電子保存とは？メリット・デメリットから導入手順までわかりやすく解説

電子保存をやさしく理解するガイド—金融・ファクタリング現場で迷わないための実務ポイント

「電子保存ってよく聞くけれど、結局なにをどうすればいいの？」——請求書や契約書、与信資料をデータで扱う機会が増えるほど、こんな不安が出てきますよね。特にファクタリングや為替、銀行・貸金業などでは、電子保存の理解が甘いと、監査や税務対応で思わぬ手戻りが発生したり、取引先の信用調査が遅れたりします。本記事では、初心者の方にもわかりやすい言葉で、現場目線の使い方から制度の基本、導入手順、注意点までを丁寧に解説します。読み終える頃には、「自社はどこから手を付けるべきか」「最低限の守るべき要件は何か」がはっきりします。

業界ワード（電子保存）

定義

電子保存とは、取引に関する帳簿・書類・証憑（請求書、領収書、契約書、振込明細、与信資料など）を、紙ではなく電子データのまま、または紙をスキャンした画像データとして、業務・法令上の要件に沿って保管・管理することを指します。日本では税務分野で「電子帳簿保存法（電帳法）」が基準となり、電子取引データの保存、スキャナ保存、電子帳簿等保存といった区分ごとに、改ざん防止、検索性、業務規程の整備などの要件が定められています。金融・ファクタリングの現場では、KYC（本人確認）記録、債権譲渡契約、請求書データや入金消込記録、与信判断資料、交渉履歴の記録も電子保存の対象になり得ます。なお、電子記録債権（いわゆる「でんさい」）は債権そのものを電子的に記録・移転する仕組みで、電子保存はそれらの取引関連記録・証憑の保管管理を指す言葉です。

現場での使い方

電子保存という言い方は幅広く、現場では次のような言い回し・別称が混在します。

• 電帳法対応（電帳法保存）
• スキャナ保存（紙の証憑をスキャンして要件どおり保存）
• 電子取引データ保存（請求書PDFやEDI、クラウド請求のデータ保存）
• 電子帳簿（仕訳帳や総勘定元帳の電子保存、訂正削除履歴の管理）
• 文書管理・証憑管理（社内の一般用語として）

使用例（3つ）

• 「この取引先の請求書はクラウド受領だから、電子取引として電帳法要件に沿って電子保存しておいてください。」
• 「債権譲渡契約は紙で受領したので、社内規程に従ってスキャナ保存し、タイムスタンプと閲覧権限の設定まで完了させてください。」
• 「監査対応が近いので、先月分の入金消込記録とやり取りメールの保存状況をダッシュボードで確認し、検索性の条件（日付・金額・相手先）でヒットするかテストしてください。」

使う場面・工程

• 与信審査・モニタリング：請求書や入金情報の真正性確認、取引実態の裏付け記録の保存
• ファクタリング実行：債権譲渡契約、譲渡通知・承諾、取引先への対外説明資料の保存
• 回収・消込：入出金データ、突合のエビデンス、交渉履歴の保管
• 監査・税務対応：電帳法要件を満たした保存、修正・削除のログ、検索性確保の検証

関連語

• 電子帳簿保存法（電帳法）：税務上の電子保存の基本法令。電子取引データの保存、スキャナ保存、帳簿の電子保存などの要件を定める。
• でんさい（電子記録債権）：債権そのものの電子記録・移転の仕組み。電子保存は、その取引周辺の証憑管理を指す。
• 電子署名・タイムスタンプ：改ざん防止や記録の真正性確保に用いる技術。
• アクセス権管理・監査ログ：内部統制や法令遵守のための基盤機能。

なぜ電子保存が重要か（金融・ファクタリングの視点）

金融やファクタリングの実務では、記録の「真正性」「見読性（読めること）」「可視性・検索性」が肝です。電子保存を整えることで、次の価値が生まれます。

• 与信のスピードアップ：請求書・契約・入金エビデンスが揃っていれば、チェックが早く正確に。
• 不正リスクの低減：改ざん防止・履歴管理・権限管理が整い、内部統制が強化される。
• 監査・税務の安心感：要件に沿った保存で、調査時の説明がスムーズ。
• コスト最適化：保管スペース削減、紙の授受の手間や郵送コストが低減。

電子帳簿保存法の基本（超要点）

電帳法では、電子保存は大きく次の区分で整理されます。

• 電子帳簿等保存：仕訳帳や総勘定元帳など帳簿を電子で保存。訂正・削除の履歴管理や業務規程、見読性の確保が必要。
• スキャナ保存：紙で受領・作成した書類をスキャンして保存。原本の代わりとなるため、真正性確保（タイムスタンプや履歴管理など）と検索性、社内規程が重要。
• 電子取引データ保存：メール添付の請求書PDF、EDI、クラウドで授受したデータなどは電子のまま保存が原則。検索性や改ざん防止の措置が必要。

