訓練記録とは？金融業界で役立つ正しい書き方・保存方法と注意点を徹底解説

金融・ファクタリングの現場で押さえたい「訓練記録」完全ガイド：意味から実務運用、監査対応まで

「訓練記録って、本当に必要？」「金融庁の検査や内部監査でどこまで求められるの？」そんな不安を抱えて検索された方へ。この記事では、ファクタリングや銀行、貸金業など金融の現場で使われる業界ワード「訓練記録」を、はじめての方にもわかりやすく、実務でそのまま使える形で解説します。意味や使い方はもちろん、作り方のポイント、保存・管理のコツ、監査対応の観点まで、迷いなく運用できる知識をまとめました。読み終える頃には、「必要な項目を押さえた訓練記録がすぐ作れる」と感じていただけるはずです。

業界ワード（訓練記録）

定義

訓練記録とは、社内の教育・研修・演習（机上訓練や実地ドリルを含む）の実施内容と結果を、後から検証・証明できるように整理した記録です。一般に「誰が・いつ・何を・なぜ・どのように・どれだけ・どうなったか」を、客観的な証跡（出欠、テスト結果、配布資料、写真、ログなど）とセットで残します。金融・ファクタリングの現場では、コンプライアンス、AML/CFT（マネロン・テロ資金対策）関連、情報セキュリティ、与信審査、反社チェック、事故債権対応、苦情対応、BCP（事業継続）訓練などの実施状況を裏づける文書として使われます。形式は紙、Excel、社内LMS（学習管理システム）や労務システム出力など、事業者の運用に合わせてさまざまです。

現場での使い方

言い回し・別称

現場では次のような言い回しや別称が使われます。意味はほぼ同じですが、用途や組織によって呼び方が変わることがあります。

• 研修記録／教育訓練記録／教育履歴
• トレーニングログ／受講ログ
• 演習記録／ドリル記録／BCP訓練報告
• テーブルトップ演習（TTX）記録／机上訓練記録
• （監査向け）教育実施エビデンス、教育実績リスト

使用例（3つ）

現場での自然な使われ方をイメージできるよう、具体例を3つ示します。

• 「今期の反社チェック研修の訓練記録、受講率とテスト結果まで揃えて監査フォルダに格納しておいてください。」
• 「BCPの通信障害対応ドリルは来週実施。翌日までに訓練記録を作成、改善点は是正管理表に起票します。」
• 「新任の与信担当は初回オンボーディング完了後、訓練記録を人事に提出。LMSの受講ログも添付で。」

使う場面・工程

訓練記録が活躍するのは、単なる研修の場だけではありません。工程や目的ごとに、残すべき中身が少しずつ変わります。

• コンプライアンス／AML・CFT：本人確認の実務、疑わしい取引の見つけ方、反社会的勢力の排除手順などの研修・演習
• 与信・審査：財務読み方、売掛先の信用調査、二重譲渡の防止策、与信スコアリングの使い方
• 回収・オペレーション：入金消込、期日管理、督促のスクリプト、苦情対応ロールプレイ
• 法務・契約：債権譲渡登記の手順、契約書レビューの要点、個人情報の取り扱い
• BCP・情報セキュリティ：障害対応、サイバーインシデント初動、代替業務フローの確認
• 新サービス導入時：新機能のリスク、運用変更の徹底、関連規程の改定箇所の周知

関連語

• エビデンス：監査で「実施した事実」を示す客観資料。受講ログ、サイン入り出席表、テスト結果、写真、議事録など。
• 是正・予防：訓練や監査で見つかった課題に対し、再発防止まで落とし込む管理プロセス。
• LMS（学習管理システム）：受講履歴やテスト結果の一元管理に使うシステム。
• TTX（Tabletop Exercise）：机上でシナリオを読み合わせ、対応を検討する演習手法。

何をどう記録するか（必須項目と推奨項目）

訓練記録は「見返したときに、実施状況が第三者にも一目で伝わること」が大切です。迷ったら次の項目を入れておけば、実務でも監査でも通用します。

• 訓練・研修名（例：反社チェック実務研修 2025年上期）
• 目的（何のために実施したか。法令・社内規程・リスク低減などの観点）
• 根拠（関連規程、社内方針、ガイドライン、リスク評価での指摘など）
• 実施日・所要時間・実施方法（集合、オンライン、TTX、実地ドリル等）
• 講師・主催部署・承認者
• 対象者・対象範囲（部署、役職、職種）、参加者リスト
• 受講率・欠席者フォロー（補講日やオンデマンド受講の手当）
• 実施内容（アジェンダ、使用資料、シナリオ、ロールプレイの観点）
• 成果（理解度テストの平均点、合否、ロールプレイ評価、改善されたKPI等）
• 指摘事項・改善点（是正・予防のアクション、期限、担当者）
• 添付・証跡（配布資料、受講ログ、出席簿、写真、録画、議事録等の保管先）
• 機密区分・保存期間・版管理（いつまでどこで、誰がアクセス可能か）

