印鑑証明とは？取得方法・必要書類・手数料まで完全ガイド

金融・ファクタリング現場で必須の「印鑑証明」をやさしく解説—個人・法人の違いから提出基準・取得のコツまで

「契約の前に印鑑証明をご提出ください」と言われて、何をどう準備すればいいのか不安になっていませんか？この記事では、ファクタリングや銀行融資、為替・手形取引など金融の現場で頻出する「印鑑証明」について、初心者の方にもわかりやすく整理しました。個人用と法人用の違い、いつ・なぜ必要なのか、提出時の注意点、取得方法や費用の目安まで、実務で迷わないためのポイントを丁寧に解説します。

業界ワード（印鑑証明）

定義

印鑑証明とは、あらかじめ公的機関に登録された印鑑（実印）の印影と、名義人の氏名・住所などの情報が一致していることを証明する公的書類です。個人の場合は市区町村が発行する「印鑑登録証明書」を、法人（会社）の場合は法務局が発行する「代表者印の印鑑証明書（会社の印鑑証明書）」を指すのが一般的です。契約の真正性を担保し、なりすましや詐欺の防止に用いられるため、金融取引や重要な契約では提出が求められます。

現場での使い方

言い回し・別称

現場では次のような言い回しがよく使われます。

• 「実印の印鑑証明」「実印証明」：個人の印鑑登録証明書を指すカジュアルな呼び方
• 「会社の印鑑証明」「代表者印の印鑑証明」：法人の代表者印に関する証明書
• 正式名称：個人は「印鑑登録証明書」、法人は「印鑑証明書（代表者印）」

使用例（3つ）

• 「契約締結にあたり、代表者印の印鑑証明（発行後3か月以内）を1通ご提出ください。」
• 「債権譲渡登記の申請に添付するため、会社の印鑑証明の原本を回収させてください。」
• 「個人事業主さまは、実印の印鑑登録証明書と本人確認書類のご提出をお願いします。」

使う場面・工程

印鑑証明は、本人確認・権限確認・契約の真正性確認の要所で使われます。金融・ファクタリングの典型的な工程は以下の通りです。

• 1. 事前審査：代表者の氏名・住所・商号や法人情報の確認
• 2. 本審査・契約前：契約書に押す実印（個人）・代表者印（法人）の同一性確認のため印鑑証明を回収
• 3. 登記・対抗要件整備：債権譲渡登記や手形・為替関連書類に添付
• 4. 事後監査・再契約：有効性を担保するため最新の印鑑証明の再提出を依頼するケース

関連語

• 実印／代表者印：印鑑証明の対象となる登録印
• 銀行印：銀行取引に登録した印。印鑑証明の対象とは限らない
• 履歴事項全部証明書（商業登記簿謄本）：法人の基礎情報を確認する書類
• KYC（本人確認）／AML（マネロン対策）：印鑑証明が関わるコンプライアンス領域

ファクタリングでの位置づけと実務ポイント

なぜ必要か（信用・詐欺防止の観点）

ファクタリングでは、債権の譲渡契約や通知・承諾の手続きが発生します。契約の当事者が真正であること、押印が登録済みの実印・代表者印であることを客観的に示すために印鑑証明が求められます。なりすましによる不正譲渡、社内権限を逸脱した契約、二重譲渡の温床を抑止する役割もあります。

提出基準の実務（よくある社内ルール）

• 発行日基準：法的な有効期限はないものの、実務では「発行後3か月以内」を求めるのが一般的（業者により運用差あり）
• 原本回収：コピー不可の運用が多い。電子交付が認められるかは取引先の規程次第
• 名寄せ確認：印鑑証明と契約書・登記簿謄本の商号／所在地／代表者氏名が一致しているかを照合
• 改印時の注意：代表者印を変更した（改印）直後は、旧印の押印や旧情報のままの書類が混在しやすい

差し戻しあるある（防ぐためのコツ）

• 商号変更・本店移転の反映漏れ：最新の履歴事項全部証明書と合わせてチェックする
• 発行日が古い：発行後3か月以内を目安に再取得
• 個人と法人の取り違え：個人事業主は「個人の印鑑登録証明書」、法人は「代表者印の印鑑証明書」を用意
• 代表者交代直後：新代表者の印鑑証明が必要。委任で締結するなら委任状と代理人の本人確認書も整える

