補足資料とは？ファクタリングや金融業界での重要性と作成ポイントを徹底解説

金融・ファクタリングで使う「補足資料」完全ガイド—意味・種類・提出のコツとNG集

「補足資料って、具体的に何を出せばいいの？」——初めてファクタリングや融資の申込みをすると、必ずと言っていいほどぶつかる疑問です。資料の名前はわかっていても、中身や目的が曖昧だと準備に時間がかかり、審査も滞りがち。この記事では、金融・ファクタリングの現場で使われる「補足資料」を、意味から種類、提出のポイント、よくある間違いまで、やさしく丁寧に解説します。読み終えれば、「どれを」「なぜ」「どうやって」出すのかがクリアになり、審査のスピードと通過率がぐっと上がります。

業界ワード（補足資料）

定義

補足資料とは、申込書や契約書だけでは判断できない事実・背景・裏付けを確認するために、金融機関やファクタリング会社が追加で求める資料の総称です。主に、本人確認・実在性の確認、取引の実在・履行状況の確認、資金繰りや信用力の把握、コンプライアンス（法令・社内規程）チェックのために使用されます。具体例としては、請求書・発注書・納品書・検収書・契約書、入出金が分かる通帳写し、決算書・試算表、履歴事項全部証明書、税の納付関係書類、担当者の名刺や社内承認書などが挙げられます。

補足資料が重要な理由

金融・ファクタリングの審査は「リスクを見極める作業」です。補足資料は、その判断材料を“定量・定性”の両面から埋める役割を持っています。なぜ重要か、実務の観点で整理します。

• 事実の裏付け：請求内容や債権の発生・履行・入金見込みを客観資料で確認し、ファクトベースの審査が可能になる
• 不正や誤認の防止：二重譲渡・架空請求・名義貸し等のリスクを早期にあぶり出す
• 審査の迅速化：所要資料が揃っていると、社内承認フローが一気に進む
• 法令・規程対応：本人確認や取引実態の確認は、犯罪収益移転防止や社内コンプライアンスに直結
• 将来トラブルの予防：契約条件や受領・検収条件の齟齬を事前に解消できる

補足資料の主な種類と具体例

ファクタリングで頻出の補足資料

• 売掛債権の裏付け資料：請求書、発注書（注文書）、納品書、検収書、取引基本契約書（取引先との合意条件）
• 入金エビデンス：通帳（表紙＋該当期間の入出金明細）、ネットバンキングの明細書をPDF化したもの
• 取引先情報：会社概要、直近の支払サイト・取引実績の説明、変更通知（支払条件変更の案内）
• 社内承認・稟議の痕跡：見積・発注の承認メール、検収報告、社内決裁の回覧記録（必要に応じて）
• 反社・コンプラ確認の記録：社内でのスクリーニング結果のメモや報告（求められた場合）

融資（銀行・ノンバンク）で頻出の補足資料

• 財務資料：決算書一式、科目内訳明細、試算表、資金繰り表
• 会社の実在・権限確認：履歴事項全部証明書、印鑑証明書、定款（写し）、代表者の本人確認資料
• 税務関連：納税証明書、申告書控え、未納・分納の状況が分かる書面
• 資金使途の裏付け：見積書、契約書、事業計画、仕入計画・受注見込み表

為替・貿易取引での補足資料

• 商流の裏付け：インボイス（請求書）、パッキングリスト、B/L（船荷証券）やAWB（航空運送状）
• 支払・受取条件：L/C条件、インコタームズの取り決めが分かる書面
• 為替予約関連：予約台帳、ヘッジ方針メモ、社内承認資料

現場での使い方

言い回し・別称

現場では、同じ意味で次のように呼ばれることがあります。

• エビデンス資料／裏付け資料／添付資料／支持資料
• KYC資料（本人確認・実在確認に関する資料）、DD資料（デューデリジェンス資料）
• 追加資料（一次提出後に追加で求める時の呼称）

使用例（3つ）

• 「請求書だけでは検収が分からないため、納品書と検収書も補足資料としてご提出ください。」
• 「入金実績の確認が必要です。該当取引先からの入金が分かる通帳該当ページを補足資料でお願いします。」
• 「社内承認の都合上、契約書の該当条項が分かるページを補足資料として添付し、該当箇所にマーカーをお願いします。」

