職務分掌とは？初心者にもわかる意味・メリット・導入手順を徹底解説

金融・ファクタリングの現場で使う「職務分掌」をやさしく解説—意味・重要性・実務の作り方

「職務分掌って、聞いたことはあるけれど具体的に何をどう決めればいいの？」という方へ。特にファクタリングや銀行、貸金業、為替事務などお金を扱う現場では、職務分掌は不正防止・誤謬防止・業務の品質確保のための土台です。本記事では、現場がすぐに使えるレベルで「意味」「使い方」「設計手順」をわかりやすく解説します。初めての方でも、読み終える頃には自社に合った分掌設計の道筋が見えるはずです。

業界ワード（職務分掌）

定義

職務分掌とは、組織における役割・権限・責任を人や部署ごとに適切に分け、相互けん制が働くように設計することです。特に資金移動・与信・会計といったリスクの高い業務で「起案・承認・実行・記録・監査」を同一人物や同一部署に集中させないよう分離し、不正とミスの発生確率を下げ、発生時の早期発見を可能にします。金融・ファクタリングの実務では「四眼原則（Four Eyes Principle）」や「デュアルコントロール（二重承認）」として運用されることが多く、内部統制の中核をなす考え方です。

なぜ金融・ファクタリングで重要か

お金と信用を扱う業務は、1つの判断ミスや不正が即時に損失へ直結します。職務分掌は以下の効果でリスクを抑えます。

• 不正抑止：一人で起案から送金まで完結できない仕組みを作る。
• エラー早期発見：ダブルチェックや相互けん制で誤りを発見しやすくする。
• 透明性向上：責任の所在と承認履歴が明確になり、監査対応が容易に。
• 顧客・投資家への信頼：内部統制が効いている組織は資金調達や取引の信用度が高まる。

規模の大小に関わらず、現場フローに沿って最小限でも「分けるべきところを分ける」ことが重要です。

現場での使い方

言い回し・別称

現場では次のような言い回しが使われます。

• 職務分掌／職務分離／権限と責任の明確化
• 相互牽制／四眼原則（Four Eyes）／デュアルコントロール
• 承認権限規程／職務権限規程／RACI（Responsible, Accountable, Consulted, Informed）
• SoD（Segregation of Duties）／アクセス権限分離（システム）

使用例（3つ）

• 「送金は起案と承認を分けましょう。高額は二段階承認で」
• 「営業は審査に関与せず、与信判断は審査部が独立して行うのが職務分掌の原則」
• 「売掛金の消込は経理、回収交渉は回収担当。記録と実行を分離します」

使う場面・工程

• 新規取引審査（KYC/反社・与信）
• 契約・債権譲渡の受入・ファクタリング実行
• 入出金（送金起案／承認／実行／消込）
• 債権回収・延滞管理・債権放棄の決裁
• 会計記録・月次締め・監査対応
• システム権限設定・ログ監査

関連語

• 内部統制／ガバナンス／承認権限規程／相互牽制
• 三線モデル（Three Lines Model：現場・リスク管理/コンプラ・内部監査）
• アクセスコントロール／職務権限マトリクス／稟議フロー

実務での設計手順（初めてでも取り組める）

以下は現場に落とし込みやすい標準的なステップです。

• 1. 対象業務の可視化：営業、審査、契約、入出金、回収、会計、システム管理などを工程単位に分解し、フローチャート化。
• 2. リスク評価：改ざん・不正送金・二重譲渡・粉飾受入・入力誤りなど、工程ごとのリスクを洗い出し、重要度と発生可能性で優先順位付け。
• 3. 分離の原則を適用：起案・承認・実行・記録・監査を可能な限り別人・別部署へ。最小でも「起案と承認」「実行と記録」を分ける。
• 4. 権限マトリクス作成：業務×役割でR（実行）/A（最終責任）/C/Iを割付。金額閾値ごとの承認権限も明記。
• 5. システム権限整備：ワークフローとEB（インターネットバンキング）で役割分離を技術的に担保。承認ログ・操作ログを保存。
• 6. 規程・マニュアル化：「職務分掌規程」「承認権限規程」「業務手順書」に反映し、改定履歴を管理。
• 7. 教育と演習：年次教育、入社時研修、権限改定時のリフレッシュトレーニング。
• 8. モニタリング：サンプル検査、例外レポート、権限の定期棚卸し（四半期・半期）を実施。
• 9. 監査・改善：内部監査や第三者レビューで欠陥を特定し、是正計画（CAPA）を回す。