ポイントは「実施した事実」と「結果（効果）」を両方残すことです。受講率・テスト結果・シナリオの課題など、数値と具体例が入ると説得力が上がります。

形式別の作り方（紙・Excel・LMS）

紙で運用する場合

小規模拠点や現場訓練では紙の出席表と写真が役立つこともあります。テンプレート化して、サイン欄・日時・目的・講師・所要時間を必ず入れ、当日中に回収。扫描して共有ストレージへ格納し、原本は鍵付き保管にすると安心です。紙のみ運用は検索性が低くなるため、索引台帳（Excel等）で検索キー（訓練名、日付、部署）を付けておくと後から見つけやすくなります。

Excel・スプレッドシートで運用する場合

最も一般的な方法です。列設計を以下のように揃え、毎回コピペ運用にしないこと（テンプレは別ブックで保護）。

• 基本情報：訓練名、目的、根拠、実施日、方式、講師、主催部署、承認者
• 対象者管理：名簿、受講区分（必須／任意）、受講状況、補講状況
• 結果：テスト点、評価、所感、KPI変化
• 証跡リンク：資料、録画、写真、ログのURL（社内ストレージのパス）
• 是正・予防：アクション、期限、担当、完了日

ファイル名規則を「YYYYMM_訓練種別_部署_版数.xlsx」のように定め、アクセス権は人事・監査・該当部門に限定。操作履歴を残したい場合は共有ストレージのバージョン管理を活用します。

LMSで運用する場合

LMSを使うと、受講記録やテスト結果が自動で残り、集計も容易です。注意点は「監査向けに、必要な粒度でエクスポートできるか」。月次でCSVやPDFを出力し、格納先を固定。また、ロールプレイやTTXのようなオフライン訓練はLMS外の記録も必要になるため、LMSのコースに「現地訓練の証跡添付欄」を設けるか、外部フォルダを紐づける運用にします。

保存期間と管理ポリシー

保存期間は組織の規程や監査・検査のサイクルに合わせて決めるのが一般的です。多くの組織では、一定年数（例：数年程度）を目安に定め、重要な訓練（コンプラ、情報セキュリティ、BCPなど）は長めに設定する傾向があります。自社の文書管理規程やリスク評価に合わせて、以下を明確にすると運用がぶれません。

• 保存先：共有ストレージの専用フォルダ（年度・部門・訓練種別で階層化）
• バックアップ：自動バックアップと復元手順の明文化
• アクセス権：最小権限（人事、主催部門、監査部門のみ閲覧など）
• 個人情報配慮：名簿・テスト結果の扱い区分、持ち出し禁止、マスキングルール
• 版管理：改定履歴、承認フロー、廃棄手順

監査・当局対応のポイント

内部監査や外部のチェックに備えるうえで、訓練記録は「準備の良し悪し」がそのまま評価に直結します。次の観点を揃えておくと、説明がスムーズです。

• 計画性：年次の教育計画と、実績の突合（計画比の実施率や未実施の理由）
• 網羅性：対象者の漏れがないか（新任・中途・外部委託先を含む範囲の定義）
• 定期性：定期実施の根拠と頻度、前回からの改善反映
• 実効性：テストや演習での理解度、KPI変化、是正の完了エビデンス
• 可視化：ダッシュボードや一覧表で「誰がいつ受けたか」が一目で追える状態
• 証跡性：ログ・出席簿・資料・写真・録画の所在が明確で、第三者が再確認できること

説明は「事実・根拠・結果」の順が基本。例えば「与信研修（事実）→ 与信規程の改定に伴う必須研修（根拠）→ テスト平均85点、審査リードタイム10%短縮（結果）」のように短く示すと伝わりやすくなります。

ファクタリング実務における具体例

ファクタリングでは、業務の特性上、現場訓練の質と記録の精度が安全運用に直結します。以下のような訓練記録が役立ちます。

• 本人確認・反社チェック訓練：目的、確認項目のチェックリスト、疑義発生時の連絡経路、模擬ケースの結果、改善点
• 債権譲渡手続き訓練：登記・通知の流れ、必要書類の確認、二重譲渡防止のポイント、ロールプレイの評価
• 売掛先与信訓練：財務指標の読み方、データベンダーのレポートの使い方、与信限度の設定手順、ケーススタディ
• 請求書真贋確認訓練：必須チェック項目、論理的整合性の見方、差異発見時のエスカレーション
• 入金消込・回収訓練：入金遅延の早期察知、督促スクリプト、交渉時の禁止表現、代替回収策の検討
• 事故対応・苦情対応訓練：一次受けの傾聴、記録フォーマット、対応期限、再発防止策の立て方
• 情報セキュリティ・BCP訓練：障害時の代替手段、緊急連絡網、在宅切替の手順、データ復旧の確認

