規程整備とは？金融業界で失敗しないためのポイントと導入手順を徹底解説

金融実務で欠かせない「規程整備」完全ガイド：ファクタリング・為替・貸金業の現場視点で解説

「規程整備って何から手を付ければいいの？」「監査や検査で指摘されないレベルに仕上げたい」——そんな不安や疑問を持つ方に向けて、金融・ファクタリングの現場で本当に役立つ「規程整備」の考え方と実務の進め方を、やさしく丁寧に解説します。この記事では、定義や使い方だけでなく、実際の工程、注意点、チェックリストまでを網羅。初めての方でも自信を持って取り組めるよう、具体例と現場目線で整理しました。

業界ワード（規程整備）

定義

規程整備とは、法令・業界ルール・会社方針に基づき、業務運営に必要な各種規程（ポリシー、手順書、マニュアル、約款、様式など）を策定・改定・廃止し、承認・周知・教育・版管理まで含めて一元的に管理することです。コンプライアンス、内部統制、リスク管理の基盤づくりであり、監査・検査での説明責任（アカウンタビリティ）を果たすための必須プロセスです。

対象となる規程の例として、与信管理規程、債権管理・回収規程、反社取引排除規程、AML/CFT（マネロン・テロ資金供与対策）関連規程、本人確認規程、情報セキュリティ規程、個人情報保護規程、広告・表示規程、苦情・紛争解決規程、内部監査規程、稟議・職務権限規程、文書管理規程、手数料規程、取引約款、業務委託管理規程などがあります。

規程整備が重要な理由

金融・ファクタリングの現場では、規程整備が単なる文書作りにとどまらず、事業の信頼性・継続性を左右します。主なポイントは次のとおりです。

• 法令遵守の担保：業務の判断基準を明文化し、違反リスクを抑制
• 業務の標準化：人に依存しない運営を可能にし、品質と生産性を両立
• 責任と権限の明確化：統制の効いた意思決定と牽制機能を確立
• 監査・検査対応：証跡と説明可能性を確保（いつ・誰が・どう運用したか）
• 顧客保護の強化：不適切な勧誘・誤認リスクを予防し、トラブルを未然に回避
• レピュテーション維持：不祥事発生時の拡大を抑え、信頼を守る
• スケーラビリティ：拠点・人員・商品が増えても崩れない業務基盤を構築

現場での使い方

言い回し・別称

現場では「規程の策定・改定」「ポリシー整備」「内規整備」「ルール整備」「文書管理」「ガバナンス整備」といった言い方がされます。「P&P（Policies and Procedures）」「SOP（標準業務手順書）」という表現を使う企業もあります。

使用例（3つ）

• 「新商品ローンチ前に、審査フローと本人確認の規程整備を終えましょう」
• 「検査で指摘されたギャップを反映して、与信管理規程を改定版に差し替えます」
• 「ファクタリングの二重譲渡防止の手続きが曖昧なので、規程整備と教育をセットで実施します」

使う場面・工程

• 新規事業・新商品・新システム導入時のルール策定
• 法改正・監督指針改定・業界ルール変更への追随
• 監査・検査・事故を踏まえた再発防止（是正）
• 組織改編・外部委託・海外展開などの体制変更時

関連語

• 内部統制、コンプライアンス、リスク管理、三線防衛、職務分掌、版管理、文書管理、教育・浸透、モニタリング、是正・予防措置

対象となる主な規程の例

• ガバナンス系：職務権限規程、稟議規程、内部監査規程、文書管理規程
• 顧客・与信系：与信管理規程、審査基準、債権管理・回収規程、延滞・貸倒政策
• コンプラ系：反社会的勢力排除、AML/CFT方針、本人確認（CDD/EDD）、疑わしい取引対応
• 顧客保護・営業系：広告・表示規程、勧誘ルール、クーリングオフや相談窓口の案内、適合性
• 情報管理系：情報セキュリティ、アクセス権管理、個人情報保護、ログ管理・保管年限
• 業務委託・外部接続系：委託先管理、再委託・点検、データ授受・秘密保持
• 商品系：取引約款、手数料・料率規程、スキーム別手順書（ファクタリング/為替/貸付）

