汚損記録とは？金融機関が重視する理由と審査・融資への影響を徹底解説

「汚損記録」をやさしく解説—ファクタリングから融資・現金取扱まで現場で本当に使える知識

「提出した請求書の画像が見づらいと言われた」「本人確認書類の一部が欠けていて再提出になった」「ATMで汚損券と判定された」——現場ではよくある出来事ですが、なぜ金融機関やファクタリング会社はここまで“汚れや欠け”に厳しいのでしょうか。本記事では、業界で頻出する現場ワード「汚損記録」を、初心者にもわかりやすく、実務に直結する形で解説します。どこまでがOKでどこからがNGなのか、審査や与信に与える影響、正しい対応フロー、予防のコツまで一気に整理。読後には、現場の判断に迷いが減り、やり取りがスムーズになるはずです。

業界ワード（汚損記録）

定義

汚損記録とは、金融機関・ファクタリング会社・現金取扱事業者などが、取り扱う「証憑・原本・画像・現金」に汚れ・破損・欠け・擦れ・折れ・色抜け・にじみ・変形・読取困難・改ざん疑義などが見られた際に、その事実と状況、対応内容を残す内部記録のことです。実務の目的は「真正性（本物であること）」「完全性（情報が欠けていないこと）」「可読性（明瞭に確認できること）」を担保し、リスクやトラブルを未然に防ぐこと。書類・画像に関する汚損記録は再提出や追加確認の根拠となり、現金に関する汚損記録は不適合券（汚損券・損傷券）の仕分けや交換・精査の根拠になります。

現場での使い方

言い回し・別称

現場では次のような言い回しが使われます。意味はほぼ同じですが、対象やニュアンスが少しずつ異なります。

• 汚損記録を付ける／起票する（内部ログに残す）
• 汚損扱い／不鮮明扱い（再提出・差替えが必要）
• 毀損（きそん）・欠損（けっそん）（物理的な欠け・破れ）
• 改ざん疑義（編集・加工の痕跡が疑われる）
• 汚損券（現金のうち、汚れや破損で適合基準を満たさない券）

使用例（3つ）

• 「請求書の撮影画像に影がかかって金額欄が読めないため、汚損記録を起票し再提出を依頼しました。」
• 「本人確認書類の角欠けが生年月日欄に一部かかっていたため、汚損扱いで取引一時保留にしています。」
• 「入金機で汚損券の混入が検知されたので、汚損記録を付けて不適合券として回収・交換対応します。」

使う場面・工程

• ファクタリング審査：請求書・発注書・検収書の可読性や完全性をチェックし、不鮮明・欠けがあれば汚損記録→差替え依頼。
• 融資・口座開設・KYC：本人確認書類、住所確認書類、通帳コピー等の明瞭性検査。疑義があれば汚損記録→再提出。
• 入出金・両替・現金精査：券面の汚れ・破損・変色・欠けを検知し、機器記録＋汚損記録→不適合券処理。
• 為替・手形小切手：印影のにじみ、署名の擦れ、券面の破損などは事故防止のため汚損記録→再発行・再受領。
• 監査・内部統制：証憑の原本性・改ざんリスクに関するログとして汚損記録を保存し、監査に備える。

関連語

• 真正性・完全性・可読性：審査が見る3点セット。どれか1つでも欠けると汚損扱いの対象。
• コンプライアンス・AML/CFT：汚損は改ざんや成りすましのシグナルになり得るため追加確認の根拠になる。
• 事故情報／インシデントログ：重大な汚損や改ざん疑義は事故に準じた取扱で記録・保全することがある。
• 汚損券・損傷券：現金の品質区分。銀行・現金機器は判定基準に沿って選別・交換手続を行う。

汚損と判定される典型例とグレーゾーン

「どこまでが許容範囲か」が現場の悩みの種です。まずは典型例から整理します。

• 書類・画像関連
  • 角欠けや破れで重要項目（氏名、住所、金額、社名、日付、押印等）が一部でも見切れる。
  • ピンボケ・反射・影・解像度不足で判読困難。（撮影アプリの圧縮も注意）
  • 色味の極端な補正、トリミングの不自然さ、合成痕などの改ざん疑義。
  • コピーのコピーで文字が潰れている、朱肉の印影が薄く欠けている。
• 現金・手形・小切手
  • 著しい汚れ、落書き、破れ、穴あき、テープ補修、変色、燃え焦げ。
  • 折れや波打ちで機器が給紙・読取できない。
  • 印影がにじむ、署名が擦れる、エンボス加工の欠け（券種による）。