各訓練で共通するのは「シナリオの具体性」「エビデンスの確実な保存」「是正の完了」の3点。訓練記録に、当日の対応ログや判断根拠まで簡潔に残しておくと、次回の改善につながります。

よくある失敗と回避策

• 出席率は高いが効果が見えない → 事後テストやロールプレイ評価を入れて定量化。
• 資料はあるが証跡が散在 → 共有フォルダの命名規則とリンク集約欄を作る。
• 欠席者の補講が抜ける → 名簿に「補講期限」「補講実施日」列を追加して自動抽出。
• 毎回ゼロベースで作成 → テンプレート化し、目的・根拠・是正欄を標準装備。
• 保存期間が不明 → 文書管理規程に追記し、退職者の履歴をどう扱うかも明確化。
• 外部委託先の教育が盲点 → 契約時に教育要件と証跡提出を取り決め、年次で確認。

すぐ使えるひな形（記入例の見出し）

以下の見出しをそのまま文書やExcelの列名にできます。各行に具体を入れるだけで監査対応しやすい記録になります。

• 訓練名／実施目的／根拠（関連規程・社内方針・リスク指摘）
• 実施日／所要時間／実施方法（集合・オンライン・TTX・実地）
• 主催部署／講師／承認者
• 対象範囲（部署・役職）／参加者リスト／受講率／欠席者フォロー
• アジェンダ（時系列で）／使用資料名／シナリオ要点
• 評価（テスト平均・合格基準・ロールプレイ評価・受講者アンケート）
• 指摘事項／是正・予防措置（担当・期限・完了日）
• エビデンス保管先（出席簿、受講ログ、配布資料、録画、写真、議事録）
• 機密区分／保存期間／アクセス権／版管理

ケース別の書き方のコツ

AML・CFTや反社対応の訓練記録

「疑義のある取引の拾い方」を実例ベースで。曖昧表現は避け、観察ポイントとエスカレーション基準を明文化。評価は「正解率」と「初動の適切さ」の二軸で残すと効果を測れます。

与信・回収の実務訓練記録

ケーススタディの前提条件、使用データ、判断プロセスを簡潔に記録。判定のばらつきがあれば、判定根拠のすり合わせ事項として是正欄へ。

BCP・情報セキュリティ訓練記録

目標復旧時間、連絡網の到達率、代替手順の実施可否など「時系列の事実」と「計画との差」を残すのがコツ。スクリーンショットや写真の添付が効果的です。

新人オンボーディングと訓練記録の連携

新任者はリスクに晒されやすいため、入社から一定期間に必須の教育をまとめ、完了チェックを訓練記録で一元化します。職種別に「初日・1週・1か月・3か月」の節目で必要な研修を定義し、未受講の自動通知を設定しておくと漏れを防げます。

数値化で「やりっぱなし」を防ぐ

訓練は「実施したこと」自体が目的ではありません。毎回、少なくとも次の1つは数値で追いかけると改善が回り始めます。

• 理解度（テスト平均・合格率）
• 運用指標（審査リードタイム、入力ミス率、再発率、インシデント一次対応時間）
• 到達率（受講率、連絡網到達率、代替手順実施率）

FAQ（よくある質問）

Q. 訓練記録はどのくらいの粒度で書けばいい？

A. 第三者が読んでも「実施状況と成果が再現できる」粒度が目安です。アジェンダの箇条書き、結果の数値、エビデンスの所在の3点が揃っていれば十分実務的です。

Q. 監査や外部のチェックで、具体的に何を聞かれる？

A. 年次計画と実績の突合、対象者の網羅性、定期実施の根拠、効果測定、是正の完了状況、証跡の所在などがよく確認されます。事前に一覧化しておくと対応がスムーズです。

Q. LMSがなくても大丈夫？

A. 可能です。Excelや共有ストレージでも、項目と運用ルールが明確なら十分機能します。将来的に件数が増えたらLMS導入を検討すると管理負荷が下がります。

まとめ：訓練記録は「安全運用の設計図」

訓練記録は、金融・ファクタリングの現場で「やっているつもり」を「実際にできている」に変えるための設計図です。誰が・いつ・何を・どの水準でできるようになったかを、事実と数値で残すことがリスク低減と品質向上の近道。この記事で示した必須項目、運用テンプレ、保存・監査のポイントを押さえれば、今日から自信を持って整備を始められます。まずは直近の訓練から、テンプレに沿って記録を作り、エビデンスの所在をリンク化する。小さな一歩の積み重ねが、強いオペレーションを作ります。