審査記録とは？ファクタリング審査に強くなるポイントと記録管理の全知識

ファクタリング現場で欠かせない「審査記録」を徹底解説：意味・使い方・作成のコツ

「審査記録って具体的に何を書けばいいの？」「どこまで残しておけば監査に耐えられるの？」――ファクタリングや銀行・貸金業に携わると、こんな疑問を一度は抱くもの。審査の中身が妥当でも、記録が不十分だと社内決裁や監査で差し戻しになることもあります。本記事では、初心者にもわかりやすく、現場で通用する「審査記録」の基本から、ファクタリングならではの注意点、具体的な書き方・運用のコツまでを丁寧に解説します。読み終える頃には、今日から使える実務の型が手に入るはずです。

業界ワード（審査記録）

定義

審査記録とは、与信や取引可否を判断するために「何を確認し、どう評価し、誰がいつ決裁したか」を一連のプロセスと証拠書類とともに残した業務記録の総称です。申込情報、KYC（本人確認・実在性確認）、反社会的勢力チェック、外部調査の出典、分析メモ、スコアリング・格付結果、稟議・決裁履歴、条件設定、例外承認、モニタリング方針などを含みます。目的は、判断の妥当性を第三者が追跡可能にすること（監査・検証性）、法令・社内規程を守っていることの証明（コンプライアンス）、そして将来の再審査・事故検証に耐える知識資産化です。

現場での使い方

審査記録は、日々の会話やメール、外部資料の断片を「意思決定の筋道」に沿って整理し残すための器です。現場では次のように呼ばれることが多いです。

言い回し・別称：

• 審査ファイル／与信ファイル
• 与信記録／審査メモ／レビュー記録
• クレジットファイル（英語由来）

使用例（3つ）：

• 「3社間での初取引なので、支払企業側のヒアリング内容を審査記録に追記してから稟議に回してください。」
• 「例外承認の根拠が薄いので、TDBの財務スコアと支払サイトの実績を審査記録に紐づけてください。」
• 「監査対応で昨年の審査記録一式が必要です。KYC結果と反社チェックのスクリーンショットも含めて抽出をお願いします。」

使う場面・工程：

• 申込受付・初期ヒアリング（申込事実と初期リスクの記録）
• KYC/CDD（本人確認・実在性・取引目的等の記録）
• 外部調査（企業調査・登記・官報・適格請求書発行事業者の確認など）
• 売掛金精査（債権の成立・対価性・検収・相殺リスクの記録）
• スコアリング・格付（モデル結果・前提・例外の記録）
• 稟議・決裁（経緯・条件・留意点・差し戻し履歴）
• 契約・実行（契約主要条項・前提条件の充足確認）
• モニタリング（入金実績・約定遵守・早期警戒シグナル）

関連語：

• 与信審査／アンダーライティング（Underwriting）
• 稟議・決裁ワークフロー
• KYC・CDD/EDD（顧客管理・追加的デューデリジェンス）
• 反社チェック／制裁スクリーニング
• 二重譲渡チェック（ファクタリング）／債権譲渡登記
• モニタリング／早期警戒

ファクタリング特有の審査記録のチェックポイント

ファクタリングでは「債権の実在・回収可能性」を実証できる記録が重要です。次の観点を盛り込みましょう。

• 債権の成立と対価性
  • 発注書・契約書・納品書・検収書・請求書の整合性（誰に何を、いつ、いくらで）
  • キャンセル・返品・値引・相殺条項の有無と実績
• 支払企業（債務者）の信用力
  • 企業調査の結果（例：帝国データバンク、東京商工リサーチ等のレポートの要旨と出典）
  • 支払サイト遵守状況・過去の遅延や未払の有無
• 二重譲渡・弁済充当リスク
  • 債権譲渡登記・電子記録債権（でんさい）の利用状況
  • 他社利用の有無・債権集中度・通知／承諾の取得状況（3社間か2社間か）
• 2社間ファクタリングの追加論点
  • 売掛金消込の実務（入金口座・入金名義・回収フロー）
  • 転売・架空計上の兆候（急な売上増、同一請求書の重複、相見積の不自然さ）
• 3社間ファクタリングの実務
  • 債務者承諾書の様式・署名権限・社印確認
  • 通知の送達事実（発送・受領の記録）
• 条件設定とモニタリング
  • 買戻条件・リコース有無、手数料、上限枠、集中度制限
  • 入金実績の追跡方法、早期警戒指標（遅延債権の閾値など）

上記は「何を確認したのか」「どう判断したのか」「根拠は何か」を第三者が辿れる形で記録します。引用や数値には出典（レポート名・発行日・取得日・URL等）を必ず添えましょう。

