原本照会とは？金融やファクタリングでの意味・具体的な流れと注意点を徹底解説

原本照会をやさしく解説—ファクタリングや銀行実務で本当に何をしているのか、流れと注意点

「原本照会って、結局なにを確認しているの？電話で聞かれるのは本当に必要？」——ファクタリングや銀行・貸金業の現場でよく聞くこの言葉。初めて耳にすると少し身構えてしまいますよね。本記事では、原本照会の意味から実務での具体的な進め方、注意点やよくある誤解まで、初心者にもわかりやすく整理して解説します。この記事を読むことで、原本照会を求められたときの対応ポイントがスッと理解でき、取引を安全かつスムーズに進めるためのコツが身につきます。

業界ワード（原本照会）

定義

原本照会とは、提出された写し（コピー）やデータの内容が「原本」と一致しているか、または原本が実在し正当なものかを、発行元・保有者・関係当事者に問い合わせて確認する行為を指します。ファクタリングや銀行取引では、請求書や契約書、納品書、検収書、手形・約束手形、債権譲渡通知などの重要書類について、不正や二重譲渡・二重請求、改ざんを防ぐ目的で実施されます。原本そのものを目視確認する「原本確認」や、原本とコピーを突き合わせる「原本照合」に対して、原本照会は主に「関係者へ問い合わせて真偽・一致を確認する」点が特徴です。

現場での使い方

現場での言い回し・別称、使用例、使う場面、関連語をまとめます。

言い回し・別称

• 原本確認／原本照合（近い意味だが、原本を直接見る行為を指すことが多い）
• 原本真否照会、書類真否確認、発行元照会、売掛先照会（状況により使い分け）
• 電話確認／在籍確認（対象が企業・部署・担当者の実在確認に及ぶ場合）

使用例（3つ）

• 「御社発行の請求書No. 2024-001について、内容真偽の原本照会を実施させてください。」
• 「債権譲渡通知の受領有無および記載内容に相違がないか、売掛先様へ原本照会中です。」
• 「納品書・検収書の原本照会の結果、受領日と金額の一致が確認できました。」

使う場面・工程

• ファクタリング審査時（売掛債権の実在性・金額・支払期日の確認）
• 銀行の融資与信・書類受付時（契約書・見積・請求・領収等の真正性確認）
• 手形割引・でんさい（電子記録債権）取引時（債権の二重計上・二重譲渡防止）
• 貿易・為替取引の実務（コピー提示時に発行機関・荷受人へ真偽照会を行う運用）

関連語の解説

• 原本確認：原本そのものを目視して確認する行為。照会ではなく対面・現物ベース。
• 原本照合：原本とコピーを突き合わせ、一致を確認する作業。
• 売掛先確認（電話確認）：請求の相手先（債務者）へ、請求の事実・金額・期日・相殺予定の有無などを尋ねるプロセス。原本照会の一手段。
• 突合：複数の書類（請求・納品・検収・契約など）やデータ間の整合性チェック全般。

なぜ原本照会が必要なのか（目的と効果）

原本照会の主な目的は以下のとおりです。

• 不正・改ざんの防止：PDFやコピーのみでは、金額や期日が改ざんされていても気づきにくい場合があるため。
• 二重請求・二重譲渡の防止：同一債権を複数先へ提示して資金化を図る行為を抑止。
• 誤認防止：請求番号・受領日・検収状況などの単純なミス・記載ゆれを早期に是正。
• 証跡化：後日の監査・検査・係争時に備え、第三者の回答記録を残すことができる。

結果として、与信の精度が高まり、ファクタリング会社・金融機関・取引先のいずれにとってもリスク低減と取引の安定化につながります。

ファクタリングにおける原本照会の具体的フロー

ファクタリング（特に三者間）の審査・実行で一般的な流れを、実務感のある粒度で示します。

• 1. 書類受領：請求書、納品書、検収書、発注書、基本契約、取引基本合意書などを受領。
• 2. スクリーニング：形式・記載不備の確認、売掛先情報（社名・所在地・代表・代表電話・支払条件）を営業・与信で共有。
• 3. 原本照会要否の判断：金額規模、売掛先の信用度、初回取引か、請求書の体裁・押印・電子署名の有無、二者間/三者間の別などを加味。
• 4. 照会先の確定：発行者（請求側）のみならず、債務者（売掛先）や検収部門、経理センターなど、真正性確認に適切な窓口を特定。
• 5. 実施方法の選定：代表電話への架電（取次ぎ依頼）、ドメイン確認済みの公式メール、書面による回答依頼、ポータル照会（あれば）。
• 6. 照会項目の明確化：請求番号・発行日・金額・締め/支払条件、納品・検収の有無、返品・値引・相殺予定、請求の取消リスク、債権譲渡通知の受領有無と異議の有無。
• 7. 証跡化：日時、担当者名、連絡先、回答内容の記録。メールは原文保存、電話は要点メモ・録音（法令・規程に従う）。
• 8. 差異発見時の対応：差額・期日相違・相殺予定の申告があれば、金額修正、対象外化、再照会、または取引見送りを判断。
• 9. 完了・承認：照会結果を審査稟議に添付し、資金化実行の可否を決裁。