ファクタリング業務における職務分掌のモデル

2者間・3者間ともに、以下の要点を押さえると堅牢になります。

共通の基本分離

• 営業と審査の分離：営業は情報収集と説明、審査は与信判断を独立して実施。
• 送金の分離：起案者（事務）と承認者（管理職）を分離。高額送金は二重承認。
• 入金消込と回収交渉の分離：記録と実行を分ける。
• 契約書作成と法務チェックの分離：条項リスクを独立レビュー。
• 会計記帳と資金出納の分離：現金・預金取引の実行者と仕訳者を別に。

2者間ファクタリングの例

• 反社・KYCチェック：コンプラ担当が実施。営業は結果のみ参照。
• 売掛債権の妥当性確認：事務が請求書・入金実績を収集、審査が二重譲渡・取引継続性を評価。
• 買取実行：事務が起案、管理職が承認、別担当が送金実行。会計が記録。
• 回収：回収担当がフォロー、経理が消込、管理部が延滞超過の決裁を別系統で行う。

3者間ファクタリングの例

• 債務者通知・同意：事務がドラフト、法務が文言チェック、管理職が最終承認。
• 入金口座管理：入金先の名義・口座は二名以上の承認で登録・変更。
• 検収確認：営業が入手、審査が真正性を確認し、事務が記録。

銀行・貸金業での典型的な分掌ポイント

• 為替・送金：入力・承認・実行・日次照合（Nostro/Vostro等）を分離。高額・外為は承認層を追加。
• 貸出業務：営業・審査・稟議・契約・実行・回収・債権管理を段階分離。格付や引当の独立性を担保。
• 現金取扱：カストディと記帳者の分離、日次在高照合の相互検証。
• システム：開発・運用・本番権限の分離、職務ローテーション、権限の定期棚卸し。

中小規模で人数が限られる場合は、最小限「二者以上での承認」「外部者（顧問、公認会計士等）による定期レビュー」を組み合わせて補完します。

メリットと導入時の注意点

メリット

• 不正・誤謬の顕著な減少
• 監査・当局対応の効率化（証跡が揃う）
• 属人化の解消と業務継続性（BCP）の向上

注意点

• 形骸化のリスク：繁忙時に承認スキップが起きないよう、システムで必須化。
• 過剰統制：スピードが落ちすぎないよう、金額・リスクに応じた層別化。
• 人員制約：代行者（バックアップ）を定義し、兼務禁止の範囲を明確に。

よくある失敗と対策

• 「小口だから一人でOK」に穴が開く：閾値以下でもサンプル抽出で抜き打ちチェック。
• 承認者が内容を見ていない：承認者KPIに「否認率」「指摘件数」「滞留時間」を設定。
• システム権限が肥大：権限申請は期限付き、未使用権限は自動失効。四半期棚卸し。
• ルールが見つからない：規程・フロー図・権限マトリクスを同じ場所で管理し、検索可能に。

チェックリスト（すぐに使える自己診断）

• 送金の起案・承認・実行・照合が別人になっているか
• 営業と与信審査の意思決定が独立しているか
• 入金消込と回収交渉は分かれているか
• 契約書の法務レビューが独立しているか
• 高額取引の追加承認ルールがあるか
• 例外処理（緊急・休日）の記録と事後承認の仕組みがあるか
• システム管理者と運用担当の権限が分離されているか
• 権限の棚卸しと教育が定期的に行われているか

規制・基準との関係（概要）

日本の金融・上場企業分野では、職務分掌は内部統制の基本要素として広く求められています。たとえば、金融商品取引法に基づく内部統制報告制度（いわゆるJ-SOX）や、各業法の監督指針・ガイドラインにおいて、適切な権限設定・相互けん制・記録の保存が重視されます。国際的にも、COSOフレームワークや情報セキュリティのISO 27001で「職務の分離（SoD）」が主要統制として位置付けられています。なお、具体的な要求は事業者区分・業態・規模・上場有無で異なるため、自社の所管法令・監督方針・監査基準に合わせて最終確認してください。