銀行・貸金業・為替の文脈での違い

審査記録の考え方は共通ですが、業態によって重心が異なります。

• 銀行（融資）
  • 事業性評価、キャッシュフロー、担保・保証、格付モデルの結果と前提
  • 稟議の論点整理（資金使途、返済原資、リスク要因と緩和策）
  • 継続モニタリング（決算入手、財務コベナンツ管理）
• 貸金業（事業者・個人向け）
  • 適切な与信（返済能力評価）、過剰与信の回避
  • 申込書類・本人確認・照会結果の保存、説明事項の記録
• 為替（外国送金・貿易関連）
  • 送金目的・経済合理性・関係性の確認（請求書や契約書の提示）
  • 制裁・輸出入規制のスクリーニング結果
  • 資金源・最終受益者の確認（KYC・CDDの履歴）

法令や監督指針に基づき、一定の記録保存が求められる分野もあります。たとえば、本人確認や取引記録については、関係法令により一定期間の保存が求められる場合があります（一般にKYC・取引記録は一定年数の保存が目安とされます）。一方で、細かな保存期間や様式は業態や社内規程によって異なるため、自社のコンプライアンス方針を必ず参照してください。

審査記録に必ず入れたい「最低限の項目」チェックリスト

• 案件基本情報（申込日、相手方、金額、スキーム、担当者）
• KYC結果（法人実在性、代表者確認、取引目的、実質的支配者確認の要点）
• 反社・制裁スクリーニング結果（実施日・方法・照合ソース）
• 外部調査の出典（企業調査、登記、官報、公的サイトの参照箇所）
• 売掛金の成立根拠（契約・発注・納品・検収・請求の整合）
• 財務・キャッシュフロー分析の要約（主要指標と解釈、前提）
• スコアリング・格付結果（モデル名、バージョン、閾値、例外理由）
• 主なリスクと緩和策（相殺リスク・集中度・返品等、対策の具体）
• 稟議・決裁の履歴（差し戻し理由、最終条件、留意事項）
• 契約・実行前提の充足確認（必要書類の到着・署名権限の確認）
• モニタリング計画（入金追跡方法、早期警戒の閾値、レポート頻度）
• 作成者・レビュー者・最終承認者（氏名・日時）、改訂履歴

保管・運用のベストプラクティス

• 体系的なフォルダ構成
  • 案件ID/顧客ID単位で「01_申込」「02_KYC」「03_外部調査」「04_分析」「05_稟議」「06_契約」「07_実行」「08_モニタリング」に整理
• 改ざん防止と監査証跡
  • バージョン管理、変更履歴の自動記録、タイムスタンプや電子署名の活用
• アクセス制御と情報保護
  • 最小権限、権限付与・剥奪のログ、個人情報のマスキング、暗号化
• 保存期間の明確化
  • 法令・監督指針・社内規程に基づき保存年限を定義（KYC・取引記録は一定年数の保存が一般的）
• 標準テンプレートの整備
  • 記載漏れ防止チェックリスト、例外承認フォーム、外部出典の表記ルール
• ツール活用
  • ワークフロー／電子稟議、文書管理（全文検索）、ダッシュボードでステータス可視化

書き方のコツ：第三者に伝わる審査記録にするために

• 事実と意見を分ける
  • 事実には出典と日付、意見には前提と論拠を明示
• 5W1Hと「だから何か」
  • Who/What/When/Where/Why/How を満たし、「だから与信可能」「この条件が必要」と結論につなげる
• 反証可能性の確保
  • 別解があり得る論点は、代替案と採用しない理由も記載
• 定量×定性のバランス
  • スコアや財務比率などの数値に、実務の裏付け（取引実績・契約慣行）を添える
• 「監査の目線」で読み返す
  • 初見の人が読んで結論に同意できるか、証憑に辿りつけるかを確認

よくある落とし穴と回避策

• 落とし穴：外部調査の写しが未添付
  • 回避策：出典URL・取得日・スクリーンショットを必須項目化
• 落とし穴：例外承認の根拠が口頭ベース
  • 回避策：承認者コメントと条件（上限・期限・モニタリング強化）を文書化
• 落とし穴：メール・電話の要点が散逸
  • 回避策：重要連絡は通話メモや議事メモに要約し、案件フォルダへ格納
• 落とし穴：版ズレ・古い前提での判断
  • 回避策：モデルバージョン、決算期、契約版数を明記し、更新トリガーを設定