使う場面・工程

• 初回申込み時：基本資料に加えて、商流と入金実績を示す補足資料を一式
• 追加買取・増額時：条件変更の理由を説明する補足資料（新規受注、支払サイト変更通知など）
• 社内稟議・承認段階：意思決定者が短時間で判断できるよう、該当箇所に付箋・マーカーを入れた補足資料
• コンプラ・監査対応：本人確認や商流確認の記録を残すための補足資料をファイル化

関連語

• 与信（信用審査）：補足資料は与信判断の根拠
• DD（デューデリジェンス）：企業や取引の詳細調査。補足資料はDDの素材
• KYC（Know Your Customer）：顧客確認。本人確認・実在確認資料が中心
• インボイス制度・電子帳簿保存：書類の適格性や保存要件と関係

補足資料の提出で失敗しない基本ルール

1. 「目的」から逆算して選ぶ

求められた資料名だけでなく、なぜそれが必要かを理解しましょう。例えば「債権の実在確認」が目的なら、請求書＋発注書＋納品書（または検収書）をセットにすると裏付け力が上がります。

2. 該当箇所に印（マーカー・付箋）を入れる

多忙な審査者が一目で要点にアクセスできるよう、金額・日付・相手先・条項番号などにマーカーを引きましょう。電子データならコメント機能や注釈を活用します。

3. 見え方を整える

• スキャンは原本が判読できる解像度（一般に300dpi程度）で歪み・影を避ける
• ファイル名は「日付_資料種別_相手先_金額等」で統一（例：2025-03-15_請求書_ABC社_320万円.pdf）
• ページ順を論理的に（発注→納品→検収→請求→入金）

4. 秘匿情報の扱いに注意

個人番号や関係のない金額は必要に応じてマスキング（黒塗り）します。ただし、審査に必要な箇所を消してしまうと差し戻しの原因になります。迷ったら担当者に確認しましょう。

5. 改ざんは絶対にしない

金額・日付・相手先などの改変は、信用失墜の致命傷です。訂正が必要な場合は、訂正印や差替え版の提出など正規の手順で対応します。

ケース別：これを出すと話が早い

ファクタリング（2社間）の新規申込み

• 売掛先別の請求書（直近3～6カ月分）
• 対応する発注書・納品書・検収書（可能な範囲でセット化）
• 入金確認（通帳写し：表紙＋対象期間）
• 取引基本契約書の該当条項（支払サイト、検収条件）
• 会社の実在確認（履歴事項全部証明書の写し）

銀行融資の運転資金

• 直近2～3期の決算書、足元の試算表
• 月次の資金繰り表（入出金予定）
• 仕入・外注・売上の主要先一覧とサイト
• 税の納付状況（納税証明などが求められることあり）

為替予約の新規枠設定

• 輸出入の契約書・受発注書
• インボイス、B/LやAWBの控え
• 社内のヘッジ方針・上限ルールのメモ

上記は一般的な例であり、実際の要件は各社・各案件のリスク方針によって変わります。最短で済ませるには、初回に「審査の観点で必要な補足資料をリストで教えてください」と担当者に確認するのが有効です。

電子データと原本の扱い

近年はPDFや写真データでの提出が主流です。ただし、契約締結や監査の要件によっては原本確認が必要なケースもあります。また、書類の保存については、会社の規程や関連法令に従い、改ざん防止・検索性の確保などが求められることがあります。電子データで提出する際は、スキャン品質、タイムスタンプや更新履歴の管理、アクセス権限の設定に注意しましょう。