グレーゾーンは「情報は読めるが状態が悪い」ケース。実務では「重要項目の視認性」「改ざんの疑いの有無」「再発可能性」「機器での処理可否」を総合して判断し、迷えば汚損記録を残したうえで差替え依頼や上長判断とするのが安全です。

審査・与信・ファクタリングへの影響

汚損記録は単なる“きれい・きたない”の話ではなく、与信判断やオペレーションコストに直結します。

• 追加確認・再提出でリードタイムが伸びる（資金化・融資の着金が遅延）。
• 改ざん疑義や証憑欠落が重なると、ディスカウント率の悪化や取引条件の厳格化につながる。
• 反復的な汚損は「管理体制の脆弱性」のシグナル。内部スコアに影響し、限度額・枠の見直し要因になる。
• 現金取扱では入金機停止や差戻しが発生し、回収・再計数の手間や機会損失が生じる。
• 登記・通知書類の汚損は法的手続の無効・瑕疵リスクを高め、やり直しコストが大きい。

つまり、汚損記録を減らすことは、審査通過率の向上・資金化のスピードアップ・手数料や条件面の改善に直結します。

具体的な対応フロー（現場標準の目安）

現場で迷わないために、シンプルな対応フローを決めておくと効果的です。

• 1. 一次判定：受領時に可読性・完全性・真正性の3点をチェック。NGなら汚損記録を起票。
• 2. 事実保存：当該画像・原本の状態、発生日、依頼者、影響範囲、縮小サムネイル等を保存。
• 3. 差替え依頼：具体的にどの欄が読めないか、どの部分が欠けているかを明示して再提出を依頼。
• 4. リスク判断：改ざん疑義があれば上長・コンプラへエスカレーション。必要に応じて追加証憑を求める。
• 5. クローズ：差替え後の確認を実施し、汚損記録に対応内容を追記して完了。

証憑ごとの注意点（ファクタリング・金融実務）

請求書・発注書・検収書

金額・品目・日付・社名・相手先・押印（必要な場合）が一目で読めること。社判や角印が薄いと差戻しになりやすいので、原本をフラットにしてスキャンし、スマホ撮影なら影・反射を避けます。訂正がある場合は二重線・訂正印など商習慣に沿った訂正方法で。

口座関連（通帳コピー・入出金明細・ネットバンキング画面）

名義・口座番号・金融機関名・支店名と入出金の対象行（相手先）が明確に判読できること。画面キャプチャは拡大率に注意し、ぼやけた部分がないか確認。加工やモザイクは最低限にし、加工箇所は理由を明示して提出します。

本人確認書類（免許証・マイナンバーカード・在留カード等）

四辺が写っているか、券面の凹凸やホログラムで反射が強くないかを確認。住所面・裏面記載の有無にも注意。個人情報の安全管理と併せ、過度なトリミングや彩度調整は控え、原本に忠実な画像を提出します。

現金・手形・小切手

現金は機器で弾かれやすい折れ・破れ・テープ補修・汚れがあると汚損券扱いに。手形・小切手は印影・署名・金額・日付が鮮明かつ改ざん痕がないことが最重要。券面汚損は法的な瑕疵原因になり得るため、ためらわずに再発行・差替えを依頼します。

よくある質問（FAQ）

Q1. どの程度の汚れ・欠けから汚損記録になりますか？

A. 重要項目（氏名、住所、日付、金額、口座番号、印影など）の視認性が損なわれる、もしくは改ざん疑義が生じる状態なら原則として汚損記録の対象です。視認に拡大・補正を要する時点で、差替え推奨と考えるのが安全です。

Q2. 写真の明るさやコントラストを補正しても良いですか？

A. 可読性のための軽微な補正は一般に容認されますが、内容を変える処理（合成、塗りつぶし、大幅なトリミング等）は改ざん疑義になり得ます。補正前の原本画像を併せて提出すると誤解を避けられます。

Q3. 汚損記録は信用情報（いわゆるブラック情報）に載りますか？

A. 汚損記録は通常、社内のオペレーション・審査ログであり、個人信用情報機関の事故情報とは別概念です。ただし、改ざん疑義や重度の不備が継続する場合、社内のリスク評価に影響することはあります。

Q4. 取引先が提出する書類の汚損が続く場合は？

A. 提出ガイド（推奨解像度・ファイル形式・撮影方法）を共有し、テンプレートや見本を渡すと改善しやすいです。改善が見られない場合は条件変更や取引見直しの検討材料になります。

英語表現と海外取引での伝え方

海外カウンターパーティーには次のように伝えます。

• The submitted document is unclear/partially missing. We need a clean and complete copy.（提出書類が不鮮明・一部欠落のため、鮮明で完全な写しが必要です）
• We recorded a damage/defacement issue for audit trail.（監査記録として汚損の事実を記録しました）
• The banknote was detected as unfit/soiled by the validator.（紙幣鑑別機で不適合券と判定されました）