銀行・貸金業・為替取引における違いと実例

銀行・ノンバンクの融資

融資契約や根保証契約など、重要性の高い契約では印鑑証明の提出が標準的です。担保設定（不動産・動産／債権譲渡登記）を伴う場合は、登記申請書の添付資料として求められることがあります。リレーションが長く低額の更新であっても、定期的に最新化（リフレッシュ）を求められる運用もあります。

手形・為替（商流金融）

手形作成自体に印鑑証明は必須ではありませんが、信用供与の審査や手形割引、保証契約、取引基本契約の締結時に印鑑証明で印影の真正性を確認するのが実務上一般的です。

M&A・不動産・公正証書

株式譲渡契約や不動産売買、公正証書での強制執行認諾付き契約など、法的拘束力の高い場面では、印鑑証明はほぼ必須です。ファクタリングでも、将来債権を射程に入れた包括的な契約の際に同様の厳格さが求められることがあります。

個人と法人で何が違う？

個人の印鑑登録証明書（市区町村発行）

個人は住民登録のある市区町村で印鑑登録を行い、登録した実印について「印鑑登録証明書」を発行してもらいます。取得時は印鑑登録カードやマイナンバーカードによる本人確認が必要です。記載内容は氏名・住所・生年月日などで、印影が印刷されます。

法人の印鑑証明書（法務局発行）

法人は設立時に代表者印を法務局へ届け出ます。法務局では会社の「印鑑カード」制度が廃止され、申請方法は窓口・郵送・オンライン請求などに整理されています。発行される「印鑑証明書」には、会社名、本店所在地、代表者名、届出印の印影が記載されます。提出先が海外の相手方の場合は、別途アポスティーユや領事認証を求められることもあります。

取得方法・必要書類・手数料の目安

個人（市区町村）の場合

• 登録（初回のみ）：本人確認書類を持参して市区町村窓口で実印を登録。印鑑登録カードやマイナンバーカードと紐づきます
• 証明書の取得：窓口、コンビニ交付（対応自治体）、オンライン申請（郵送受取等）で入手可能
• 必要なもの：印鑑登録カードまたはマイナンバーカード、本人確認書類、手数料
• 手数料：自治体により異なりますが、一般的に数百円程度

法人（法務局）の場合

• 請求方法：法務局窓口、郵送、オンライン請求（法務省の提供する請求システム）
• 必要なもの：会社情報（商号・本店所在地）、請求者の情報と権限を確認できるもの、手数料
• 手数料：法務局の手数料基準に基づき、概ね数百円のレンジ。最新の公式情報でご確認ください
• 納期感：窓口は即日交付が一般的。郵送やオンラインは配達日数分を見込む

注意点として、取得や発行方法、手数料は自治体や法務局の運用・改定により変わることがあります。最新の公式サイト・窓口で確認しましょう。

原本送付と情報セキュリティの基本

なりすまし・悪用防止の観点

印鑑証明は本人性の根拠書類です。第三者にむやみに提供すると、詐欺や不正契約に悪用されるリスクがあります。提出先が信頼できる相手か、利用目的が明確かを必ず確認しましょう。

• 提出先の確認：登録番号を持つ金融機関・貸金業者か、公式連絡先かをチェック
• 保管：原本は封緘のうえ書留等で送付。電子データはパスワード分離・期限付きリンクで共有
• 目的限定：社内外の回覧や二次利用を禁止する旨を依頼書に明記してもらうのが安心

提出前のチェックリスト（これだけは確認）

• 発行日が実務要件（例：3か月以内）を満たしている
• 商号／氏名、所在地／住所、代表者名が最新登記・本人確認書と一致
• 押印する印（実印・代表者印）と印鑑証明の印影が同一
• 法人番号・登記情報の変更有無を最新の履歴事項全部証明書で確認
• 委任・代理での締結なら、委任状・代理人の本人確認書類を添付
• 提出形態（原本／電子）が相手先の規程に適合