よくある質問（Q&A）

Q. スマホの写真でも大丈夫？
A. 判読性が高ければ概ね問題ありません。斜め撮影や影、反射で読めないと差し戻しになります。できればスキャナでPDF化し、解像度と余白を整えましょう。

Q. 取引先名や金額など、見せたくない部分は消して良い？
A. 審査目的に必要な情報は残す必要があります。不要部分のみマスキングし、不明点は担当者に範囲を確認してください。

Q. どの順番で出せばよい？
A. 取引の流れに沿った順序が分かりやすいです。発注→納品→検収→請求→入金の時系列で並べ、対応関係が分かるようにファイル名やしおりを付けましょう。

Q. 顧客の社内メールは提出して良い？
A. 機密性に配慮が必要です。提出前に開示範囲を社内で確認し、必要箇所のみ抜粋またはスクリーンショットで提出する方法を検討してください。

審査が進む「伝え方」と文面例

ただ資料を送るだけでなく、要点説明を添えると審査は加速します。以下のような一言を冒頭に添えましょう。

• 「補足資料一式をお送りします。A社分は請求書3枚、対応する発注書・納品書を同梱、通帳の該当入金箇所に付箋番号（1～3）を付けています。」
• 「B社の支払サイト変更は2025年1月度からで、変更通知を添付。検収は納品月末、支払は翌々月15日です。」
• 「金額差異（請求と入金の差）は値引き相殺分です。締結済み覚書の第3条をハイライトしています。」

ありがちなNGと回避策

• NG：全ページが暗く傾いているスキャン → 回避：自動補正・トリミングを使い再スキャン
• NG：複数社の資料が混在し、どれが誰のものか不明 → 回避：相手先別フォルダ、ファイル名に相手先名を付与
• NG：必要箇所がマスキングされ審査不能 → 回避：提出前に「必要箇所チェックリスト」で照合
• NG：改訂版と旧版が混在 → 回避：最新版に「ver番号・日付」を付け、旧版は「旧」「VOID」を明示

チェックリスト：送る前の最終確認

• 目的（実在確認・入金確認・コンプラ等）に対する根拠資料が揃っているか
• 金額・日付・相手先・件名に整合性があるか（請求⇔入金の対応）
• 該当箇所にマーカーや付箋、ファイル名に識別情報があるか
• 機密情報の取扱いは適切か（必要部分のみ開示）
• 解像度・向き・ページ順・余白など見栄えが整っているか

担当者に気持ちよく受け取ってもらう小ワザ

• 1メール1趣旨（件名に【補足資料：A社入金エビデンス】等を明記）
• 本文冒頭に「同封物一覧」と「要点（どの判断に使うか）」を3行で
• 大容量は分割送付または共有リンク、閲覧権限は期限付きで付与
• 差し戻し時は、差し戻し理由を要約して返信し、再発防止のメモを残す

補足資料の「目次」テンプレート例（構成案）

案件フォルダ内に「00_目次.pdf」を置くと、社内外での共有がスムーズです。以下のような構成が実務で使いやすいでしょう。

• 1. 取引概要（相手先、金額、支払サイト、担当者）
• 2. 商流資料（発注→納品→検収→請求の順）
• 3. 入金エビデンス（通帳：該当箇所に付箋番号）
• 4. 契約・覚書（該当条項マーカー付き）
• 5. 会社資料（登記、決算、社内承認）
• 6. 追加説明（差異・相殺・返品などの補足メモ）

インボイス制度・電子取引と補足資料の関係（概要）

請求書の適格性や電子取引の保存方法は、社内の経理・監査や金融機関のチェックにも影響します。適格請求書の要件や電子データの保存・検索性の確保は、補足資料の信頼性に直結します。日付・金額・相手先・取引内容の特定性が担保され、改ざん防止と再現性が確保できる形での提出・保存を意識しましょう。

社内整備：補足資料の運用ルールを作る

毎回やり取りで苦労しているなら、社内に「補足資料ポリシー」を作ると劇的に改善します。

• 資料の標準セット（案件タイプ別チェックリスト）の作成
• ファイル命名規則・版管理（ver、日付、相手先）
• 提出前レビューの担当者・締切の明確化
• 機密区分と共有範囲（社外・社内）のルール化
• テンプレート（目次・送付状・差異説明メモ）の整備

まとめ：補足資料は「早く・正確に・目的別に」

補足資料は、単なる追加書類ではなく、審査を前に進めるための「説得力のパッケージ」です。目的に合った資料を、見やすく、整合性をもって示すことで、ファクタリングでも融資でも、スピードと通過率は大きく向上します。まずは案件ごとに必要な補足資料をリスト化し、目次・命名・マーカーの3点を徹底。今日の1件から実践してみてください。迷ったら「何を確認したいのか」を担当者に聞き、目的に合わせて最小で最大の効果が出るセットを整える——それがプロの段取りです。