同じリストを持つと照合しやすい。
• 宛名と部署：担当者名・部署名・電話番号を明記。受け取れない時間帯がある場合は事前に共有。
• 送付方法：追跡・対面受領の手段（簡易書留、書留、レターパックプラス等）を基本とする。
• 同封メモ：返却希望の有無、返送方法、返送先住所、返却期限を明記したカバーレターを同封。
• 返却時のマナー：返却リスト同梱、返却日・追跡番号通知、汚損・折れ防止の厚紙台紙を使用。

文言テンプレート（そのまま使える簡潔フレーズ）

• 表題：原本返却のお願い（返送先・期限記載）
• 本文例：原本照合後、原本はご返却願います。返送方法はレターパックプラス、返送先は下記住所、宛名◯◯宛、期限◯/◯（◯）まで。
• 返却不要の明記：本件書類は原本返却不要です。貴社にて保管をお願いいたします。

よくある質問（FAQ）

Q1：原本返却と原本還付は同じ意味ですか？

A：実務上はほぼ同義です。法律・登記実務では「還付」という語を使う場面が多いだけで、現場での意味は「原本を返すこと」です。

Q2：ファクタリングで請求書の原本は必ず返してもらえますか？

A：多くの事業者は原本照合後に返却しますが、運用は各社・各案件の合意によります。はじめに「原本返却の有無・方法・期限」を書面で取り決めてください。

Q3：本人確認書類の原本を預けるのは危険ですか？

A：本人確認は通常「原本提示」または適法な手段による確認で足ります。原本自体を預ける必要は通常ありません。コピー保存は義務づけられる場合がありますが、原本はご自身で保管しましょう。

Q4：電子請求書時代に「原本返却」は意味がありますか？

A：電子データが「原本」とみなされる場合、返却の概念は「データの共有・アクセス権管理」に置き換わります。紙と電子が混在する過渡期は、紙原本の返却と電子データの真正性確保（改ざん防止・タイムスタンプ等）を併行します。

Q5：原本を返してもらえないときの対応は？

A：まず契約・申込書の取り決めを確認し、返却合意があるなら返却期限・方法の再確認を行います。受け取り記録（受領印・預り証）がない場合は事実関係の整理から始め、以後は必ず証跡を残す運用に改めましょう。

実務チェックリスト：原本返却で失敗しないために

• 提出前に「原本返却／不要」の希望を文書で明記したか。
• 相手の返却予定日・返送方法（書留・レターパック等）を取り決めたか。
• 受け渡し時の証跡（受領印、預り証、追跡番号）を残したか。
• 原本照合の印・電子記録（原本照合済）を保存したか。
• 返却後の社内保管（耐火庫・アクセス権限・台帳管理）を整えているか。

ケーススタディ：ファクタリングの原本返却フロー

ケース1：2社間、請求書原本の取り扱い

申込時に請求書・納品書の原本を提示（または郵送）。ファクターは受領リストを発行し、その場で原本照合→スキャン。完了後に「原本返却」で顧客へ返送。返送時は追跡番号と同封リストを通知。社内にはスキャンデータ、照合記録、返送履歴を保存。

ケース2：3社間、譲渡通知受領書の扱い

譲渡通知を売掛先に送付し、受領書の原本を回収。これは回収・紛争対応の要証憑となるため、契約に基づきファクターが一定期間「原本預り」。その他の請求書等は原本照合後に顧客へ返却。預り・返却条件は契約書の条項で明確化。

ケース3：完済・解約時

保全書類（念書、覚書、必要に応じて原本で保管していたもの）を返却。返却チェックリストと受領サインでクローズ。返却漏れ・所在不明がないよう、案件クローズのKPIに「原本返却完了」を入れると管理が安定します。

よくあるミスと回避策

• 依頼書に「原本返却」の記載がない：テンプレート化して抜け漏れをなくす。
• 返却先住所の記載ミス：メール署名の情報を流用せず、都度確認。部署名・担当名・郵便番号は必須。
• 封入間違い：チェックシートに通し番号を付け、2名でクロスチェック。
• 折れ・汚れ：厚紙台紙とクリアファイルを使用。印影がにじむ恐れがあるため、湿気対策も行う。
• 返却記録が残っていない：追跡可能便＋受領者名・時間のログを残す。クラウドで案件に紐づけ。

まとめ：原本返却は「合意・証跡・安全性」がカギ

原本返却は、単に「返してもらう」作業ではなく、証拠性の確保、二重譲渡や不正の防止、そして取引先との信頼関係を守るための大切なプロセスです。ポイントは次の3つに集約されます。

• 合意：原本返却の有無・方法・期限をあらかじめ明確化する。
• 証跡：受領・照合・返却の記録を残し、誰でも追える状態にする。
• 安全性：追跡できる手段でのやり取り・丁寧な梱包・台帳管理を徹底する。

ファクタリングや銀行取引で「原本返却」を正しく扱えるかどうかは、資金繰りのスピードや監査対応、トラブル時の強さに直結します。この記事のチェックリストとテンプレートを活用し、今日から実務の精度を一段引き上げていきましょう。