外部情報源・公的サイトの例（調査の出典として）

• 企業調査レポート
  • 帝国データバンク（企業信用調査）
  • 東京商工リサーチ（企業情報・信用調査）
• 法務・公示情報
  • 登記情報提供サービス（法人の登記事項の照会）
  • 官報（破産・民事再生などの公告の確認）
• 公的確認サイト
  • 適格請求書発行事業者公表サイト（インボイス適格性の確認）
  • 各省庁・自治体の公表資料（指名停止情報などの参考）

これらの情報は「参考情報」。鵜呑みにせず、取得日・参照箇所を明記し、他の証憑と突合して整合性を確認しましょう。

ミニテンプレート（記載例のひな型）

以下は、現場で使い回せる要約テンプレートの例です。自社の様式に合わせて調整してください。

• 1. 案件概要：申込者／相手方（債務者）／金額／スキーム（2社間・3社間）／資金使途
• 2. KYC/反社：確認方法・結果・実施日・照合ソース
• 3. 債権の成立根拠：契約・発注・納品・検収・請求の突合結果
• 4. 支払企業の信用：外部調査の要点、支払実績、集中度
• 5. 数量化：スコアリング結果、主要指標（DSO、集中度、一社依存）
• 6. リスク・緩和策：相殺・返品・二重譲渡等と対策（通知・登記・制限）
• 7. 提案条件：手数料、上限枠、コベナンツ、モニタリング計画
• 8. 決裁：承認者、条件付き承認の有無、期限
• 9. 添付一覧：出典とファイル名、取得日

FAQ：審査記録に関するよくある質問

• Q. 審査記録と稟議書は何が違いますか？
  • A. 審査記録は確認・分析・判断の「証拠の束」。稟議書は意思決定のための「要約と提案」です。稟議の根拠として審査記録を添付・参照します。
• Q. 口頭のヒアリングはどう残せばよいですか？
  • A. 日時・相手・要点・確認方法を要約した通話メモを作成し、案件IDで保管。重要な合意はメールで念押しし、記録に紐づけます。
• Q. 間違いに気づいたら？
  • A. 原本を消さず修正履歴を残すのが原則です。差替え時は理由・日時・担当者を記録し、旧版をアーカイブします。
• Q. 顧客から開示を求められた場合は？
  • A. 社内規程に従って対応します。内部検討メモや他社情報、スクリーニングの詳細は開示対象外とする運用が一般的です。
• Q. クラウド保存は問題ありませんか？
  • A. 情報管理ポリシーに適合し、アクセス制御・暗号化・監査証跡が備わるサービスであれば運用可能です。データ保管場所や委託先管理も確認しましょう。

ケーススタディ：差し戻されやすい審査記録の特徴

• 「外部調査あり」とだけ記載し、具体の数値や出典がない
• スコアリングが良いという理由だけで、返品・相殺条項など実務リスクの評価がない
• 2社間で通知未実施なのに、回収フロー（入金口座・名義）が曖昧
• 例外承認の条件が定義されていない（期限・上限・監視方法がない）

これらは監査で必ず突かれるポイントです。「根拠に辿れるか」「反論に耐えるか」でセルフチェックしましょう。

実務で役立つ小ワザ

• スクリーンショットにはURLと取得日時を映し込む
• 契約・請求・検収は「三点照合」を標準化
• メール件名は「【案件ID】＋要点」で統一し、審査記録に自動スレッド取り込み
• 「想定反論リスト」を稟議前に作成（例：集中度、過去遅延、二重譲渡）
• 初回と更新でテンプレを切り替え（更新は差分中心）

関連用語ミニ辞典

• 与信審査：取引先の信用力を評価し、条件を設定するプロセス
• 稟議：社内の承認手続き。審査記録を根拠に意思決定を求める
• KYC/CDD：顧客の本人確認・取引目的等の把握プロセス
• 二重譲渡：同一債権が複数先に譲渡されるリスク
• 反社チェック：反社会的勢力との関係がないかの確認
• スコアリング：統計モデル等で信用リスクを数値化する手法

まとめ：強い審査は「強い審査記録」から生まれる

審査記録は、単なる書類の束ではありません。「確認→分析→判断→決裁→モニタリング」の道筋を、第三者が再現できるように残した業務の背骨です。ファクタリングでは、債権の実在性・回収可能性の証明が生命線。銀行・貸金・為替でも、KYCや調査の出典と判断の妥当性を明確に示せるかが合否を分けます。

今日からできる第一歩は、出典の明記、要点の要約、例外の文書化、そしてフォルダと版の統一。小さな積み重ねが、差し戻しの減少、監査の時短、組織の学習速度向上に直結します。迷ったときは「第三者が読んで同じ結論に至れるか？」を合言葉に、審査記録の品質を磨いていきましょう。