業務規程とは？金融業界で必ず押さえるべき基本と作成・改定のポイント

金融現場で使う「業務規程」をやさしく解説—意味・使い方・作り方・改定の実務チェックリスト

「業務規程って、就業規則みたいなもの？」「ファクタリングの審査ルールは契約書だけで足りる？」——そんな疑問を持つ方に向けて、金融・ファクタリングの現場で日常的に飛び交う業界ワード「業務規程」を、基礎から実務レベルまで丁寧に解説します。この記事を読めば、意味・使いどころ・作成/改定の進め方まで一気に整理でき、検査・監査やトラブル時に頼れる“実務の拠り所”を自社に整えるヒントが得られます。

業界ワード（業務規程）

定義

業務規程とは、会社の業務運営に関する基本方針・ルール・責任分担・手続きの枠組みを文書化した社内規程の総称です。金融・為替・ファクタリングの現場では、取引の受け付けから審査、契約、実行、モニタリング、回収、苦情対応、事故・不正の防止、報告までの流れを、関係法令や社内方針に適合させた形で定めます。契約書やマニュアルの上位に位置する「業務運営のルールブック」であり、監督当局や監査からも整備・運用の実効性が問われる重要文書です。

金融業界での位置づけ（なぜ重要か）

金融取引は、顧客資産・信用・個人情報を扱う高リスク業務です。口頭ルールや暗黙の了解では、リスク管理や法令遵守が担保できません。業務規程は、内部統制の根幹として「誰が・何を・どの基準で・どう承認し・どう記録するか」を明文化し、属人化や抜け漏れを防ぎます。検査・監査時の説明根拠、事故時の対応基準、委託先管理の基準、システム要件の原典としても機能します。

「規程」「規則」「規約」「内規」「マニュアル」の違い（一般的な使い分け）

• 規程：組織の基本ルールを定める枠組み。権限や責任、プロセスの骨組みを規定（例：与信管理規程、反社排除規程）
• 規則：規程を補う細かな運用ルール。遵守事項の列挙・細則化（例：業務取扱規則、為替取扱規則）
• 規約：主に対外的な契約条件の総称（例：預金約款、ファクタリング約款）
• 内規：社内限定の詳細ルール・基準（例：審査内規、料率内規）
• マニュアル/手順書：作業の段取りを具体手順化（例：本人確認手順、入金消込手順）

現場での使い方

言い回し・別称

現場では次のように呼ばれることがあります。

• 業務ルール／オペレーション規程／業務取扱規程
• SOP（Standard Operating Procedure、標準業務手順）
• 実施要領／施行細則／内国為替規程・外国為替規程（銀行）

使用例（会話・メールでの具体例）

• 「このスキームは非通知型なので、債権真実性の確認方法は業務規程の第5章に沿って進めてください」
• 「新設のオンライン申込フローは、本人確認が規程基準を満たすようにシステム要件を調整します」
• 「当局ヒアリングでは、業務規程・審査内規・マニュアルの整合性と改定履歴を提示できるよう準備します」

使う場面・工程

• 新商品・新スキーム導入前のリスク評価と承認（稟議・取締役会）
• 審査・取引実行・回収の現場での判断拠り所
• システム開発の要件定義、委託先への仕様提示
• 監査・検査対応（整備状況、運用実績、教育・訓練記録の提示）
• 事故・不正・苦情発生時の是正措置と再発防止策の策定

関連語

• 与信管理規程／反社会的勢力排除規程／コンプライアンス規程
• 権限規程／稟議規程／情報セキュリティ規程／個人情報保護規程
• BCP（事業継続計画）／委託先管理規程／外部監査・内部監査要領