二者間ファクタリングでは、売掛先への対外照会を避ける運用もありますが、その分、原本照会の範囲を社内・発行元周りで強化したり、金額上限や初回のみ対外照会を行うなどのリスクコントロールを組み合わせます。

問い合わせチャネルと実務のコツ（不正に強い進め方）

• 代表電話からの取次ぎ：担当者直通番号を鵜呑みにせず、代表番号経由で所属・氏名・内線を確認。なりすまし対策に有効。
• メールドメインの検証：フリーメールや非公式ドメインはリスク高。コーポレートドメイン＋署名の整合を確認。
• 書面回答フォームの用意：定型の照会依頼書、回答書式を用意すると証跡化が容易。電子署名対応がベター。
• 項目は絞って具体的に：不要に広範な情報要求は先方の負担となり、回答拒否リスクが高まる。必要最低限に。
• 機微情報の扱い：取引概要は秘密保持の対象。NDAや社内規程（情報区分・保管年限）に沿って管理。

よくある誤解とNG対応

• 「原本照会＝原本を必ず取り寄せる」ではない：照会は「問い合わせ」、原本の現物回収は別物。
• 「回答が遅い＝不正」ではない：大企業の経理センターは回答に時間がかかる。催促は計画的に。
• 「売掛先に迷惑だから一切しない」も危険：金額・初回・信用度に応じて最小限の照会は必要。バランスが大事。
• 口頭のみで証跡が無い：後日の監査・係争で弱い。必ず記録化を。

関連語・類義語との違いを詳しく

• 原本確認：原本そのものを見てチェック。最高強度だが物理的・時間的コストが高い。
• 原本照合：原本とコピーの一致確認。原本を同席できる場合に有効。
• 原本照会：原本の有無・内容について関係者に問い合わせ。遠隔でも実施しやすい。
• 売掛先確認（電話確認）：債務者側に照会。請求の事実・検収・相殺予定の確認に強い。
• 与信照会：企業の信用力（支払能力）に関する確認。内容は原本照会より広い。

実務ではこれらを組み合わせ、リスクとコストの最適点を狙います。

書類ごとに確認したい主な照会項目

• 請求書：番号、発行日、金額、税区分、支払条件、担当部門、取消・訂正の有無
• 納品書・受領書：納品日、数量、受領印または受領記録、返品・差戻しの有無
• 検収書：検収完了日、検収差異、是正指示の有無
• 契約書・発注書：契約当事者、役務・数量、単価、期間、変更合意
• 債権譲渡通知：受領日、受領者、異議の有無、支払口座の変更可否

ファクタリングの類型別ポイント（2者間／3者間）

二者間ファクタリング（通知なし型）では、売掛先への直接照会を基本的に行わないため、以下を強化します。

• 複数書類の突合（請求・納品・検収・契約）
• 社内承認フローの正当性チェック（稟議・押印・電子署名検証）
• 売上計上データと請求データの整合
• 原本照会の代替として発行システムのログ・監査証跡を確保

三者間ファクタリング（通知あり型）では、売掛先への照会・承諾取得が中心です。原本照会は以下の効果が高いです。

• 支払意思と支払先（譲受人）の確認
• 相殺やクレームの予定把握により、実入金見込みの精度が上がる
• 二重譲渡・二重請求の抑止

銀行・貸金業・為替実務での原本照会の位置づけ

銀行融資や割引、でんさい・手形、貿易取引（L/C等）の実務でも、原本照会はリスク管理の基本的な手段のひとつとして用いられます。たとえば、コピーでの事前提示に対し、発行元や相手先部門へ内容の真偽を問い合わせたり、電子署名付き原本データの検証結果を取得するなど、取引形態に応じた確認が行われます。法令で一律に義務づけられているわけではありませんが、内部規程・監査・検査対応の観点から、一定額以上・初取引・不一致兆候がある場合に原本照会を組み込むのが一般的です。

なお、本人確認（犯罪収益移転防止法に基づくKYC）とは目的が異なります。KYCは取引相手の本人特定、原本照会は取引書類・債権の真正性確認、と覚えておくと整理しやすいでしょう。