これらの詳細要件（保存期間や具体的な手順、やむを得ない場合の取扱いなど）は改正が続く領域です。最新の制度・経過措置は国税庁の公式情報を確認してください。

導入手順（実務フロー）

ゼロから電子保存を整えるときは、次の順番が現実的です。

• 現状棚卸し：どの書類が紙／PDF／クラウドなのか、受領・発行から保管までの流れを図にする。
• 要件の切り分け：帳簿、スキャナ保存、電子取引データのどれに該当するか分類し、要件差分を整理。
• 運用規程の策定：保存対象、承認フロー、スキャン手順、命名・索引ルール、権限・監査ログ、バックアップを明文化。
• システム選定：既存会計・請求・ワークフローとの連携、改ざん耐性、検索性、ログ、タイムスタンプ対応を確認。
• 移行計画：開始日、範囲、レガシー文書の取扱い、教育、テスト（検索・復元・監査想定）を定義。
• 本番運用：日次のスキャン・登録、月次のモニタリング、四半期ごとの自己点検。
• 監査・税務対応：一覧性の高い台帳やダッシュボードを用意し、第三者が短時間で確認できる状態に保つ。

システム選定のチェックリスト

金融・ファクタリング業務に耐えるかは、次の観点で判断します。

• 真正性確保：タイムスタンプ、改ざん検知、訂正削除履歴の自動記録。
• アクセス制御：部門・案件単位の権限、外部共有の制限、IP制限、多要素認証。
• 検索性：日付・金額・相手先・文書種別などの複合検索、OCRの精度。
• 監査対応：操作ログの長期保管、エクスポート機能、監査ビューの有無。
• 連携性：会計・請求・CRM・ファクタリング管理システムとのAPI連携。
• 保管・耐障害性：法定保存期間を満たす冗長化、バックアップ、ディザスタリカバリ。
• データポータビリティ：ベンダーロックインを避けるエクスポート形式。
• 費用対効果：ユーザー課金と容量課金のバランス、将来の拡張性。

よくあるつまずきと回避策

• 「PDFを保存しているから大丈夫」問題：検索性や履歴管理、規程整備が抜けがち。要件に沿った索引付けとログ管理を併せて実装。
• スキャナ保存の手順が属人化：スキャン後の命名、タイムスタンプ付与、検収の承認フローを標準化し、チェックリスト化。
• メール添付の請求書の取りこぼし：受領アドレスを一本化し、自動収集・自動振り分けで抜け漏れを防止。
• 外部監査で検索がヒットしない：日付・金額・相手先のメタデータ入力を必須化し、月次で検索テストを実施。
• 権限が広すぎる：閲覧・編集・削除の分離、退職・異動時の自動失効を徹底。
• バックアップ未整備：別リージョンまたは異なる媒体への定期バックアップと復元訓練を年1回以上。

でんさい・電子記録債権との関係

電子保存と混同されやすいのが「電子記録債権（でんさい）」です。でんさいは、手形や売掛金に相当する金銭債権を電子的に発生・譲渡・決済する仕組みであり、債権そのものの管理手段です。一方、電子保存は、でんさいやファクタリング、振込取引など、各種取引に付随する契約書・請求書・通知・入金エビデンス・審査資料といった証憑類を、要件に沿って保管することを指します。ファクタリングででんさい債権を取り扱う場合も、取引の根拠資料や審査記録を電子保存しておくことが監査・税務・内部統制の面で重要です。

メリット・デメリットの整理

メリット

• 審査・回収の効率化と見える化（案件単位での一元管理）
• 監査・税務の説明責任に強い（要件を満たした証跡が即提示可能）
• ガバナンス強化（改ざん・誤削除・無権限アクセスの抑止）
• コスト削減（紙・郵送・保管スペースの削減）

デメリット（注意点）

• 初期設計の負荷（規程整備、命名・索引ルール設計、教育が必要）
• ツール費用と運用コスト（ログ保管やストレージ、タイムスタンプ等）
• 運用崩れのリスク（属人化や手順逸脱で要件未達になる可能性）

現場で役立つ運用ルール例（すぐ使えるミニテンプレ）

最低限、次のルールを文書化し、全員に周知しておくと運用が安定します。

• 対象範囲：請求書、発注書、債権譲渡契約、入金明細、KYC資料、与信メモ、やり取りメール添付
• 登録期限：受領当日〜翌営業日までに登録完了（スキャナ保存は定めた期限内にタイムスタンプ）
• 命名規則：「YYYYMMDD_相手先_金額_文書種別_案件ID」
• 索引項目：日付、相手先、金額、文書種別、案件ID、担当者
• 権限：閲覧と編集・削除は分離。案件クローズ後は編集不可で保全。
• 点検：月次でランダムサンプリングし、検索性と改ざん防止の要件チェック。

