未着記録とは？金融・ファクタリング業界での意味と注意点をわかりやすく解説

未着記録の基礎知識：金融現場での意味・実務対応・リスク管理を徹底解説

「振込の通知は来たのに入金が確認できない」「債権譲渡の通知を送ったのに、相手から反応がない」。金融・ファクタリングの現場では、こうした“来るはずのものが来ていない”状況が日常的に起きます。この記事では、現場でよく使われる「未着記録」という言葉の意味や使い方、実務での対応ポイントを、初心者にもわかりやすく整理しました。読めば、未着時の初動対応がスムーズになり、回収リスクや社内トラブルを最小化できるはずです。

業界ワード（未着記録）

定義

未着記録とは、本来なら期日までに「到着・入金・受領」しているはずの資金や書類、通知などが、所定の時点で確認できていない状態を、業務上識別・追跡するために作成する記録（ログ、管理票、ステータス）のことです。法令上の用語ではなく、金融・ファクタリング・為替・貸金業等の現場で広く用いられる実務用語です。

対象は状況により多岐にわたります。例として、（1）入金・送金の未着（未着金）、（2）債権譲渡通知や承諾書などの通知・書類の未着、（3）手形・でんさい等の決済関連の未着、（4）ローン契約原本や本人確認書類の未着、などが挙げられます。未着記録を起点に、原因究明、対外照会、保全措置、再発防止の一連の対応を進めるのが実務の基本です。

現場での使い方

言い回し・別称

現場では次のような言い回し・別称がよく使われます。意味の近い言葉でも運用が異なる場合があるため、社内定義を揃えることが大切です。

• 未着／未着金／入金未着：期日までに入金が確認できていない状態。
• 書類未着／通知未着：送付・回収すべき書類や通知が届いていない状態。
• 手形未着／電文未着：手形、でんさい、送金電文等が届かない状態。
• 未達：会計用語では「取引は発生済みだが銀行等の手続未了で決算上ズレがある」ことを指すことが多く、未着と混同しない運用が望ましい。

使用例（3つ）

• ファクタリング：回収期日の17時時点で債務者からの入金がなく、案件No.12345について「未着記録」を起票。債務者の経理に電話確認し、入金指図日の再確認と相殺の有無をヒアリング。並行して譲渡通知の受領状況も確認。
• 銀行・為替：送金人から「昨日送金したのに相手先が受け取っていない」と照会。受取側支店で「未着記録」を作成し、送金明細の入手、名義・口座・金額の照合、送金行への照会を実施。着金が確認できた時点で記録を解消。
• 貸金業・ローン：融資実行の前提となる契約書原本が期日までに返送されず「書類未着」として記録。実行を保留し、再送指示と本人確認の再案内を実施。到着次第、記録を解消して実行へ。

使う場面・工程

未着記録は、次のような工程で作成・運用されます。

• 期日前モニタリング：期日・入金予定の一覧化、期日前の先方リマインド。
• 期日当日モニタリング：入金照合（消込）、書類到着確認、電文確認。
• 未着記録の起票：時刻、対象、金額・件数、相手先、担当者、期日、対処期限を記録。
• 一次確認：内部誤り（設定、名義、口座、計上）の洗い出し。
• 対外照会：相手先経理、送金行、宅配業者等への確認。
• 保全・抑止：ファクタリングでは回収遅延時の社内基準に沿って保全措置を検討。
• 解消・原因分類：着金・受領確認後に記録をクローズ、原因を分類して再発防止に反映。

関連語

• 未着金：資金の未着を指す実務用語。
• 未達：会計上の期ズレ概念で、未着と厳密には別管理が望ましい。
• 消込：入金と売掛・債権の突合プロセス。
• でんさい（電子記録債権）：書類郵送を介さないため、未着は主に記録指図や承諾手続の遅延として表れる。
• 債権譲渡通知・承諾：民法上の対抗要件に関係。通知や承諾の未着は回収遅延の典型原因。
• 償還請求（リコース）／ノンリコース：ファクタリングのリスク分担。未着が直ちに償還請求に当たるとは限らず、契約条件と事実関係の精査が必要。
• 相殺：債務者側で相殺処理された場合、未着が発生しやすい。

