代替手順とは？金融・ファクタリング業界のプロが教える失敗しない選び方と注意点

「代替手順」をやさしく解説：金融・ファクタリング現場で迷わないための基礎知識と実務のコツ

「代替手順って、結局なにを指すの？」——ファクタリングや為替、銀行・貸金業の現場で耳にしたけれど、はっきりイメージできない。そんな不安やモヤモヤに寄り添いながら、本記事では初心者の方にもわかりやすく「代替手順」の意味、使われ方、作り方、注意点までをやさしく解説します。明日から現場で迷わないための実践的な視点を中心に、チェックリストや使用例も交えて具体的に説明します。

業界ワード（代替手順）

定義

代替手順とは、標準の手順（通常フロー）を実行できない状況に備えて、事前に定めておく「別の処理方法・確認方法・連絡手段・承認経路」のことです。システム障害、相手先の非協力や連絡不能、法令・契約上の例外、災害・緊急時などでも、業務を止めない・リスクを制御するための「準備された道筋」を指します。金融・ファクタリングの現場では、資金決済や債権譲渡、本人確認、与信、入金消込などの各工程に紐づいて、具体的な代替手順が定義されています。

現場での使い方

代替手順は、単なる「裏ワザ」や即興の対応ではなく、社内規程に基づいて定め、教育・訓練・記録管理まで含めて運用する「正式な運用手順」です。現場では次のように使われます。

言い回し・別称

• 代替フロー／バックアップ手順／フォールバック手順／緊急手順
• BCP手順（事業継続計画の一部として）／暫定対応手順／暫定承認
• コンティンジェンシー手順／例外手順（ただし「恒常的運用」と混同しない）

使用例（3つ）

• 「債務者への確認電話が不通のため、代替手順として承諾書の再送とメール承認＋折返し確認を実施」
• 「SWIFT障害発生中は、代替手順に従い、指定書式のFAX送受＋相互コールバックで送金指図を受領」
• 「eKYCが完了しないため、代替手順に基づき、追加資料の取得と少額・限定的な取引枠で開始」

使う場面・工程

• ファクタリング：債権譲渡の通知・承諾取得、入金先変更、消込、遅延・未入金時の回収プロセス
• 為替・送金：システム障害時の送金指図受領、照合（コールバック）、相手先との連絡経路切替
• 銀行・貸金業：本人確認の補完、与信時の情報不足対応、回収ステップの切替、帳票の代替取得
• 共通：BCP発動時（災害・大規模障害）、メンテナンス中の業務継続、契約上の特約に基づく例外対応

関連語

• BCP（事業継続計画）／DR（ディザスタリカバリ）
• 例外管理（エクセプション・マネジメント）／暫定承認（プロビジョナル・アプルーバル）
• 統制（内部統制・職務分掌）／証跡（監査証跡、ログ、録音・録画）
• SOP（標準作業手順書）／RACI（責任分担マトリクス）

なぜ「代替手順」が重要なのか

金融業務は「止めないこと」が価値です。資金の流れが滞ると、信用とキャッシュフローに重大な影響が出ます。また、本人確認や債権譲渡などは法令や契約に密接に関わるため、誤処理は法的リスクに直結します。事前に練られた代替手順は、以下の価値を提供します。

• 継続性：システムや相手先の不具合があっても最低限の業務を止めない
• 統制：場当たりでなく、権限・確認・記録が担保された安全な手段に限定できる
• 速度：あらかじめ訓練しておくことで、緊急時にも迷わず実行できる
• 透明性：監査・当局・取引先に対して、合理的な業務継続とリスク管理を説明できる

設計の基本ステップ（実務のコツ）

1. トリガー（発動条件）を明確化

どの状態になったら代替手順に切り替えるのかを具体化します。例：相手先の不通が連続2営業日／SWIFT障害の社内通達が発出／債権譲渡の承諾が期限内に取得不可 等。曖昧さを残さないことがポイントです。

2. 目的と許容範囲を定義

代替手順は「恒常運用の置き換え」ではありません。目的（リスク最小化、サービス維持）と範囲（取引上限、対象商品、期間、対象顧客）を定め、「暫定」であることを明記します。

3. 統制レベルの設定

通常より強めの統制でリスクを抑えます。例：二名承認、相互コールバック、別経路での二要素確認、記録の即日保存、取引限度の縮小など。統制は実行可能性と安全性のバランスで設計します。

