証拠資料とは？ファクタリング審査で通過率が上がる具体例と提出のポイント

金融現場で使う「証拠資料」とは—ファクタリング・融資・為替で求められる書類と実務の勘所

「証拠資料って、結局なにを出せばいいの？」——ファクタリングの申し込みや銀行の審査、貿易の送金手続きなどで必ずと言っていいほど求められるのがこの言葉です。はじめての方には抽象的に聞こえますが、実は「何の事実を、どの書類で裏づけるか」を整理できれば怖くありません。本記事では、金融業界の現場で使われる「証拠資料」を、やさしい言葉で、実務にすぐ役立つレベルまで分解します。どんな書類が「強い証拠」になるのか、提出のコツ、電子化時代の注意点まで一気に解説します。

業界ワード（証拠資料）

定義

証拠資料とは、取引の実在性・権利関係・金銭の流れなどの「事実」を客観的に裏づけるために提出する書類やデータの総称です。請求書や契約書のような一次資料に加え、納品書・検収書・入金記録・メールログなど、事実の連続性を示す補助資料も含みます。会計・金融の現場では「エビデンス」「証憑（しょうひょう）」「根拠資料」とも呼ばれ、審査・与信・監査・コンプライアンスで重要な役割を果たします。

現場での使い方

言い回し・別称

現場では以下の表現が頻出です。言葉は違っても、趣旨は「事実を裏づける書類を見せてください」です。

• エビデンス（Evidence）
• 証憑（しょうひょう）／証憑書類
• 根拠資料／裏取り資料
• サポーティングドキュメント（Supporting docs）

使用例（3つ）

• 「売掛の実在性を確認したいので、請求書・納品書・検収書のエビデンスを一式ご提出ください。」
• 「入金予定の根拠資料として、過去6か月の入金実績と注文書をください。」
• 「契約条件が分かる証憑（基本契約・個別注文）と、債権譲渡の同意書（3社間の場合）をお願いします。」

使う場面・工程

証拠資料は次の工程で求められます。

• 本人確認・KYC（犯罪収益移転防止法に基づく確認）
• 与信審査（相手先の信用力・取引実在性の確認）
• 契約締結（契約書・同意書・譲渡通知の裏づけ）
• 資金実行前の最終チェック（請求の成立・債権に瑕疵がないか）
• 回収・モニタリング（入金実績の突合・期日管理）

関連語（簡潔に解説）

• 証憑：会計で使う用語。取引記録の根拠となる原始記録。
• 与信：取引先に信用を与えること。審査の中心は「実在性・回収可能性」。
• 債権譲渡：売掛金等の権利を第三者へ移転すること。通知・承諾が証拠資料になる。
• 真正性：書類が正しく作成され改ざんされていないこと（電子署名・タイムスタンプ等で担保）。
• トレイル：事実の流れ（発注→納品→請求→入金）を追える状態。突合の要点。

ファクタリング実務：2社間・3社間で求められる証拠資料

ファクタリングでは「売掛債権が本当に存在し、回収可能か」を書類で立証します。2社間（通知なし）と3社間（債務者に通知・承諾）の違いで、求められる厚みが変わります。

2社間ファクタリングでの代表的な証拠資料

• 請求書（適格請求書等の写し／インボイス制度への対応状況）
• 注文書・発注書（PO）または契約書（基本契約・個別契約）
• 納品書・受領書・検収書（受領印や検収日があると強い）
• 取引先マスター情報（取引先の社名・所在地・担当者）
• 売掛金元帳・入金予定表（回収サイト・締め日が読み取れるもの）
• 直近の入金実績（通帳写し・振込明細、入金の名義・金額・日付が分かるもの）
• 反社チェック・KYC関連（履歴事項全部証明書、代表者身分確認等）
• 債権二重譲渡防止の誓約書

ポイント：2社間は債務者確認が取りにくいため、「発注→納品→検収→請求→過去入金」の一連のトレイルで実在性を補強し、請求単位・金額の一致を丁寧に突合します。

3社間ファクタリングでの代表的な証拠資料

• 上記に加え、債権譲渡通知書・承諾書（債務者の記名押印または電子承諾）
• 支払委託（振込先変更）同意書
• 取引先の与信資料（決算概要や支払条件が分かる社内稟議資料の写し等）

ポイント：債務者の承諾が取れる分、法的安定性が高いのが3社間。通知・承諾の原本性や承諾者の権限（職位・社判）を確認できると評価が上がります。

銀行・貸金業の審査での証拠資料

融資審査では「返済能力」と「資金使途の正当性」を中心に確認します。法人・個人事業主で共通する資料は次のとおりです（各社の基準で差異あり）。

• 決算書・税務申告書（勘定科目内訳明細、税務署の受領印またはe-Tax受信通知）
• 試算表・資金繰り表（直近実績と今後の見通し）
• 売掛・買掛年齢表（回収・支払サイトの実態）
• 主要取引先との契約書・注文書・請求書・入金実績
• 資金使途を示す見積書・契約書・請求書（設備投資・運転資金など目的に応じて）
• 担保関連（不動産登記事項証明書、評価書、動産・債権譲渡登記等）
• 代表者の本人確認・所得資料（個人資産・連帯保証に関わる情報）