受け手側（売掛先・取引先）が照会を受けたときの対応ポイント

• 代表窓口の統一：経理・与信の専用窓口やアドレス（例：accounts@）を用意し、社内で周知。
• 回答責任者の明確化：担当者名と部署、回答期日、回答方式（メール・書面）を定める。
• 最小限の開示で迅速に：請求番号・金額・期日などの確認に限定し、余計な内部情報は出さない。
• 証跡の保存：照会依頼・回答・添付資料を案件フォルダに一元保管（監査対応）。
• 不審な照会は再確認：送信ドメイン、電話の発信元、依頼書の社名・住所を確認し、代表番号へ折り返して真偽を確かめる。

質問テンプレート（依頼側／回答側）

依頼側の例

件名：原本照会のお願い（請求書No. 2024-001／株式会社〇〇様向け）

本文例：

平素よりお世話になっております。株式会社△△（ファクタリング）与信管理部の□□です。
下記請求書の内容につき、原本に基づく真偽確認のため、該当項目のご回答をお願いできますでしょうか。
・請求書番号／発行日／金額／支払条件
・納品・検収の有無と完了日
・返品・値引・相殺予定の有無
ご多用のところ恐れ入りますが、〇月〇日（〇）までに返信いただけますと幸いです。

回答側の例

件名：Re: 原本照会のお願い（請求書No. 2024-001）

本文例：

株式会社△△ 御中
ご照会の件、当社原本（システム記録を含む）にて確認したところ、以下のとおり相違ございません。
・請求書番号／発行日／金額／支払条件：記載どおり
・納品・検収：完了（完了日：〇月〇日）
・返品・値引・相殺予定：現時点で予定なし
担当：経理部□□（直通：xxx-xxxx-xxxx）

電子取引・デジタル原本時代のポイント

• 電子署名・タイムスタンプの検証：署名者・改ざん有無・時刻の妥当性を確認。
• システムログの活用：発行システムの監査ログを証跡として保存。
• クラウド請求プラットフォーム：公式APIや閲覧権限の付与で「原本相当」データの参照が可能な場合あり。
• スキャンPDFのみは要注意：出所・署名が不明な場合は照会の優先度を上げる。

チェックリスト（実務用）

• 照会目的は明確か（不正防止・二重譲渡防止・整合確認など）
• 照会先は妥当か（発行元・売掛先の適切な部署・代表番号経由）
• 照会項目は最小限か（番号・日付・金額・期日・検収・相殺予定）
• 証跡は残るか（メール原文・録音・メモ・回答書式）
• 相違時の対応フローが決まっているか（修正・除外・再照会・見送り）

FAQ（初心者の疑問に回答）

Q1. 原本照会は拒否できますか？

契約上の義務がない場合、法的に必ず応じなければならないとは限りません。ただし、回答が得られないと与信が下りず、資金化や融資が見送られる可能性があります。負担を抑える範囲での最小限の回答に協力するのが実務的です。

Q2. 電話での口頭確認だけで十分ですか？

リスクや金額によります。口頭確認は迅速ですが、原則としてメールや書面で裏取り・記録化することをおすすめします。

Q3. 自社が二者間ファクタリングでも原本照会は必要？

売掛先への直接照会は避ける運用でも、発行元の内部証跡や電子署名検証など代替的な原本確認の強化が望ましいです。

Q4. でんさいや電子契約でも原本照会はありますか？

あります。電子原本の属性（発行者、署名、時刻、改ざん有無）や、相手先システム上の記録整合を問い合わせ・検証する形で実施されます。

まとめ：原本照会は「安全に早く回す」ための実務

原本照会は、コピーやPDFの裏取りを「関係者への問い合わせ」で行う実務上の安全装置です。ファクタリングや銀行・貸金業、貿易・為替の現場で、不正・二重計上・誤認を抑え、入金見込みの精度を高めるのに役立ちます。ポイントは、（1）目的と対象を絞る、（2）適切な窓口へ、（3）証跡を残す、（4）相違時の対処を決めておく、の4つ。これさえ押さえれば、必要以上に相手先へ負担をかけず、スピードと安全性を両立できます。原本照会を正しく理解し、現場での不安を一つずつ解消していきましょう。

この記事の監修者

平松 樹 （ひらまつ いつき）

資金調達アドバイザー／元メガバンク法人営業・審査担当

金融実務20年以上。メガバンクで法人融資・審査・再生支援を担当後、独立。中小企業の資金繰り改善に特化し、請求書買取（ファクタリング）・ABL・リスケ・補助金活用まで一気通貫で支援。建設・運送・IT・医療など500社超の案件を伴走し、累計支援額は数十億円規模。入金サイト長期化や赤字決算・債務超過局面でも、債権譲渡禁止特約や民法改正（債権法）への実務対応、与信・反社/不当条項チェック、適正手数料レンジの見立てまで具体策を提示。安全性・適法性・スピードのバランスを重視し、「即日資金化」と「継続的な資金繰り安定」の両立を設計するのが強み。

所属：ファクタリングナビ