ファクタリング（売掛債権買取）での規程整備の勘所

• 真実性確認：請求書・納品・検収・契約の整合性確認手順、反証への対応
• 二重譲渡防止：通知・承諾の取得基準、債権譲渡登記の要否判断と期日管理
• 債権の適格性：売掛先の信用・支払実績の評価、回収不能時の取扱い
• 手数料と表示：手数料体系・計算式・顧客説明書面、費用負担の明確化
• 契約・約款：買取基本契約・個別契約・表明保証・瑕疵担保・遡及条項の方針
• AML/CFT・反社対応：KYC、実質的支配者の把握、制裁リスト照合、疑わしい取引時の判断基準
• 回収フロー：入金消込、振替・誤入金対応、過不足解消、代位弁済・求償の実行手順
• 会計・税務連携：仕訳・評価、売上認識のタイミング、報告資料の整合

ファクタリングはスキーム多様性が高く、社内で「やってよいこと／ダメなこと」を線引きしないとオペレーションがぶれます。規程整備では、審査・法務・回収・経理が同じルールで動けるよう、用語と判断基準を統一しましょう。

為替（送金・両替など）での規程整備の勘所

• 本人確認・継続的顧客管理：取引目的・職業・資金源の把握、リスクに応じた追加確認
• スクリーニング：制裁・PEPs・否定リスト照合の頻度、ヒット時の二次確認・保留手順
• トランザクション・モニタリング：シナリオ、アラート閾値、二次調査と記録
• 疑わしい取引対応：エスカレーション、記録保存、届出判断の基準
• 海外送金特有の管理：支払目的コード、仲介銀行経由時の情報欠損リスクと補完手順
• 代理・取次の管理：本人確認委託時の品質確認、委託先監査、教育

為替業務はAML/CFT上のリスクが比較的高い領域です。規程とシステム設定（検知ルール）を矛盾なく揃えることが、実効性の条件になります。

貸金業・与信ビジネスでの規程整備の勘所

• 与信ポリシー：属性別・商品別の許容レンジ、スコアリングの閾値、例外承認の条件
• 過剰与信の抑制：返済能力評価、情報照会、多重債務の兆候把握
• 商品・広告：金利・手数料の表示基準、誤認防止のレビュー体制
• 回収行為の適正化：時間帯・方法の制限、外部委託時の監督
• 苦情・紛争解決：受付・分類・初動対応・再発防止、第三者機関への連携窓口
• 不正対策：申込不正、なりすまし、内部不正の検知と牽制

貸金・与信は顧客保護と説明責任が重視されます。規程整備の段階で「顧客にどう説明するか（平易な文言か）」まで意識しましょう。

規程整備の進め方（導入手順）

• 1. 現状棚卸：既存規程・手順書・約款・様式を全件洗い出し、版・施行日・所管を把握
• 2. 法令・ルールの要件化：適用法令や業界ルールを要件リストに分解（必須／推奨を区分）
• 3. ギャップ分析：現行規程と要件を突合し、不足・過剰・矛盾を特定
• 4. 章立て設計：目的・範囲・定義・体制・プロセス・記録・教育・監査・見直しの骨子を設計
• 5. ドラフト作成：現場ヒアリングを踏まえ、実務で回せるレベルに落とし込む
• 6. ステークホルダー・レビュー：業務部門、法務・コンプラ、リスク、監査、IT、経理が横断で確認
• 7. 承認・施行：意思決定フローに沿って正式承認し、施行日と経過措置を定める
• 8. 教育・周知：要点・変更点・やってはいけない事例を中心にトレーニング
• 9. モニタリング：KPI/KRI設定、サンプリング点検、インシデント・指摘の収集
• 10. 改定・版管理：改定理由・影響評価・周知を含め、履歴と根拠を保存

規程の章立てテンプレート（例）

• 1. 目的・適用範囲
• 2. 用語の定義（社内標準語彙の統一）
• 3. 体制・役割（責任と権限、牽制関係）
• 4. 基本方針（リスク許容度、禁止事項）
• 5. 業務プロセス（申込〜審査〜実行〜モニタリング〜回収）
• 6. 例外・緊急対応（判断基準、承認ルート、記録）
• 7. 記録と保存（様式、保存年限、アクセス権）
• 8. 教育・訓練（対象、頻度、評価）
• 9. 点検・監査（頻度、是正・予防）
• 10. 改定手続（トリガー、責任者、周知）

ありがちな失敗と回避策

• 現場で運用できない内容になっている → ヒアリングと現場テストを必須化
• 規程が乱立・重複し矛盾が生じる → 上位規程と下位文書の階層・参照関係を明記
• 法令要件の読み違い → 要件リスト化とダブルチェック、外部有識者レビュー
• 改定の遅延 → 法改正・事故・新商品などの改定トリガーを規程に明文化
• 版管理の不備 → バージョン、施行日、改定趣旨、差分比較をセットで保管
• 教育不足 → 要点資料（1〜2枚）とNG事例集を用意し、短時間でも反復
• 記録不足 → 「何を、いつ、誰が、どう判断したか」の記録様式を標準化