4. 証跡・記録のルール化

実行者・承認者・日時・理由・内容・根拠資料・確認結果・連絡ログ（メール、録音）を残すフォーマットを用意。後日の照合や監査で追えるよう、保管場所・期間・命名規則も決めておきます。

5. 承認フローと権限分掌

「誰が判断し、誰が承認するか」を明確化。現場判断を急ぐ場合には、事後承認の期限と報告経路を定め、組織的に逸脱を防ぎます。RACIで役割分担を書面化すると運用が安定します。

6. テストと訓練（演習）

机上の手順は現場では動きません。年1回以上の訓練やサンプル案件でのドライラン、障害模擬（通信遮断、システム停止）を行い、所要時間やボトルネックを定量化して改善します。

ファクタリングでの具体例

1. 債権譲渡の対抗要件に関する代替手順（一般論）

ファクタリングでは、債権譲渡を第三者や債務者に対して主張できる状態（対抗要件の具備）にすることが重要です。一般的には「債務者への通知や承諾」または「法令に基づく登記等」のいずれか／組み合わせで対応します。標準手順で想定する方法が期限内に実行できない場合、社内規程の範囲内で次善の方法に切り替えるのが代替手順です。具体的な要件は法令・契約・実務慣行に依存するため、詳細は必ず自社規程や専門家の助言に従ってください。

2. 債務者確認が取れない場合の代替手順

債務者への電話確認が不通・担当者不在などで遅延することは珍しくありません。代替手順の例としては、次のような多層的確認が用いられます。

• 正式書式の承諾書をメール・郵送で再送し、発信元ドメインや差出人確認を実施
• 折返し電話を債務者代表番号宛に求め、第三者なりすましを排除
• 取引基本契約に基づく通知方法（書留・内容証明等）への切替
• リスクが高い場合は取引上限を一時的に縮小、入金確認後の一部買取など段階的運用

いずれも、誰が・いつ・何を確認し、結果がどうであったかを記録に残すことが肝心です。

3. 入金消込・資金繰りの代替手順

入金が予定日に反映されない、名義が一致しない、金額が差異、といったケースでは、以下のような代替手順が機能します。

• 入金人名・金額の相違時は、入金エビデンス（振込票・通帳画像）を取得し、二名で照合
• 債務者支払の口座変更が遅延する場合、期間限定で支払案内を再送し、コールバックで口座情報を再確認
• 未入金時は、督促・再通知の時間軸（T+1、T+3など）とエスカレーション基準を定義

為替・国際送金での具体例

国際送金は、通信網（SWIFT等）や相手行の事情に影響されます。障害時の代替手順としては以下が一般的です。

• 指図受領の代替：書面（FAX等）＋相互コールバック、所定の合言葉や登録電話での二要素確認
• 決済の代替：本番系停止中はカットオフ再設定、送金は保留・一括送信、緊急度に応じた優先順位付け
• 記録：受領書面、通話録音、オペレーションログ、再送時の照合記録を統合保存

代替手順は「利便性より安全性」を優先し、取引限度の引下げや本人確認の強化を伴うのが通常です。

銀行・貸金業の本人確認における考え方（一般論）

非対面の本人確認や属性確認で標準手順（例：オンラインeKYC）が完了しない場合、法令・ガイドラインで許容される範囲内で、社内規程に定めた代替手順に切り替えます。一般的には、以下のような「強化・制限」と併用されます。

• 追加資料の取得（公的書類の別種、補助書類）
• 二経路確認（登録メール＋登録電話、郵送書留など）
• 取引開始時の上限・機能制限（少額・送金不可等）と、後日本人対面・再確認での解除

具体的な要件は業法・ガイドライン・当局の解釈や自社のリスク許容度によって異なるため、必ず自社規程・最新の指針に従って運用してください。

代替手順の文書化テンプレ構成（例）

• 目的：どのリスクを抑え、何を継続するためか
• 適用範囲：対象商品・取引・顧客・期間・上限
• トリガー：切替条件（定量・定性）と解除条件
• 手順詳細：操作・確認・連絡方法、タイムライン、責任者
• 統制：承認権限、二名確認、コールバック、ログ取得
• 証跡：必要書類、保存先、保存期間、命名規則
• エスカレーション：判断に迷うケースの相談先、最終承認者
• 訓練・見直し：テスト計画、定期レビュー、改定履歴