ファクタリングにおける業務規程の要点

ファクタリングは、売掛債権の真実性や入金管理、反社・不正対策など、実務上のリスクが多層です。業務規程で抑えるべき代表的なポイントは次のとおりです。

• スキーム区分と基本方針：二者間/三者間、通知型/非通知型、償還請求権の有無
• 債権の真実性確認：契約書・発注書・納品書・検収書・請求書の整合、電話/書面照会、電子記録債権の確認
• KYC/AML/CFT・反社排除：本人確認、実質的支配者確認、リスクベースアプローチ、疑わしい取引の検知・報告手順
• 与信・買取基準：取引先の信用力、集中度、限度設定、回収見込み、表明保証の扱い
• 債権譲渡の確実化：譲渡通知/承諾取得、譲渡登記・記録、相殺・二重譲渡リスクの抑制
• 手数料・割引料の算定：算定ロジック、変更手続き、顧客説明と同意の取得
• 入金管理・消込：入金口座の管理、消込ルール、入金遅延・回収不能時の求償・再計算
• 事故・不正対応：架空債権・二重譲渡・なりすましの兆候、一次対応、警察・当局連携
• 苦情・紛争対応：受付から是正までのフロー、記録・再発防止
• 個人情報・情報セキュリティ：取得・保管・利用・廃棄、委託先管理、アクセス権限制御

銀行・貸金・為替取引での実務ポイント

銀行や資金移動、貸金業では、商品特性に応じた業務規程が整備されます。代表例と要点は以下のとおりです。

• 口座・為替（送金）：口座開設基準、本人確認、取引モニタリング、国内/海外送金の制限・留意点、制裁リスト照合
• 内国為替・外国為替規程：取扱時間、組戻し・組替、誤振込対応、手数料、異常時の対応フロー
• 貸付・与信：審査・限度・担保・保証、延滞・分類、引当の考え方、債権管理・回収手順
• カード・ローン等のオンライン取引：非対面本人確認、チャネル別リスク管理、多要素認証、取引停止の基準
• 代理店・委託先管理：選定基準、契約条項、モニタリング、教育・監査

いずれも、法令・業界ガイドライン・社内方針の整合と、実務で運用できる具体性の両立が肝心です。

作成・改定の進め方（実務フロー）

• 現状棚卸：業務フロー、既存文書（規程・内規・マニュアル・約款）、システム仕様を収集
• リスク洗い出し：法令違反リスク、オペレーショナルリスク、不正・マネロン・情報漏えいなど
• 目次設計：上位方針（リスク管理・コンプラ）と下位文書（細則・手順・帳票）をつなぐ構造に
• ドラフト作成：定義・適用範囲・役割分担・承認権限・記録・例外処理・教育・監査対応を明記
• 法令適合性レビュー：関係法令・ガイドライン・業界慣行との整合を確認
• 関係部門レビュー：営業・審査・回収・システム・法務・監査が運用可能性を検証
• 承認：稟議・経営会議・取締役会（会社のルールに従う）
• 周知・教育：改定ポイントの説明、テスト・演習、FAQ整備
• 文書管理：版数・改定履歴・施行日、廃止規程の扱い、閲覧権限
• モニタリング・定期改定：KPI・監査指摘・事故分析を踏まえて見直し

サンプル目次（テンプレート）

• 第1章 総則（目的・適用範囲・定義）
• 第2章 組織・権限（職責、牽制、代行、利益相反管理）
• 第3章 顧客受入れ（KYC、反社排除、取引開始基準）
• 第4章 審査・承認（限度・料率・担保、例外審査）
• 第5章 取引実行（契約、通知、登記・記録、送金）
• 第6章 管理・回収（入金消込、延滞対応、求償・償却基準）
• 第7章 情報管理（個人情報、機密区分、アクセス管理）
• 第8章 不正・事故・苦情（受付、初動、報告、是正・再発防止）
• 第9章 委託先・外部連携（選定、契約、監督、検査対応）
• 第10章 監査・教育・記録（研修、保管年限、ログ、改定手続）
• 附則（施行日、経過措置、関連文書一覧）