ポイント：数字と裏づけ資料の整合性、継続的な入金実績、資金使途の具体性、内部統制（請求・回収プロセスの明確さ）が重視されます。

為替・貿易取引での証拠資料

国内の手形・電子記録債権や、海外送金・貿易取引では、商流と資金の流れを一致させる資料が求められます。

• 商流書類：インボイス（商業送り状）、パッキングリスト、契約書
• 輸送書類：船荷証券（B/L）、航空運送状（AWB）、配送完了証明
• 決済関連：信用状（L/C）、保険証券、原産地証明、検査証明
• 送金関連：送金依頼書、着金通知、SWIFT電文の控え（内容・日付・金額の確認）
• 国内手形・電子記録債権：手形の写し、呈示・決済記録、電子記録債権（でんさい）の記録事項

ポイント：貿易はインコタームズやL/C条件で必要書類が変わります。条件に合致した正確な書類の組み合わせが「支払の条件そのもの」になるため、記載相違や日付の前後関係には細心の注意が必要です。

電子化・法令と証拠力の考え方

紙から電子へ。日本では次の枠組みを意識すると迷いません。

• 電子帳簿保存法：請求書や帳簿の電子保存に関する要件（検索性・真実性・可視性など）
• 適格請求書等保存方式（インボイス制度）：仕入税額控除の要件。適格請求書発行事業者番号の記載など
• 犯罪収益移転防止法：KYC・本人確認の方法と記録保存
• 電子署名法：電子署名・タイムスタンプによる本人性・非改ざん性の担保
• 電子記録債権法：でんさい等の電子記録債権の取扱い

電子ファイルが証拠資料として認められる典型例

• 電子署名付き契約書（署名者情報・時刻印が検証可能）
• 請求書PDF＋適切な電子保存（タイムスタンプや訂正履歴の管理）
• EDIデータやクラウドの監査ログ（アップロード者・時刻・改定履歴）
• 銀行のオンライン明細（公式出力。名義・金額・日付が明確）

タイムスタンプ・改ざん防止の実務ポイント

• 作成から一定期間内の付与、完全性（ハッシュ）と時刻の検証可能性
• 社内規程で運用を明文化（誰が、いつ、どう保管・検証するか）
• 紙スキャン時は解像度・全頁・余白の印影まで欠けなく保存

提出のポイントとチェックリスト

「何の事実を、どの資料で裏づけるか」を1枚のメモに落とすと、提出がスムーズになります。

• 商流の全体像を図解（発注→納品→検収→請求→入金）
• 各工程の代表証憑をペアリング（例：発注＝注文書、納品＝納品書、検収＝検収書）
• 金額・日付・数量・取引先の一致を赤ペンチェック
• 最新性の担保（直近分、最新契約、最新の入金実績）
• 証明力の強化（受領印や承諾印、電子署名・ログの提示）
• 個人情報・機微情報は最小限にマスキング（ただし識別に必要な範囲は残す）
• ファイル名の統一（YYYYMMDD_取引先_書類種別_金額.pdf）
• 提出順を工夫（上流から下流へ、審査側が追いやすい順序）

NG例・よくある差し戻し

• 請求書と納品書の金額・数量が一致しない（小数点・端数処理の説明不足）
• 検収書がない、もしくは日付が未来日・宛先が異なる
• 注文書が口頭のみ（最低でもメール往復・見積合意のログを補完）
• 入金実績の通帳写しに名義・日付が欠落、モザイク過多で突合不可
• 電子契約の証明書（署名検証結果）を添付していない
• 二重譲渡の懸念が払拭できない（誓約・登記・他社実行の有無の説明不足）