よくある原因と初動対応（チェックリスト付き）

未着の原因は、手続・情報・日程・意思決定の4領域に集約されます。初動で切り分けると解決が早まります。

• 情報不一致
  • 口座番号・支店名・名義の誤り → 先方の送金控え入手、当社請求書の記載と照合、名義表記のゆれ（カタカナ・スペース）を確認。
  • 金額相違 → 請求・検収差異の有無を確認、値引・手数料差引の可能性を確認。
• 手続・運用遅延
  • 社内承認の遅延 → 申請ステータスの確認、代替承認ルートの可否を検討。
  • 譲渡通知未着 → 宛先、送付方法、到達確認（配達記録・受領印）を確認。必要に応じて再送。
• システム・銀行要因
  • 銀行カットオフタイム越え → 価値日（Value Date）を確認、翌営業日扱いの可能性。
  • 名義不一致による銀行側の保留 → 名義訂正指示や再送を依頼。
  • 振込依頼人の設定ミス → 受取側で消込できず未着扱いに見えるケース。名義・通知情報を共有。
• ビジネス要因
  • 相殺・支払保留 → 取引条件の再確認、相殺の通知有無、保留理由の確認。
  • 与信超過・事故情報 → 先方の資金繰り悪化や社内保留。保全措置を検討。
• 物流・郵送
  • 書類郵送の遅延・誤配送 → 追跡番号で動態確認、宛名・住所の再確認、再発行の要否判断。

ファクタリングでの実務ポイント

ファクタリングでは、未着記録は回収プロセスの要です。契約形態や通知状況により打ち手が変わります。

• 2社間と3社間の違い
  • 2社間（通知なしが多い）：債務者からは従来通り原債権者へ入金。消込ズレや相殺が未着の主因。入金振替や支払留保解除の交渉が中心。
  • 3社間（通知・承諾あり）：譲渡先（ファクター）への直接入金が原則。通知未着・承諾未了・送金設定ミスが主因。
• 未着時の基本対応
  • 期日前リマインド：期日3〜5営業日前に債務者へ支払情報（口座、名義、金額）を再通知。
  • 期日当日の可視化：回収予定リストと銀行入出金明細のリアルタイム照合。
  • 一次切り分け：名義・金額・口座・相殺・承諾・通知の5点セットで事実確認。
  • 保全の判断：契約のリコース条項、支払遅延の常習性、原因の可抗力性を踏まえて社内審議。
• よくある盲点
  • 振込手数料の差引で消込不能 → 網掛け金額（受取額）ベースで消込ルールを整備。
  • 支払元と債務者の名義不一致 → 企業グループ内支払や支払代行会社に注意。名寄せマスタを整える。

銀行・為替実務での注意点

送金・受取での未着は、時差・銀行カットオフ・名義不整合が典型です。国内振込でも、金融機関の取扱時間と入金反映タイミングに注意が必要です。海外送金は特に価値日と中継銀行の控除手数料、制裁スクリーニング等による保留が未着の要因になります。

• 国内送金
  • 当日扱い／翌営業日扱いの切り分け（依頼時間と金融機関の締め時刻）。
  • 名義の全角・半角・スペース差異が機械照合の妨げに。
• 海外送金
  • 価値日ズレ、中継銀行の手数料控除、受取銀行での法令・制裁チェックによる保留。
  • 根拠資料（送金控え、BIC、受取口座情報）の整備と、送金行・受取行双方への照会ルート確保。
• 照会運用
  • 送金人→送金銀行→中継/受取銀行の順で事実関係を収集。
  • 記録上は照会日時・担当・回答期限・回答内容を必ず残す。

貸金業・ローンでの使いどころ

ローンでは、資金実行や契約成立の前提となる書類の未着管理が重要です。未着記録は「実行保留」「与信有効期限管理」と直結します。

• 典型的な未着対象：契約書原本、本人確認書類、収入証明、担保関係書類、口座振替依頼書。
• 運用ポイント：期日設定（郵送・電子の双方）、再送ルール、本人再確認フロー、実行保留の条件と解除基準。