“Damage/Defacement Record”や“Unfit Note Record”といった言い回しを覚えておくと、やりとりがスムーズです。

機器・メーカーの例（現金汚損の自動検知）

現金の汚損は、券面のサイズ・汚れ・折れ・UV反応などの基準により機器が自動判定することが一般的です。代表的なメーカーとして、グローリー（GLORY、硬貨・紙幣の計数機・鑑別機で国内シェアが高い）、日本金銭機械（JCM、紙幣識別ユニットや券売機向け機器を展開）などが知られています。これらの機器は汚損・不適合の検知ログを保持でき、汚損記録の裏付け（時刻・台番・件数）として活用されます。

汚損を防ぐ運用チェックリスト（即効性の高い対策）

• 画像・PDFは300dpi以上、カラーでスキャン。スマホはスキャナアプリで台形補正と影カット。
• 白背景でフラットに撮影。蛍光灯の反射・手の影・指かかりを避ける。
• ファイル名に日付・書類種別・ページ番号を付け、再提出時も追跡可能にする。
• 重要項目のチェックリスト（氏名／住所／日付／金額／口座／押印）で受領時に二重確認。
• 通帳や明細は該当箇所を強調する際、マーカーではなく別紙説明を添付（原本の改変を避ける）。
• 現金は輪ゴムの締め付け・湿気・高温を避け、折れや汚れを最小化。機器に通す前にさっと整える。
• 差戻しテンプレート（NG例・OK例の画像付）を用意し、相手先の再提出を一回で終わらせる。
• 改ざん疑義は個人判断でOKにしない。画像のExifや再撮影依頼で真正性を確保。

ケーススタディ：ファクタリング実務での汚損記録

ケース1：請求書の社印が薄い。金額は読めるが社名の一部が滲んでいる——汚損記録を付け、原本再スキャンを依頼。同時に発注書・納品書の整合も確認。再発防止として押印面を上にしてスキャンし、朱肉の濃度を調整するよう案内。

ケース2：取引先から送られた検収書が折り目で日付が見切れ。納品日と検収日の整合性の確認ができない——差替え依頼。以後はPDFでの提出に切替。受領時チェックリストで「日付可読性」を項目化して再発抑制。

ケース3：銀行入金明細のスクリーンショットにモザイク処理——範囲が相手先名にかかっているため改ざん疑義。汚損記録のうえ、無加工の原本画面とCSV明細の同時提出でクリアに。

法的・監査の観点（基礎の押さえ）

汚損記録は「なぜ差し戻したのか」「なぜ追加確認が必要だったのか」を後から説明するための根拠資料でもあります。特に、債権譲渡通知、手形・小切手、本人確認など法令・社内規程で厳格な取扱いが求められる領域では、記録の有無が監査対応の成否に直結します。現金に関しては、一定の汚損・損傷がある場合に交換対象となるという一般的な取扱いがあり、各金融機関はその基準に沿って運用しています。詳細な基準は各社の運用・機器設定や公的ガイドラインに依拠するため、迷ったら自社規程の最新版を参照・更新することが重要です。

現場で迷わない“判定メモ”

「読めない・欠けている・怪しい」のいずれかに該当したら汚損記録、が実務のコツです。特にファクタリングでは、請求権の存在・金額・相手先・期日が核心。どれかが視認できなければ、多少手間でも差替えを徹底した方が結果的に早く・安全に資金化できます。

まとめ：汚損記録は“厳しさ”ではなく“速さ”のため

汚損記録は、現場を遅らせるための手続ではありません。むしろ、曖昧さや疑義を早期に可視化し、正しく補正・差替えを進めるための「最短ルート」を示す道しるべです。書類・画像・現金の“きれいさ”は信用そのもの。可読性・完全性・真正性をそろえれば、審査は驚くほどスムーズになります。今日からできる小さな改善（撮影環境、スキャン設定、チェックリスト、テンプレート）を積み上げ、汚損記録を「減らす」運用をチームで共有していきましょう。