よくある失敗と回避策

• 失敗：代替手順が口頭ベースで属人化している
  
  回避策：書面化し、改定履歴・版数管理。誰が見ても同じ動きができる粒度で記載
• 失敗：発動条件が曖昧で切替が遅れる
  
  回避策：数値・時間で明確化（例：不通24時間、障害通達発出時）
• 失敗：統制が弱く、不正リスクが増大
  
  回避策：二名承認・相互コールバック・記録必須を標準化
• 失敗：代替が常態化して標準手順が形骸化
  
  回避策：適用期間を明確化し、解除条件を満たしたら必ず通常に復帰
• 失敗：証跡不足で事後検証ができない
  
  回避策：チェックリストとアップロード必須化、保管先を固定

チェックリスト（運用前に確認）

• 誰が、どの条件で、何に切り替えるかが一行で説明できる
• 承認者・代行者が指定され、連絡先が最新である
• 二名確認やコールバックなどの統制方法が明文化されている
• 記録フォーマット（テンプレ）が準備され、保管先が決まっている
• 取引上限・期間・解除条件が設定されている
• 訓練実績と改善点が残っている

ミニ用語集（関連ワード）

代替手順を理解・設計するうえで、押さえておくと便利な周辺ワードです。

• 通常手順（標準フロー）：平常時に使う正式な作業手順
• 例外管理：標準から外れる処理を記録・承認・監視するしくみ
• エスカレーション：一定条件で上位者に判断を引き上げること
• コールバック：指図の正当性を別経路の折返しで検証する確認
• 証跡（トレイル）：後から検証できる記録の総称（ログ、録音、書面）
• RACI：Responsible/Accountable/Consulted/Informedで役割を明確化する枠組み

ケーススタディ：小規模事業者向け二者間ファクタリングの代替手順例

状況：債務者承諾の取得が期日までに見込めない。資金需要は切迫。リスクは抑えたい。

• トリガー：承諾取得の未達（T-2営業日）
• 代替方針：リスク低減を前提に、通知方法の切替＋入金確認の強化＋限度縮小で暫定実行
• 具体手順：
  • 内容証明での通知送付、送達確認を証跡保存
  • 取引上限を通常の50％に縮小、入金確認後の追加買取を明記
  • 債務者からの入金は指定口座のみで受領、名義・金額を二名で照合
  • 異常検知（未入金・相違）時はT+1で督促、T+3でエスカレーション
• 解除条件：承諾取得または所定の要件充足で通常手順に復帰
• 記録：通知控え、追跡番号、照合チェックリスト、承認ログ、連絡履歴を案件フォルダに保存

ポイントは、「急ぐからこそ、統制を強く・範囲を狭く・記録を厚く」という基本を崩さないことです。

ステークホルダーとの合意形成のヒント

代替手順は現場だけで完結しません。以下の関係者と、事前に合意しておくと運用がスムーズです。

• 法務：契約・通知方法・証跡の適切性
• コンプライアンス：法令・ガイドライン適合、記録保存年限
• システム：ログ取得、アクセス権、DR時の運用
• 営業：顧客説明テンプレ、期待値調整、暫定運用の解除プロセス
• 経理・財務：入金消込、照合フロー、締め処理への影響

Q&A：よくある疑問

Q. 代替手順を使えば、通常の契約や本人確認をスキップできますか？

A. いいえ。代替手順は法令や契約の範囲内で業務継続を図るものです。要件を満たせないまま進める趣旨ではありません。適用範囲・期間・統制を明確化し、必要に応じて専門家の助言を受けてください。

Q. 代替手順は一度作れば十分？

A. 環境やシステム、規制は変化します。年次レビューや障害後の振り返りで、現実に即した改定を行いましょう。

Q. 小規模事業でも必要？

A. むしろ有効です。人手が少ないほど、事前に「どう動くか」を決めておくことで、混乱とミスを防げます。

まとめ：迷ったら「安全・記録・暫定」を合言葉に

代替手順は、金融・ファクタリングの現場で業務を止めないための「準備された安全な道」です。要点は次の3つです。

• いつ・なぜ切り替えるか（トリガー・目的）を明確にする
• 通常以上の統制と十分な証跡で、安全性と説明可能性を確保する
• 範囲を限定し、条件を満たしたら速やかに通常手順へ復帰する

今日からできる第一歩は、「自社の重要業務ごとに、代替手順の有無と最新版を確認する」こと。もし未整備なら、本記事のテンプレ構成とチェックリストを活用して作り始めてみてください。代替手順が整っていれば、いざというときも慌てず、確実に、そして安心して業務を前に進められます。