よくある質問（FAQ）

Q. メールのやり取りは証拠資料になりますか？

A. 補助資料として有効です。発注合意・納期変更・数量確認などの合意経緯を補強できます。ただし一次資料（注文書・契約書等）を代替するものではないため、主となる証憑とセットで提出しましょう。

Q. 受領印がない納品書しかありません。

A. 受領確認が取れる別資料（検収記録、配送会社の配達完了データ、受領メール、システムの受入ログ）を組み合わせて補強します。可能なら取引先の受領確認書を追加で取り付けると強力です。

Q. PDFの請求書で問題ありませんか？

A. 多くの実務で受け入れられます。作成プロセスと改ざん対策（タイムスタンプ、バージョン管理、発行者の識別）が明確なら、紙よりも検索性・保存性に優れます。インボイス制度に沿った記載要件も確認してください。

Q. 小規模事業で契約書がありません。

A. 見積書・注文書・請求書・業務指示メール・成果物の納品記録などを束ね、「継続的な商慣習」を示す形で補強します。今後は基本契約の締結を推奨します。

Q. 海外送金の裏づけは何が必要？

A. インボイス・契約書・輸送書類に加え、送金依頼書とSWIFT電文の控えを提示すると資金の流れが明確になります。制裁や輸出管理関連の確認が必要な品目・地域もあるため、金融機関の指示に従ってください。

リスク管理とコンプライアンス視点

証拠資料の品質は、審査通過だけでなく、企業のリスク管理にも直結します。

• 不正防止：循環取引・架空請求・二重譲渡を、突合と相互牽制でブロック
• 個人情報保護：提出不要のマイナンバー等はマスキング。保存期間とアクセス権限を明確化
• 反社排除：公的データベース、反社チェックツール、継続的モニタリング
• 内部統制：申請・承認・実行の分離、監査ログの保全、定期的な自己点検

実務テンプレート：事実×証拠の対応づけ

以下の「事実→証拠」の対応表イメージで考えると迷いません。

• 取引の合意→基本契約、注文書、見積・受注のメール
• 役務・商品の提供→納品書、受領書、作業報告、検収記録
• 請求の成立→請求書（インボイス要件）、請求データのログ
• 入金の見込み→過去の入金実績、取引先の支払サイトを示す稟議資料
• 入金の事実→通帳写し、振込明細、入金消込の台帳

小さな工夫で信頼度を上げるコツ

• 各書類に手書きでも良いので「取引先名・案件名・関連番号」を追記し、紐づけを明確化
• ページ番号と総ページ数（1/5など）を付して抜け漏れ防止
• 第三者の印影・署名がある資料は原本性の説明を用意（原本保管場所、入手経路）
• 差異がある場合は先回りで「差異調整メモ」を1枚添付（端数処理、値引、返品の扱い）

用語辞典ミニコーナー：似て非なる言葉

• 証拠資料：事実全般を裏づける広い概念（会計・金融・法務で共通）
• 証憑：主に会計で使う、仕訳の根拠となる原始記録
• 根拠資料：意思決定や説明のための裏づけ（内部資料含む、やや広い）
• バックアップ資料：メインの資料を補強する補助的書類

ケーススタディ：ファクタリング審査の通り道

例）IT受託開発の売掛をファクタリングする場合

• 合意の証明：基本契約＋個別発注（仕様書・期間・検収方法の記載）
• 提供の証明：作業週報、成果物納品メール、検収完了の議事メモ
• 請求の証明：請求書（税区分・適格請求書番号）、請求データのスクリーンショット
• 回収可能性：同社への過去入金実績（通帳写し）、支払サイト（末締め翌月末など）の明記
• 補強：担当者名刺、コーポレートサイトの会社情報、商業登記の写し

この程度まで揃っていれば、審査側はトレイルを短時間で追跡でき、確認質問も最小化されます。

社内整備：明日からできる運用ルール

• 受発注・請求・入金の各工程で「保存する定型資料」を決める
• 電子保存ポリシー（ファイル名、保存先、権限、保存期間）を1ページに集約
• 取引先ごとに「証憑パッケージ」を用意（契約・注文・納品・請求・入金をひとまとめ）
• 年1回はサンプル案件でセルフ監査（第三者が見ても追えるかを検証）

まとめ：証拠資料は「事実の見える化」

証拠資料は、単なる書類の山ではありません。発注から入金までの「事実の線」を、誰が見ても同じようにたどれるようにする道標です。ファクタリングでも融資でも為替でも、「どの事実を、どの書類で示すか」を意識して準備すれば、審査のコミュニケーションは格段にスムーズになります。電子化時代は改ざん防止・検索性・運用ルールが信頼の土台。今日から、1件ずつトレイルを意識した保存・提出を始めましょう。これだけで、あなたの取引は強く、速く、そして安全になります。

この記事の監修者

平松 樹 （ひらまつ いつき）

資金調達アドバイザー／元メガバンク法人営業・審査担当

金融実務20年以上。メガバンクで法人融資・審査・再生支援を担当後、独立。中小企業の資金繰り改善に特化し、請求書買取（ファクタリング）・ABL・リスケ・補助金活用まで一気通貫で支援。建設・運送・IT・医療など500社超の案件を伴走し、累計支援額は数十億円規模。入金サイト長期化や赤字決算・債務超過局面でも、債権譲渡禁止特約や民法改正（債権法）への実務対応、与信・反社/不当条項チェック、適正手数料レンジの見立てまで具体策を提示。安全性・適法性・スピードのバランスを重視し、「即日資金化」と「継続的な資金繰り安定」の両立を設計するのが強み。

所属：ファクタリングナビ