チェックリスト（抜け漏れ防止）

• 規程・細則・手順書の階層が明確か（相互参照・改定連動）
• 具体的な「承認権限」と「例外承認の経路」が定義されているか
• 証跡（ログ・帳票・録音・録画など）の要件と保管期間を定めているか
• 非対面・オンラインの特有リスク（なりすまし、アカウント乗っ取り）を反映しているか
• 外部委託・API連携・クラウド利用の管理基準があるか
• 事故・不正の初動（遮断、封じ込め、報告、記録）が時系列で定義されているか
• 法令・ガイドラインの変更時に“誰がいつ検知し、どう改定するか”が決まっているか
• 教育・訓練の頻度・対象・評価方法が明文化されているか
• 内部監査・自己点検の範囲・頻度・フォローアップが定義されているか

よくある落とし穴と対策

• 形式だけ整備して運用が伴わない
  • 対策：KPI（例：例外承認率、本人確認差戻率、苦情是正リードタイム）で運用状況を可視化
• 現場が使いづらい抽象ルール
  • 対策：手順や判断基準を実例・スクリーンショット・帳票ひな形とセットで整備
• 改定の連鎖管理ができない
  • 対策：マスタ目次と相互参照表、改定管理台帳を運用
• 委託先任せで実効性が不明
  • 対策：KPI・監査・是正要求を契約条項に組込み、定期レビューを規程化

監査・モニタリングのポイント

規程は「整備」と「運用」の両輪で評価されます。以下を定常運用に落とし込むと、検査・監査で強くなります。

• 整備：最新版管理、改定理由・根拠、周知記録、関連文書との整合
• 運用：証跡（承認ログ、録音、アクセスログ）、例外の理由・承認、是正の実施・再発防止
• 有効性：KPI・KRIでの定量評価、抜き取り点検、教育の理解度テスト

監督当局・関連ルールとの関係（概要）

業務規程は、会社法上の内部統制の考え方や、金融関連法令・ガイドラインに基づく実務運用を支える枠組みです。金融業の類型ごとに、銀行法、資金決済関連法、貸金業法、犯罪収益移転防止関連、個人情報保護、下請・債権譲渡・電子記録債権・電子帳簿保存など、関係する法令や業界ルールが異なります。自社の許認可・登録区分、商品・チャネルの特性に応じて、適用範囲を明確化し、定期的に法改正・行政の動向を反映させることが重要です。

用語辞典としての補足

業務規程は単独で存在することもあれば、「リスク管理基本方針」「コンプライアンス・マニュアル」「情報セキュリティポリシー」「与信管理規程」「反社排除規程」「個人情報保護規程」など、複数の規程群の中核として機能することもあります。英語では「Operational Regulations」「Operating Rules」「Policies and Procedures」などと表現され、監査やデューディリジェンスでは、これらの整合性・実効性が確認されます。

実務で役立つ小ワザ

• 規程は“短く骨太”、細かい操作は「細則・手順書」に委ねると改定がしやすい
• 章ごとに「目的」「適用範囲」「責任部門」「証跡」を明記すると監査に強い
• 新規程はパイロット運用（一定期間の試行）を前提に設計すると現場の負担が減る
• 規程のPDF配布だけでなく、社内ポータルで検索・参照・改定履歴を一元管理

ミニQ&A

Q. 就業規則と何が違う？
A. 就業規則は労働条件など人事領域のルール、業務規程は業務運営のルールです。対象と目的が異なります。

Q. 小規模事業者でも必要？
A. 顧客資産・個人情報・与信を扱うなら、規模に関わらず最低限の業務規程は必須です。事故時の初動や権限分掌の明文化は特に重要です。

Q. 英語版は作るべき？
A. 海外関係者・委託先が関与するなら推奨。日本語版と差異が生まれないよう原本・翻訳の管理を定めてください。

まとめ

業務規程は、金融・ファクタリング・為替の現場における「安全運転の設計図」です。意味や位置づけを正しく理解し、現場で使える具体性と、監督当局・監査に耐える実効性の両立を図りましょう。この記事で示した使い方・テンプレート・チェックリストを土台に、自社のリスク特性とチャネルに合わせて設計・改定していけば、日々の判断がぶれず、トラブルや検査対応にも強い体制を築けます。まずは現状棚卸と目次設計から、一歩ずつ整えていきましょう。