ファクタリングの具体例で見る電子保存

例：売掛金買取型ファクタリング（2社間）

• 審査段階：請求書PDF、納品書、取引基本契約、入金実績の通帳明細（電子データ）を収集・保存。
• 契約締結：債権譲渡契約書、本人確認資料の写し、反社チェック結果の保存。
• 実行・回収：振込指図書、入金消込エビデンス、取引先との通知・承諾メール、交渉ログの保存。
• 事後監査：検索要件（相手先・金額・日付）で即時に提示できる状態を確保。

これらを案件フォルダ単位で一元管理し、削除不可の監査ログを有効化すると、与信から回収までの一連の裏付けがスムーズに提示できます。

セキュリティと法令遵守の基本姿勢

電子保存はセキュリティ基盤と一体で考えるのが鉄則です。

• 個人情報・取引機密の保護：暗号化、権限分離、多要素認証の適用。
• 業界ガイドラインの参照：金融業界の安全対策基準や各種ガイドラインの要件を満たす設定。
• ログの長期保管と点検：不正アクセスや誤操作を後から追えるようにし、定期的にレビュー。
• 委託先管理：クラウド事業者の体制や取得認証、データ所在、SLAを確認。

制度や実務の詳細は変化し得ます。最新情報は国税庁や監督当局の公式リソースで確認してください。

FAQ（よくある質問）

Q. 紙と電子のどちらで保存すべき？

A. 電子で受領・授受したデータは原則電子のまま保存します。紙で受領したものは、要件を満たすスキャナ保存で代替可能です。いずれも検索性・真正性・規程整備がポイントです。

Q. タイムスタンプは必須？

A. スキャナ保存や真正性を担保する手段として用いられることが一般的です。要件や代替措置の可否は制度改正が続く領域のため、最新の公式情報に沿って運用を決めてください。

Q. メールの本文は保存対象？

A. 取引条件の合意や請求・納品の事実認定に資する内容であれば、証憑の一部として保存が望ましいです。添付ファイルの管理と合わせて、一貫した運用を定めましょう。

Q. ベンダー選びで迷います。

A. 必要要件（改ざん防止、検索性、ログ、連携）の「必須」と「望ましい」を仕分けし、PoCで監査想定のテスト（第三者が短時間で確認できるか）を行うとミスマッチを減らせます。

用語ミニ辞典（関連語）

• 可視性・検索性：日付・金額・相手先などで検索でき、第三者が短時間で確認可能な状態。
• 真正性：記録が改ざんされていないことを担保する性質。電子署名、タイムスタンプ、監査ログなどで確保。
• 業務規程：保存対象、フロー、責任者、権限、点検方法を明文化した社内ルール。
• 監査ログ：誰がいつ何をしたかの記録。訂正・削除も含めて追跡可能にする。
• 電子記録債権：債権を電子的に記録・移転する仕組み。証憑の電子保存とは別概念。

実務チェックリスト（最初の30日でやること）

• 対象文書の棚卸しと区分（帳簿／スキャナ保存／電子取引）
• 命名規則・索引項目の決定とテンプレ配布
• 運用規程ドラフトの承認（保存期限、責任者、点検方法）
• システムの権限設計と多要素認証の有効化
• 月次の自己点検リスト作成（検索テスト、ログ確認、バックアップ検証）

まとめ

電子保存は「難しい制度対応」ではなく、「正しい証跡を、第三者がすぐに確認できる形で残す」ための実務基盤です。金融・ファクタリングの現場では、審査スピード、不正抑止、監査対応、コスト最適化のいずれにも効きます。まずは対象文書の棚卸しと運用規程づくりから着手し、検索性・真正性・ログという三本柱を外さないシステムと手順を整えましょう。制度改正の影響を受けやすい領域のため、最新情報は国税庁などの公式情報で確認しつつ、社内の運用を継続的にアップデートしていくことが成功の近道です。初心者の方でも、ここで紹介したステップを踏めば、明日から迷わずに「実務で使える電子保存」を始められます。

この記事の監修者

平松 樹 （ひらまつ いつき）

資金調達アドバイザー／元メガバンク法人営業・審査担当

金融実務20年以上。メガバンクで法人融資・審査・再生支援を担当後、独立。中小企業の資金繰り改善に特化し、請求書買取（ファクタリング）・ABL・リスケ・補助金活用まで一気通貫で支援。建設・運送・IT・医療など500社超の案件を伴走し、累計支援額は数十億円規模。入金サイト長期化や赤字決算・債務超過局面でも、債権譲渡禁止特約や民法改正（債権法）への実務対応、与信・反社/不当条項チェック、適正手数料レンジの見立てまで具体策を提示。安全性・適法性・スピードのバランスを重視し、「即日資金化」と「継続的な資金繰り安定」の両立を設計するのが強み。

所属：ファクタリングナビ