モニタリングと継続的改善（PDCA）

規程は作って終わりではありません。運用実績に基づいて更新することで、初めて実効性が高まります。

• Plan：リスク評価と方針の明確化、KPI/KRIの設定
• Do：規程に沿った実行、例外時の承認・記録
• Check：サンプリング点検、アラート分析、苦情・事故の傾向把握
• Act：ギャップ是正、教育強化、システム設定の調整、規程改定

ドキュメント管理の実務ポイント

• メタデータ管理：文書ID、版、施行日、所管、参照先、関連様式を必須項目に
• アクセス制御：閲覧権限、改定権限、承認フローを分離し牽制を確保
• 検索性：共通タグと目次、更新通知、古い版のアーカイブ
• 証跡：レビューコメント、承認ログ、教育実施記録を保存

監督当局・参考情報の見方（一般的なアプローチ）

規程整備では、公的資料や業界の実務指針を一次情報として確認する姿勢が重要です。最新情報の確認、要件の抽出、社内要件化の順で進めましょう。法令条文だけでなく、監督指針、質疑応答集、事例集、統計や調査報告なども実務のヒントになります。

現場チェックリスト（短縮版）

• 目的・適用範囲・定義は明確か（用語は統一されているか）
• 上位規程・関連規程との整合は取れているか
• 禁止事項・例外承認の基準は明文化されているか
• 記録・保存年限・証跡の要件は具体的か
• 教育・周知の対象と頻度は定められているか
• モニタリング・監査方法と頻度は妥当か
• 改定トリガー・承認プロセス・版管理は運用できるか
• 個人情報・情報セキュリティ・外部委託の観点が抜けていないか
• ファクタリング・為替・貸金など商品固有のリスクが盛り込まれているか

ミニ事例で理解する規程整備（イメージ）

例：ファクタリングで二重譲渡が発生しそうな案件が持ち込まれた。現場担当者は「通知・承諾」取得の判断に迷い、上長に口頭相談。規程が曖昧なため、対応が案件ごとにばらついた——というケース。

• 是正：二重譲渡リスク評価のチェックシートを規程の別紙として制定
• 基準：一定額以上、初回取引、債務者の与信が低い場合は登記を必須
• 運用：例外は審査部の書面承認、判断理由を記録し、月次レビュー
• 効果：判断のバラつきが減少、監査での説明が容易に

導入時に迷ったら（現場のコツ）

• 最小限から始める：まずは「方針1枚＋手順1枚＋様式1枚」で試行し、実績で厚くする
• 図解で揃える：文章だけにせず、フローチャートと責任分解図で誤解を減らす
• 例外を想定する：想定外は必ず起きる。例外承認とエスカレーションを先に決める
• 数字で管理：KPI（例：審査例外率、教育受講率、点検不備率）を定義
• 現場代表を決める：規程オーナーと現場リーダーをペアにして運用の実効性を担保

よくある質問

Q1. 規程とマニュアルの違いは？

「規程」は守るべき方針やルールを定める上位文書、「マニュアル（手順書）」は現場での具体的な作業手順です。規程で「何を」「なぜ」を定め、マニュアルで「どうやって」を示すと整理すると運用しやすくなります。

Q2. 小規模事業者でも規程整備は必要？

必要です。規模に応じて簡素化して構いませんが、少なくとも「責任と権限」「禁止事項」「記録・保存」「例外承認」は明文化しましょう。これだけでも事故と属人化の多くを防げます。

Q3. どの頻度で見直せばよい？

原則は年1回＋イベントドリブン（法改正・新商品・事故・監査指摘など）です。見直し予定を年次計画に組み込み、トリガー発生時は臨時改定を行います。

Q4. 監査・検査で評価されるポイントは？

規程の整合性・実効性（規程と現場運用が一致しているか）、記録の充実、是正の早さ、教育の浸透度、版管理・承認の明確さが見られます。

まとめ：規程整備は「紙づくり」ではなく「運用づくり」

金融・ファクタリングの現場でいう規程整備は、文書を書くことではなく、実務を安全・公平・効率的に回すための「運用の設計と維持管理」です。法令・顧客保護・内部統制の観点をバランスよく織り込み、現場で回る手順と記録に落とし込むことが成功の鍵。この記事のステップとチェックリストを使えば、初めてでも抜け漏れの少ない規程整備が可能です。今日から取り掛かり、組織の信頼と競争力を高めていきましょう。