よくある質問（FAQ）

Q. 印鑑証明に法的な有効期限はありますか？

A. 法令上の有効期限はありません。ただし金融・登記・契約の実務では、最新性を担保するため「発行後3か月以内」を求めることが多いです。相手先の規程を確認してください。

Q. コピーやスキャンで提出できますか？

A. 原本回収を求める運用が一般的です。電子交付の可否は相手先の規程次第で、電子署名付きの公的発行データのみ認めるケースもあります。

Q. マイナンバーカードで個人の印鑑証明は取れますか？

A. 多くの自治体でマイナンバーカードを使ったコンビニ交付等が可能ですが、対応可否は自治体によります。事前に公式情報をご確認ください。

Q. 代表者が変わった場合はどうすればいいですか？

A. 新代表者の就任登記後、代表者印の届出（必要に応じて改印）を行い、新代表者印の印鑑証明を取得してください。旧代表者印の書類混在に注意しましょう。

Q. 海外との取引で使えますか？

A. 相手国の要求により、印鑑証明に加えてアポスティーユや領事認証が必要になることがあります。事前に相手方・専門家に確認してください。

実務で役立つフレーズ集（依頼・案内にそのまま使える）

• ご契約締結のため、代表者印の印鑑証明（発行後3か月以内、原本）を1通ご提出ください。
• 法務局発行の会社印鑑証明書につきまして、商号・本店・代表者氏名の最新登記と一致するものをご用意ください。
• 個人事業主さまは、実印の印鑑登録証明書と顔写真付き本人確認書類（運転免許証等）をご提示ください。
• 電子データでの提出可否は弊社規程に基づき事前確認が必要です。原本提出が基本となります。

ケース別の注意点（チェックの観点を具体化）

商号変更・本店移転直後

履歴事項全部証明書の最新情報と印鑑証明の記載が一致しているか、契約書の記載も含めて三者照合を行います。古い商号や旧所在地が混在していると差し戻しの原因になります。

改印（代表者印を変更）した場合

改印後は旧印を用いた書類が無効となる可能性があるため、契約・稟議・社内マスター情報を速やかに更新し、新印での押印と印鑑証明をセットで提出します。

グループ会社・支店との錯誤

本社と支店の名称混同、親会社と子会社の商号取り違えが起こりやすいです。法人番号や登記簿で当事者を特定してから印鑑証明を請求しましょう。

印鑑証明とあわせて押さえるべき関連書類

• 履歴事項全部証明書：法人の基礎情報（商号・本店・目的・役員等）を確認
• 取引基本契約書：実印・代表者印で締結する重要契約
• 委任状：代理人が締結する場合の権限付与証拠
• 本人確認書類：免許証、マイナンバーカード（表面）、在留カード等

ミスを防ぐ実務オペレーションのコツ

• 要件定義を先に共有：発行後◯か月以内、原本／電子、必要通数などを依頼時に明記
• 三点突合：印鑑証明・登記簿・契約書の記載を相互照合
• 提出期限の前倒し：郵送・再取得のバッファを確保
• 秘匿性の確保：原本は封緘、電子はパスワード分離・アクセス期限設定

ミニ用語辞典（周辺ワードの意味整理）

• 実印：公的機関に登録した印鑑。印鑑証明の対象
• 認印：日常使用の印。登録されていないため印鑑証明の対象外
• 銀行印：銀行届出印。印鑑証明とは別管理
• 改印：登録印の変更手続き
• アポスティーユ：海外提出用の公文書確認（ハーグ条約加盟国向け）

英語で説明する際の表現ヒント

海外の相手方には次のように説明すると通じやすいです。

• “Certificate of Registered Seal (for individuals issued by the municipality; for companies issued by the Legal Affairs Bureau). It certifies the authenticity of the registered seal impression of the signatory.”
• “We usually request a certificate issued within the last three months for due diligence purposes.”

まとめ：印鑑証明は「誰が、どの印で、いつ」押したかを客観的に示す基礎資料

印鑑証明は、契約の信頼性を支える基礎資料です。個人は市区町村の印鑑登録証明書、法人は法務局の代表者印の印鑑証明書と、発行元と対象が異なります。金融・ファクタリングの現場では、発行後3か月以内・原本提出などの実務ルールが一般的で、登記情報や契約書との記載一致が重要です。提出先の規程と最新の公式情報を確認し、セキュリティに配慮しながら、確実・スムーズに準備していきましょう。