未着記録のデータ項目（テンプレート例）

未着記録は、後追い検証が可能な粒度で残すのが鉄則です。次の項目があると便利です。

• 管理番号／案件番号
• 対象区分（入金／書類／通知／その他）
• 相手先（債務者・取引先・送金行等）
• 金額（該当する場合）
• 期日（支払期日・必着日・価値日）
• 発生日・発見時刻
• 原因仮説（名義不一致／相殺／カットオフ超過／郵送遅延／与信保留 等）
• 一次確認結果（内部要因の有無）
• 対外照会履歴（相手先・方法・日時・担当・要旨）
• 対応ステータス（未対応／照会中／保全実施／解消）
• 保全措置（あれば詳細）
• 解消日・解消方法（入金確認・書類受領 等）
• 最終原因カテゴリ・再発防止メモ

運用ルールと内部統制

• 起票基準の明確化：何時点で未着とみなすか（例：17:00時点で未着、価値日翌営業日まで猶予 等）。
• 職務分掌：照合担当と督促担当を分離、権限・承認経路を明確に。
• 証跡保存：送金控え、受領印、メール・通話記録の保存期間と保管場所を規定。
• 二重計上・二重督促の防止：案件IDの一元管理、ダッシュボードで重複を排除。
• 個人情報・機密情報の管理：外部照会の際は開示範囲を最小限に。

KPI・レポーティング

• 未着件数（対象別：入金／書類／通知）
• 平均解消日数、中央値、P90
• 期日超過率（当日解消率／翌営業日解消率）
• 原因別構成比（内部／外部）
• 金額影響（滞留残高）
• 再発率（同一原因の再発）

連絡・督促の文例（使いやすい定型）

件名：お支払期日経過のご確認（案件No.XXXX）

いつもお世話になっております。株式会社〇〇の△△です。○月○日お支払期日の□□円につき、現時点で当社口座での着金が確認できておりません。お手数ですが、送金日・送金人名義・金額・送金控えをご教示いただけますでしょうか。入違いの場合はご容赦ください。よろしくお願いいたします。

件名：【重要】書類ご返送のお願い（必着○月○日）

平素よりありがとうございます。融資実行に必要な契約書原本が未着のため、○月○日までの到着にご協力ください。追跡番号をお持ちの場合は共有いただけますと幸いです。

よくある質問（FAQ）

未着記録はいつ作成すべき？

社内ルールで定めた「未着判定時刻」を過ぎた時点で、一次切り分けの結果を待たずに起票するのが基本です。記録がなければ追跡と是正の漏れが発生します。

未着と未達の違いは？

未着は「現物（資金・書類等）が届いていない」運用上の状態、未達は「会計上の期ズレ」を指すことが多い用語です。両者を同義で運用しないようにしましょう。

未着はすぐ債務不履行や償還請求に当たる？

直ちにそうとは限りません。事実関係（銀行カットオフ、名義不一致、相殺など）を確認し、契約条件（支払期日、猶予、リコース条項等）に沿って判断します。

記録せず口頭で対応してもよい？

おすすめしません。記録がないと、重複督促・行き違い・原因の見落としが起きやすく、内部統制上も問題です。必ず起票し、解消まで追跡しましょう。

誤解しやすいポイントと回避策

• 「入金名義が違うだけだから未着ではない」→ 消込不能なら実務上は未着。名寄せルールと補助情報で解消を早める。
• 「先方が送金したと言っている」→ 送金控え・価値日・金額を確認。中継で留まっている可能性もある。
• 「通知はメールで送った」→ 到達確認が重要。受領確認・既読・受領印など証跡を残す。

再発防止のベストプラクティス

• 期日前リマインドの定着（支払情報の再通知、相殺予定の事前把握）。
• 名寄せ・消込自動化（入金照合のルール・辞書の整備）。
• 書類は追跡可能な手段で送付（受領確認を運用に組み込む）。
• ダッシュボード化（未着の可視化、期限アラート、KPIモニタ）。
• 原因レビューの定例化（内部・外部の比率を継続改善）。

まとめ：未着記録は「素早い切り分け」と「記録の質」が命

未着記録は、金融・ファクタリング・貸金業の現場で、回収・実行・決済の安全性を支える基本ツールです。定義を明確にし、起票基準と初動対応を標準化すれば、解消スピードが上がり、回収リスクや内部トラブルを抑えられます。今日から、未着の判定時刻、記録テンプレート、対外照会の定型、KPIレポートを整備し、迷いなく動ける仕組みを作っていきましょう。