文例：職務分掌規程に書くときのひな型

以下はあくまで例です。自社の実務に合わせて調整してください。

• 送金業務：送金データの作成は事務部、承認は管理部課長以上、実行は経理部。10百万円超は部長決裁を要する。
• 与信審査：新規・増額は審査部が独立評価し、営業部の稟議起案とは分離する。最終承認は審査部長。
• 契約管理：契約書は法務担当がレビューし、ひな形外条項は総務部長の承認を要する。
• 会計記録：仕訳入力は経理担当、銀行勘定調整と月次照合は別担当が行い、相互確認する。
• 権限管理：全システムの管理者権限付与・剥奪は情報システム責任者が行い、四半期ごとに棚卸しを実施する。

小規模事業者の現実的なやり方

人数が少ないと完全分離が難しくなります。以下の工夫で実効性を確保できます。

• 二重承認をシステムで必須化（紙や口頭依存をやめる）
• 代表者と外部専門家（顧問税理士・会計士）による月次レビューを組み込む
• 高額閾値で承認層を追加し、少額はサンプリング検査で補完
• 兼務禁止リストを最小限でも定義（例：送金実行者は仕訳不可）

ケーススタディ：ファクタリングの一連フローに落とし込む

新規申込から回収までの流れを簡略化し、分掌の具体化例を示します。

• 申込受付：営業が受領し、KYC資料を整え事務へ提出。
• KYC・反社確認：コンプラ担当が実施し、結果は審査へ。
• 与信審査：審査が財務・入金実績・二重譲渡リスクを判定。営業は参考意見のみ。
• 契約・通知：事務がドラフト、法務がレビュー、管理職が承認。
• 実行・送金：事務が起案、管理職が承認、経理が実行、会計が記録。
• 回収・消込：回収担当がフォロー、経理が消込、管理部が延滞方針を決定。
• 月次レビュー：例外（期限延長・減額）案件は管理会議で事後評価。

監査対応のコツ（証跡づくり）

• 承認ログと操作ログ：ワークフローとEBのログを案件IDで紐づけ保存。
• 権限変更の履歴：申請・承認・有効期限・実施者を記録。
• 照合作業の記録：銀行残高調整表、差異一覧、是正記録を保管。

FAQ（よくある質問）

Q1. 人手が少なくて完全分離ができません。最低限どこを分けるべき？

A. 送金の「起案・承認・実行」の分離と、会計記録と出納の分離は最優先です。さらに高額は二重承認、例外処理は事後承認で補強しましょう。

Q2. 紙とハンコ文化から移行中。何から着手？

A. 承認フローを可視化し、ワークフローシステムに置き換えるのが近道です。承認を必須ステップにし、ログ保存と権限棚卸しをセットで設計します。

Q3. 職務分掌が業務スピードを落としませんか？

A. 金額・リスクに応じた層別化を行えば過剰統制を避けられます。低リスクは簡易承認、高リスクは層を追加。SLAs（処理時間目標）を決めてモニタリングしましょう。

Q4. どの基準に合わせれば良い？

A. 上場企業はJ-SOX（内部統制報告制度）や監査基準が参考になります。金融・貸金業等は監督指針や業界ガイドライン、国際的にはCOSOやISO 27001のSoDを参照し、自社の規模・業態に合う水準へ落とし込んでください。

まとめ

職務分掌は、金融・ファクタリングの現場で「当たり前」に聞こえる一方、実務に落とすと奥の深い仕組みです。重要なのは、起案・承認・実行・記録・監査の分離を、業務フローとシステム権限の両面で確実に実装し、ログと教育と棚卸しで回し続けること。完璧を目指すよりも、リスクの高い箇所から優先して分離し、データに基づいて改善を続ければ、強い内部統制と無理のない運用は両立できます。今日できる一歩として、「承認権限マトリクスの作成」「送金の二重承認の必須化」から始めてみてください。現場が安心して動ける仕組みづくりが、顧客の信頼と事業の持続的成長に直結します。